Hoe overtuig je collega’s en management om marketing planning software te gebruiken?

Michiel Destoop
18 december 2018
⏱ 5 min.  leestijd

Staat jouw marketingplanning nog steeds in Excel of op een whiteboard? Waarschijnlijk ben je al op een aantal problemen gestoten en ben je nu op zoek naar een digitale oplossing in de cloud. Misschien zie je op tegen het overtuigen van collega’s en management om te investeren in een digitale tool die het werk van jou als marketeer en dat van je collega’s moet vereenvoudigen. Dit artikel helpt je op weg.

Een nieuwe werkwijze introduceren in een marketingteam doe je niet zomaar. Als je in een gezond en gedreven bedrijf werkt, zal je suggestie om werkprocessen te verbeteren toegejuicht worden. Blindelings kiezen voor een tool of iets achteloos ‘proberen’, zijn niet aan te raden.

De tool ‘as such’ zal je werkproces niet verbeteren. Een tool laat je toe om het werkproces te verbeteren. Kleine nuance, maar een groot verschil in het verwachtingspatroon.

Begrijp dat nieuwe processen en tools geld kosten. Niet enkel in de aanschaf of de huur van de software, maar ook omwille van de tijd die nodig is om die verandering mogelijk te maken. Hoe groter het team, hoe groter de impact. Als iemand dagelijks slechts 10 minuten efficiënter wordt, dan heb je op een team van 50 mensen 1 fulltime medewerker uitgespaard! Als iedereen door de nieuwe tool 10 minuten minder efficiënt gaat werken, dan is het omgekeerde helaas ook waar.

Dat zijn de zaken waar management ook mee bezig is. Ze durven risico’s nemen, maar het moeten berekende risico’s zijn. Bedrijfs- en teamleiders beseffen dat innovatie een manier is om de organisatie efficiënter te laten verlopen. Het finale doel: de resultaten en de werkvreugde boven verwachtingen laten uittorenen.

Marketeer, doe je ding!

Onderstaande onderdelen lijken zo weggelopen te zijn uit een strategisch marketingplan, maar ze zijn perfect van toepassing op het overtuigen van collega’s en management voor een (nieuwe) tool voor marketing planning.

  • SWOT analyse
    Wat werkt er goed en niet goed in je marketingorganisatie? Waar liggen de kansen en waarvoor moet je opletten?
  • Marktonderzoek
    Wat zijn de mogelijkheden om marketing planning beter te beheren?
  • Doelgroepbepaling
    Wie zijn de stakeholders en wat zijn hun verlangens? En dus ook: met welke argumenten zal je hen straks het best kunnen overtuigen?
  • Budgettering
    Hoeveel zal het kosten en is dit in verhouding met de verhoopte resultaten?
  • Plan van aanpak
    Hoe ga je die nieuwe tool kiezen, evalueren, introduceren en optimaliseren?
  • KPI’s
    Op welke cijfers moet je letten om van je veranderingsproject een succes te maken?



Heel vaak wordt Excel gebruikt/misbruikt voor marketing planning. Maar dat is zeker niet de meest ideale tool. Wil je in detail lezen waarom, download dan onze whitepaper over Excel voor marketingplanning en ontdek eveneens de alternatieven. Dit document kan je zeker ook helpen bij je marktonderzoek.

 

Belangrijk om te weten is wie je moet overtuigen. Kan de CMO, marketing teamleader of marketing manager zelf beslissen met welke IT-tools gewerkt wordt? Zitten IT, financieel verantwoordelijke en zaakvoerder mee aan tafel? Dan zullen andere argumenten meespelen.

Vergeet vooral de collega’s niet. Niet iedereen staat te springen voor verandering. Nochtans zijn zij het die de verandering zullen waarmaken.   

“By failing to prepare, you are preparing to fail.”
― Benjamin Franklin

De beste manier om management en collega’s te overtuigen is om een goed plan van aanpak voor te leggen. Het toont dat je niet alleen onderzocht hebt wat beter moet, maar dat je ook nagedacht hebt over welke weg je moet volgen.
 

Plan van aanpak
1. Probleemsituatie analyseren
2. Lijst met vereisten opstellen
3. Aanbod van tools vergelijken (features, prijs, support)
4. Shortlist opstellen en verder onderzoeken met een demo en/of proefperiode
5. Keuze voorstellen
6. Veranderingstraject uittekenen
7. Opleiding organiseren
8. Evaluatiemoment voorzien

 

Analyse van probleemsituatie

Wat loopt er fout en wat moet er beter? Betrek hier zeker ook collega’s bij. Denk terug aan de frustratiemomentjes van de voorbije maanden, die misschien wel tot een conflict leidden.

Dit lijstje komen we in onze gesprekken met marketingteams vaak tegen:

  • Gelijktijdig in de planning samenwerken
  • Overzicht hebben, maar details kunnen toevoegen en consulteren
  • Communicatie op een tijdlijn of een kalender zien
  • Enkel relevante informatie zien na het gebruik van filters
  • Eén bron van informatie
  • Mogelijkheid tot samenwerking met anderen uit het bedrijf, of met freelancers en leveranciers
  • Hergebruik van projectaanpak
  • Gebruiksvriendelijkheid van de software

Tools vergelijken op basis van je vereisten

Maak zeker een onderscheid tussen need-to-haves en nice-to-haves. Lukt het je om een matrix op te stellen met de vereisten? Dan kan je bij iedere tool aanvinken of het mogelijk is, of met behulp van een score aangeven in welke mate. Is er een feature die de tool nog niet biedt, evalueer dan het belang ervan en ga na of dit op de roadmap staat.

Evalueer ook de graad van support die de organisatie van de tool biedt. Sta je er alleen voor, of is het mogelijk om hulp te krijgen bij het veranderen van je werkprocessen?

Probeer ook appels met appels te vergelijken. Omdat niet iedere tool dezelfde functionaliteit biedt, zal je wellicht tools moeten combineren. Telkens met hun eigen kostenplaatje en leercurve.

Lees ook Hoeveel kost marketing planning software? over de verschillende prijsmodellen en waarom gratis niet altijd goedkoop is.

Shortlist in detail bekijken

Uiteindelijk zullen nog een paar tools overschieten, die je meer in detail kan vergelijken. Een proefperiode of een demo werken daarbij verhelderend.

De proefperiode is zeker niet de gemakkelijkste weg, zeker als je zelf nog worstelt met je geïntegreerde marketingstructuur.

Lees daarrond ook eens het artikel Waarom we moeilijk volhouden en 7 tips om van een free trial iets waardevols te maken.

Met een grote rode — of paarse — strik

Ben je zelf overtuigd van je keuze, dan moet je als marketeer in staat zijn om anderen te overtuigen. Toch? Als je huiswerk goed gemaakt is, zal je zonder veel problemen de harten (en hersenen) kunnen winnen van je collega’s en management. Bedenk ook: presentatie is belangrijk. 

Spreken we nu enkel over Husky Marketing Planner, dan zijn dit dé vijf argumenten waarmee je collega’s en management overtuigt.

  1. Marketingfocus
    Geen project management systeem dat ook door marketeers gebruikt kan worden, maar een digitale marketingplanner die op maat van marketeers is geschreven.
  2. Gebruiksgemak
    Online tool die intuïtief werkt, verslavend is en samenwerking stimuleert
  3. Onderscheid tussen communicatieplanning en takenplanning
    Wat communiceer je wanneer, en wat moet je daarvoor doen
  4. Verwantschap tussen communicatieplanning en budgetten
    Niet voor ieder onderdeel van je marketingplanning heb je een andere tool nodig
  5. Deelbaarheid van informatie
    Verleen lezers toegang tot de actuele planning of bezorg een PDF-rapport voor een momentopname

Veranderingstraject en evaluatie

Daar hebben we bij Husky uitvoerig ervaring mee. Zeker bij grote teams is het belangrijk om de verandering gefaseerd aan te pakken.

Belangrijkste tips:

  • Start met met een klein team dat de structuur uitwerkt.
  • Introduceer de nieuwe tool stap voor stap. Focus eerst op de communicatieplanning, voeg er dan taken aan toe en verrijk tenslotte met budget, resultaten en notities.
  • Organiseer interne opleidingen, of stimuleer het gebruik van het opleidingsmateriaal dat de softwareleverancier voorziet.
  • Voorzie interne evaluatiemomenten, maar deel die feedback zeker ook met de leverancier van de software. Misschien wordt er momenteel wel gewerkt aan een nieuwe of verbeterde feature.

Evalueren is niet altijd op zoek gaan naar wat beter moet, maar moet ook de positieve zaken belichten. Collega’s die hun planning nauwgezet bijhouden mogen dienen als het goede voorbeeld. Anderen kunnen ervan leren.

Je staat er niet alleen voor

Natuurlijk staan we bij Husky te springen om je te helpen bij je keuze voor marketing planning software en/of het overtuigen van je collega’s en management. Neem contact op met ons!

Marketing planning met Husky

Wil je meer weten over Husky? 
Lees hier verder over Husky of boek je online demo.