Wie leest er eigenlijk meetingverslagen?

En, wees eerlijk: lees je ieder verslag van een vergadering na én hoe vaak heb je al eens oudere meetingverslagen opnieuw geopend? Ze liggen stof te vergaren in virtuele folders of op bureaus, in mappen en kasten.

Wat als … we geen meetingverslagen meer zouden opstellen?

Weeg voor jezelf af wat de meerwaarde is van meetingrapporten in jouw organisatie. Voor welke soort meetings zijn ze wel of niet nodig? Waar zit er tijdswinst? 

Zomaar het meetingverslag afzweren, is dus niet evident. En toch, het rapport van een vergadering zoals die vaak in bedrijven circuleert, kent vele gebreken.

Verslag vergadering als apart document

Meeting rapporten worden vaak in Word uitgetikt en als bijlage meegestuurd, of er wordt in een mail verwezen waar het zich ergens op de server bevindt. De ontvangers downloaden het bestand op hun computer, openen het met hun tekstverwerker. Of banen zich een weg in een kluwen van folders op de bedrijfsserver.

Om het dan uiteindelijk af te drukken en … te laten liggen.

Verslag als e-mail

Of het verslag van de meeting wordt uitgetikt als een e-mail. Lekker makkelijk: dan moet je geen documenten meer doorsturen, openen, bewaren … Maar dan begint het.

Waar sla je die mail op? Hoe ga je om met bijkomende opmerkingen op het meetingverslag? Er ontstaat al snel een hele ping-pong-wedstrijd, waarbij de e-mail het pingpongballetje is en het volledige traject van dat balletje mee gedocumenteerd wordt. Terwijl je vooral geïnteresseerd bent in de huidige stand.

De oplossing?

• Radicaal: geen meetingverslagen meer
  Veel meetings hebben geen meetingverslag nodig. Werk met een levend document, of een project management tool. Overloop samen wat moet besproken worden en stel meteen prioriteiten op, maak nieuwe taken aan, plan campagnes in …
• Gulden middenweg: notities geïntegreerd in een doe-systeem
  De belangrijkste beslissingen pen je neer in een online gedeeld document, dat een eigen url heeft en dus gemakkelijk deelbaar is. Taken, campagnes, resultaten, budgetten … moet je niet nog eens herhalen. Want het doe-systeem biedt de tools aan om van al die zaken gestructureerde acties te maken.

Bestaat die oplossing wel?

Maak je deel uit van een marketingteam, dan moet je absoluut Husky uitproberen. Daar zal je zien dat traditionele verslagen van vergaderingen overbodig worden:

• Houd de status bij van projecten, taken en campagnes (minder meetings nodig)
• Laat toe om in de juiste context online te discussiëren (minder meetings nodig)
• Focus op de toekomst: welke acties moeten nog ondernomen worden, wat staat er al op de planning, lukt het om dit tegen de deadline te doen, hoeveel budget is er nog beschikbaar, wat is de doelstelling voor deze maand …
• Noteer de belangrijkste beslissingen in de Notities-module bij het juiste project - deel het eventueel nog door de URL naar de notitie rond te sturen
• Werk samen met externen door hen op projectniveau uit te nodigen (geen nood: budgetten zijn voor hen niet zichtbaar)

Aanvankelijk is het wat wennen om anders te gaan werken, maar je zal zien dat je geen tijd meer hoeft te steken in zinloze meeting reports als je aan de slag gaat met een levend doe-systeem.