Marketeers hebben een afwisselende job. Voor de meesten onder ons ziet geen enkele dag er precies hetzelfde uit. Maar: marketeers hebben ook een uitdagende job omdat ze elke dag veel verschillende bordjes moeten recht houden. Ze werken binnen een marketingplanning die soms stabiel en rigide is, maar evengoed snel kan gewijzigd worden. Het gevolg? Marketeers voeren heel veel verschillende soorten taken uit in functie van de implementatie van de marketingplanning. Moet er een e-nieuwsbrief de deur uit? Dan zijn misschien 2 marketeers aan de slag, verdeeld in 12 taken of to do’s. Staat er een event voor de deur? Dan is een volledig marketingteam quasi betrokken via tientallen taken, verspreid over enkele maanden.
Je leest het: goed takenbeheer of taken management is essentieel om de werking binnen een marketingteam gesmeerd te doen verlopen. In mijn jarenlange samenwerking met verschillende marketingteams binnen heel uiteenlopende sectoren is me altijd opgevallen hoe verschillende marketeers binnen een team aankijken tegen takenbeheer. Over de manier waarop de marketingplanning moet aangepakt worden is meestal wel consensus. Over de manier waarop marketeers hun taken beheren lopen de meningen echter behoorlijk uiteen. Hoog tijd om eens in te zoomen op welke marketingtaken er allemaal bestaan en hoe we best met die verschillende taken omgaan. Ik toon je ook hoe wij in ons marketingteam met taken management omgaan.
Heel wat taken binnen een marketingteam zijn terugkerend. Moet er wekelijks een blogbericht worden geschreven? Dat betekent bijvoorbeeld 5 taken voor 2 verschillende marketeers, waarbij de timing van de taken op voorhand vaststaat. Hetzelfde bij het opzetten van een webinar, het versturen van een e-nieuwsbrief, het uitgeven van een magazine, het organiseren van een event of het deelnemen aan een beurs. Steeds krijgt het team te maken met eenzelfde takenlijst die in een gelijkaardige sequentie en door dezelfde mensen dient te worden afgewerkt.
Template taken zorgen vaak voor druk in een marketingteam omdat marketeers afhankelijk zijn van elkaar. Zo kan een webmaster het blogbericht niet online plaatsen als de eindredactie niet is gebeurd of als de content marketeer de bijbehorende afbeeldingen nog niet heeft gekozen. Efficiënt beheer van template taken vereist dan ook een eenduidige visie en aanpak binnen het marketingteam. Hieronder toon ik hoe wij template taken binnen ons team behandelen.
“Zou je mij tegen vrijdag een overzicht kunnen bezorgen van …?” Elke marketeer krijgt dit type taak regelmatig op het bord. Bij dit soort taken heb je 2 keuzes: je doet het meteen zodat de taak niet moet ingepland worden, of je zet de taak in de takenplanning op de deadline. De eerste keuze is niet aangeraden omdat het je dagplanning overhoop haalt. Het beste is om de taak onmiddellijk in te plannen.
Laat ons even verder werken op het bovenstaande voorbeeld, waarbij een collega mij vraagt om uiterlijk vrijdag (de deadline) een overzicht van alle voorbije webinars te bezorgen. Omdat de taak te uitgebreid is om direct uit te voeren heb ik ze ingepland met deadline op vrijdag 3/9. Dat betekent echter niet dat ik deze taak persé op vrijdag (de dag van de deadline) moet uitvoeren. Zo kan ik beslissen om deze taak op woensdag uit te voeren, 2 dagen voor het verstrijken van de deadline. Een taak kan dus tweeledig zijn: ze heeft een deadline én een datum van uitvoering. Het is belangrijk binnen efficiënt taken management dat je deze 2 taken functies vlot kunt beheren.
Marketingtaken zijn vaak gelinkt aan de marketing-, communicatie- of campagneplanning. Aan het bevestigen van affiche materiaal in een winkelpunt (een moment in de campagneplanning) wil je misschien een bepaalde check of controle als taak toevoegen. Of leidt de opstart van een bepaalde campagne tot een ingeving voor een taak die je niet mag vergeten. Dan is het best om die taak zo dicht mogelijk bij de marketing-, communicatie- of campagneplanning te houden.
In de praktijk zie ik dat het bovenstaande voorbeeld vaak als ‘subtaken’ wordt toegevoegd binnen een algemene takenplanning. De meeste project management systemen hebben immers geen onderscheid tussen een tijdslijn planning voor communicatie en de takenplanning. Alles wordt dan als een taak in de planning ingevoerd. Zo werkt Trello bijvoorbeeld met bordjes, waarbij een bord voor zowel een taak als een communicatiemoment kan staan. Ook populaire takenplanners als Asana hebben dezelfde filosofie. Wij vinden dit echter onhandig en niet efficiënt. Een tijdslijn met communicatieacties hoort alleen communicatiemomenten te tonen, geen taken. En een takenplanning bevat taken, geen communicatiemomenten. Je verliest overzicht en inzicht wanneer je beide planningen door elkaar gebruikt, leert onze ervaring. Marketingplanningen in Excel zijn een goed voorbeeld van deze problematiek. Omdat marketingmomenten (bv. blogbericht online op 6/9) en marketingtaken (bv. blogbericht schrijven op 4/9) in één en dezelfde planning staan krijg je een overload aan informatie, met gebrekkig overzicht als gevolg.
Voorheen in dit artikel gaf ik het voorbeeld van template taken. Heel wat taken in een template hangen aan elkaar vast of dienen in cascade (in een vlotte opeenvolging) te gebeuren. Zo kan een drukker niet beginnen als de drukklare PDF niet werd aangeleverd. Of zal een advertising marketeer de advertentie voor een webinar niet kunnen lanceren wanneer het webinar niet op de website staat. Vaak confronteren klanten (marketingteams) ons met de uitdrukkelijke vraag om taken aan elkaar vast te kunnen klikken. Schuift de voorgaande taak met 2 dagen vooruit, dan zullen alle volgende taken ook naar voor schuiven. In onderstaande afbeelding zie je het voorbeeld van een takenplanning in een inhouse grafische studio van een marketingteam in de retailsector.
Bij deze vorm van taakbeheer heb ik een belangrijke bemerking. Hoewel het vaak wordt gevraagd binnen marketingteams, ken ik geen enkele praktijksituatie waar het succesvol wordt gebruikt voor efficiënt takenbeheer binnen het marketingteam. Website ontwikkelaars, product managers, grafische studio’s of reclamebureaus gebruiken het wel vaker in hun planningsystemen. Marketingteams uit onze ervaring die er mee aan de slag gingen zijn er allemaal mee gestopt. Reden: het ‘automatisch’ verschuiven van taken bij collega’s omdat één marketeer één dag later zal opleveren is niet altijd een goed idee. Zo vindt een content marketeer het niet leuk dat zijn/haar planning beweegt op basis van de takenplanning van collega’s. Men wil liever de deadline van de taak laat staan en bij de collega gaan aankloppen wanneer informatie, documentatie of actie ontbreekt.
Elke marketeer herkent het wel: af en toe krijg je een inval voor een taak. Dat hoeft niet persé tijdens de werkdag te zijn. Het kan je overkomen tijdens het winkelen, in de wagen of in de wachtzaal bij de tandarts. Dan is het belangrijk om die taak zo snel mogelijk in te plannen zodat ze niet blijft spoken in je hoofd. De beste oplossing is om ze toe te voegen aan je takenlijst en er een deadline aan te voegen.
Goed georganiseerde marketingteams houden op een regelmatige en consistente manier marketing meetings waarin ze de voortgang van de planning bespreken met elkaar. Een veel voorkomende vraag is dan “Wat gebruiken we als leidraad voor de marketing meeting?”: een takenlijst, de communicatieplanning of een aparte meeting agenda? Ik geef toe: wij hebben zelf lange tijd geworsteld met het organiseren van efficiënte marketing meetings. Recent schreef ik er dit artikel over. Nu hebben we dé oplossing te pakken. Op het scherm staat de marketingplanning, die overlopen we van boven naar beneden. Daarnaast hebben we een selectie uit de takenlijst bij de hand, waarin te bespreken agendapunten staan gemarkeerd met de status MEETING. Dit systeem werkt prima. Elke marketeer vult in zijn/haar takenlijst de te bespreken punten of taken voor de marketing meeting op, zodat we op maandagnamiddag altijd een up-to-date meeting agenda hebben.
Tot slot zijn er nog die taken die ooit eens moeten uitgevoerd worden, als de tijd rijp is of als we er de tijd voor krijgen. Het is aangeraden om ook die taken toe te voegen aan je takenlijst, evenwel zonder deadline. Ze komen in de takenlijst dan helemaal onderaan te staan zodat ze niet in de weg staan van de taken met deadlines. Ben je op een bepaald moment door je geplande taken heen? Ben je van plan om taken zonder deadlines eens aan te pakken of in te plannen? Dan grijp je terug naar dit deel van de takenlijst.
