Meetings kunnen nogal eens wat tijd innemen. Ook het uitschrijven van meeting reports vraagt tijd, terwijl je misschien beter al meteen aan de slag kon gaan met wat er beslist werd. Want, laat ons hopen dat een meeting meer mag zijn dan een praatbarak.
En, wees eerlijk: lees je ieder verslag van een vergadering na én hoe vaak heb je al eens oudere meetingverslagen opnieuw geopend? Ze liggen stof te vergaren in virtuele folders of op bureaus, in mappen en kasten.
Wat als … we geen meetingverslagen meer zouden opstellen?
Weeg voor jezelf af wat de meerwaarde is van meetingrapporten in jouw organisatie. Voor welke soort meetings zijn ze wel of niet nodig? Waar zit er tijdswinst?
Pro meetingverslag | Contra meetingverslag |
---|---|
|
|
Zomaar het meetingverslag afzweren, is dus niet evident. En toch, het rapport van een vergadering zoals die vaak in bedrijven circuleert, kent vele gebreken.
Meeting rapporten worden vaak in Word uitgetikt en als bijlage meegestuurd, of er wordt in een mail verwezen waar het zich ergens op de server bevindt. De ontvangers downloaden het bestand op hun computer, openen het met hun tekstverwerker. Of banen zich een weg in een kluwen van folders op de bedrijfsserver.
Om het dan uiteindelijk af te drukken en … te laten liggen.
Of het verslag van de meeting wordt uitgetikt als een e-mail. Lekker makkelijk: dan moet je geen documenten meer doorsturen, openen, bewaren … Maar dan begint het.
Waar sla je die mail op? Hoe ga je om met bijkomende opmerkingen op het meetingverslag? Er ontstaat al snel een hele ping-pong-wedstrijd, waarbij de e-mail het pingpongballetje is en het volledige traject van dat balletje mee gedocumenteerd wordt. Terwijl je vooral geïnteresseerd bent in de huidige stand.
De oplossing?
Bestaat die oplossing wel?
Maak je deel uit van een marketingteam, dan moet je absoluut Husky uitproberen. Daar zal je zien dat traditionele verslagen van vergaderingen overbodig worden:
Aanvankelijk is het wat wennen om anders te gaan werken, maar je zal zien dat je geen tijd meer hoeft te steken in zinloze meeting reports als je aan de slag gaat met een levend doe-systeem.
Graag weten waarom Husky ook voor jouw notities een troef kan zijn?