Blokkeer je agenda voor taken

Meer focus dankzij timeblocking

Michiel Destoop
29 augustus 2019
⏱ 3 min.  leestijd

Dankzij de update van vandaag kan je de uitvoering van je Husky-taken plannen in je agenda. Zo bepaal je zelf wanneer je aan welke taak wil of moet werken. Naast de lijstweergave van taken, kan je taken nu ook bekijken in een weekkalender per medewerker. 

'Timeblocking' is een beproefde methode om productiever te werken. Sommigen gebruiken het ook voor een goede balans tussen privé en werk. Ze voorzien bijvoorbeeld sportmomenten, of geven aan in hun kalender dat ze die dag zeker op tijd moeten vertrekken.

Met de nieuwe kalender-weergave van je Husky-taken kan je tijd blokkeren in je weekkalender om alles afgewerkt te krijgen. 

Taken inplannen

De weergave van je weekkalender komt vast heel vertrouwd over. Bovenaan iedere dagkolom zie je hoeveel taken die dag afgewerkt moeten zijn.

Links vind je alle in te plannen taken en rechts je weekschema. Sleep een taak van links naar rechts op het juiste tijdstip en vergroot of verklein indien nodig de tijdsduur.

Filter de taken volgens deadline, zoek op de naam van de taak of de context, of verkort de lijst met in te plannen taken door eerst naar het relevante project te navigeren. Na het aanklikken van een taak zie je in de sidebar welke tijdsblokken je voorzien hebt om aan de taak te werken.

Betekent dit dat je alle taken moet inplannen? Dat is wellicht van het goede te veel. Misschien heb je wel taken die je sneller afvinkt dan dat je ze aan je agenda toevoegt.

Vooral taken waar je enkele uren mee zoet zal zijn, zet je best in je agenda. Op die manier kunnen collega’s ook zien waar jouw focus op ligt voor die dag. En hoe druk je het wel hebt …

Je kan ook nieuwe taken aanmaken en meteen inplannen door op het gewenste tijdstip te klikken. Je blokkeert er niet alleen je agenda mee, je houdt zo ook goed bij wanneer je aan welk project gewerkt hebt.

Integratie met Outlook

Husky werkt voor je takenplanning naadloos samen met je Outlook-kalender (en binnenkort ook je Google-kalender). Blokkeer je tijd in Husky voor je taken, dan wordt dit meteen zichtbaar in je persoonlijke kalender. Is er een meeting of vrije dag ingepland in Outlook? Dan zal je in Husky zien dat je dan best geen taken inplant. En als je werkkalender ook gesynchroniseerd wordt met je smartphone zie je daar de Husky-tijdsblokken ook meteen staan.

Meer info over de Outlook-synchronisatie

Tijd inschatten

Hoeveel tijd heb je nodig om een taak af te werken? Of nog: hoeveel tijd mag je spenderen aan een taak om het economisch zinvol te houden? Time is money! Misschien werk je als freelancer of in een marketingbureau wel op offertebasis en hou je best in de gaten hoeveel uur je aan iets spendeert.

Tijdens het inplannen van je tijdsblokken zie je hoeveel tijd je voorzien hebt. Ook als je meerdere tijdsblokken voor één taak voorziet, worden die logischerwijze samengeteld.

Ook in de Takenlijsten die als templates dienst doen, kan je een taakduur ingeven. Voor terugkerende acties en workflows is dat een timesaver. 

Als je een taak voor een collega aanmaakt, kan je ook een verwachte tijdsduur ingeven. Zo weet hij meteen hoeveel tijd hij ervoor moet voorzien.

Correct inschatten hoe lang iets zal duren, is een goede vaardigheid voor marketeers. Want dat zorgt ervoor dat je realistische afspraken kan maken met collega’s en leveranciers. Zoniet moet je planningen voortdurend bijsturen (en daar wordt niemand blij van) of je privétijd ’s avonds en in het weekend opofferen om afgesproken deadlines te halen. 

Binnenkort maken we trouwens een nieuwe Husky-module beschikbaar: Timesheets, ook wel tijdsregistratie of urenverantwoording genoemd. Als je moet rapporteren hoe lang je gewerkt hebt aan een project, zal je het daar kunnen bijhouden. Wat je invult in je planning is daarbij al een goede vertrekbasis.

Realistische takenplanning opstellen

Trap niet in de val je agenda voor weken ver vol te proppen met tijdsblokken. De kans is immers groot dat er iets gebeurt dat je planning overhoop gooit. Of dat je meer tijd bleek nodig te hebben dan voorzien.

Hoe meer je moet veranderen aan je planning, hoe meer tijd je stopt in het plannen in plaats van in het werken aan je taken. Dat moet je vermijden. Een goede planning helpt je om meer gedaan te krijgen. Microplanning of een wurgende planning daarentegen belemmert je om vlot je taken af te werken.

Gouden tip: probeer niet verder dan een week je taken in te plannen. Laat ook bewust ruimte vrij waarin je niet wil plannen.

Wil je een bepaalde tijdspanne beschermen, plaats dan in je Outlook- of Google-kalender een (terugkerende) afspraak die die ruimte voor jezelf én je collega’s bewaakt.

Test het vandaag nog uit en laat weten wat je ervan vindt.
In ons Helpcentrum staat meer info over de nieuwe feature.

Marketing planning met Husky

Wil je meer weten over Husky? 

Lees hier verder over nieuwe updates of start de gratis proef.