Nieuwe budget-mogelijkheden in Husky

In vogelvlucht wat er allemaal nieuw is:

1. Tags bij kosten
2. Filtermogelijkheden: op projectgroepen, project- en kostverantwoordelijken en tags
3. Nieuwe grafieken voor budget en maandelijkse uitgaven
4. Verschillen tussen verwachte kosten/facturen met budget, in grafieken, progressiebalken en harde cijfers
5. Plan- en projectgroeplimiet
6. Snel facturen toevoegen
7. Eenvoudiger toevoegen van nieuwe boekjaren
8. Alle budget: voor wie meer dan één plan te beheren heeft, komt het hier allemaal samen
9. Verduidelijking budget bij multikanaalmomenten
10. Verbeterde export naar Excel, met een duidelijke opsplitsing van budgetten, kosten, facturen en maandelijks communicatiebudget

Té veel om in één blogbericht uit te schrijven. Hieronder hebben we de belangrijkste vernieuwingen verduidelijkt. Of neus rond in ons Helpcentrum als je over bepaalde onderwerpen meer wil weten.

Beter nog: bekijk dit filmpje waarin we kort tonen en toelichten wat je met budget kan doen.

De nieuwe Budget-module is trouwens meteen voor iedereen beschikbaar. Je hoeft niets te doen om dit te activeren.

Hoe budgetteren?

Budgetteren mag nooit enkel een financiële rapportage zijn van wat je uitgegeven hebt, want dan kijk je enkel terug. Je moet ook durven vooruitkijken en oplijsten wat je verwacht uit te geven. Het verschil daartussen biedt de nodige speelruimte voor de marketeer.

Je kan op verschillende manieren budgetteren:

• vertrekken op een hoog niveau en gaandeweg verfijnen (top-down)
• of starten bij de details en zien wat je nodig hebt om het allemaal mogelijk te maken (bottom-up)

Top-down budgettering

Je bepaalt een limiet per plan en per projectgroep. Je planlimiet kan bijvoorbeeld 10% van de bedrijfsomzet zijn. 25% van je planlimiet ken je toe aan de projectgroep Events.
Daarna geef je projectbudgetten in. Hier zal je gaandeweg ontdekken hoeveel budget nog beschikbaar is ten opzichte van de projectgroeplimiet of de planlimiet. Vervolgens kan je ieder project verfijnen met kosten.

Bottom-up budgettering

Je start met de kosten binnen een project en ontdekt wat je nodig hebt om een project te doen slagen. Zo kom je tot totalen voor projectgroepen en het volledig plan. Daar kan je dan limieten rond bepalen. Voor startups en kleinere bedrijven is dit vaak de gewenste aanpak. Ze proberen zo weinig mogelijk budget uit te geven en vertrekken dus van wat absoluut noodzakelijk is.

Meer tips over budgetteren vind je in dit blogartikel van collega Peter.
Of herbekijk het webinar dat we aan dit onderwerp gewijd hebben.

Verwachte kosten

Belangrijk in onze budgetmodule is het onderscheid tussen verwachte kosten en effectieve uitgaven, de facturen. Organiseer je een evenement, dan zal catering bijvoorbeeld een kost zijn. Die schat je in, volgens je ervaring als marketeer of op basis van een offerte. Doe je dat voor alle kosten, dan leer je het projectbudget kennen of weet je indien het voorziene projectbudget voldoende is en waar je eventueel moet bijsturen.

Bij het bepalen van je kosten heb je nog geen cent uitgegeven. Dat verandert wanneer je facturen ontvangt. Die voeg je toe aan de juiste kost, waardoor je kan controleren of je uitgaven in overeenstemming zijn met wat je verwacht had. Zo krijg je het marketingbudget onder controle.

Verwachte kosten en facturen vergelijk je steeds met het projectbudget

• Het beschikbaar budget tussen verwachte kosten en het projectbudget vertelt je hoeveel je nog mag inplannen.
• Het beschikbaar budget tussen facturen en het projectbudget vertelt je hoeveel je nog mag uitgeven, want het is niet omdat je iets gepland hebt, dat je het ook zal uitgeven. Het budget waar je nog geen facturen voor ontvangen hebt, kan je dus inzetten voor andere acties.

In Husky maken we het mogelijk dat je zowel kan budgetteren als facturen bijhouden. Bovendien kan je erin groeien. Je mag starten met een bepaald onderdeel en het gaandeweg intensiever gaan gebruiken. Hoe meer je toepast, hoe beter je natuurlijk je budget aan het beheren bent. Hoe doen we dat?

• Je kan facturen ingeven, zonder dat je de kosten inschat. Je moet wel minstens één kost per project aanmaken. Desnoods is dat de algemene kosten ‘Facturen’.
• Je kan kosten inschatten zonder dat je facturen ingeeft, als je Husky enkel wil gebruiken voor het budgetteren.
• Projectbudgetten mogen op 0 staan als je vooral wil rapporteren wat de uitgaven zijn per project, zonder dat je daar een richtcijfer op kleeft.
• Ook projectgroeplimieten en planlimieten hoef je niet te gebruiken.

Automagische kosten

Ga je budgetten toekennen aan momenten in je communicatiekalender, dan worden die kosten automatisch aangemaakt in het Budget van je project. De kosten vormen de totalen per kanaal. Je hebt binnen een project bijvoorbeeld het kanaal ‘Facebook ads’ en plaatst er al je sponsored posts op met telkens hun voorzien advertentiebudget. In je Budget zal de kost ‘Facebook ads’ automatisch opduiken met het totaal van al die momenten. 

Bovendien krijgt de kost de tags mee die bepaald zijn op het niveau van het communicatiekanaal. Had dat kanaal ‘Facebook ads’ de tag ‘social ads’, dan geldt dit ook voor de gelinkte kost. Doe je dat in meerdere projecten, dan kan je bij het filteren een totaal zien van alle social ads en in welke projecten dat type kost opduikt.

Bij het filteren van tags gebruiken we altijd het waterval-systeem. We kijken eerst of een project een bepaalde tag heeft. Zo ja, dan worden alle kosten in dat project meegeteld. Indien niet, dan zoeken we of er specifieke kosten zijn met die tag en worden enkel die kosten opgeteld. Heeft een kost dezelfde tag als het project dan is die natuurlijk ook meegeteld, net als alle andere kosten binnen dat project.

Budget beter begrijpen

Het is gemakkelijk om cijfers in tabellen weer te geven. Het wordt wat moeilijker om zinvol om te gaan met die cijfers. Hoe gaan wij die uitdaging aan?

• Nieuwe budgetgrafiek die je de verhouding toont tussen het projectbudget, de verwachte kosten en de facturen. Bekijk je dat op het niveau van een volledig plan dan zie je ook hoe de totalen zich verhouden tot de limieten. Gebruik je filters, dan zie je de verhouding tot de totalen.
  
• Progressiebalken ten opzichte van de projectbudgetten. In één oogopslag zie je welke projecten over budget gaan, of waar je nog facturen verwacht. Hang met je muis even over de progressiebalk en je krijgt meer informatie over de concrete cijfers. Wil je die cijfers meteen zien, dan kan je de weergave aanpassen zodat je de verschillen ziet in plaats van de progressiebalken.
  
• Nieuwe facturen-grafiek met maandelijkse uitgaven. Een staafdiagram toont je wanneer de facturen ingeboekt werden.
  
• Verduidelijking gebruik van budget bij multichannel-momenten. Koppel je momenten aan andere kanalen, dan moet je ermee rekening houden dat het budget maar van één project afgaat. Zoniet worden budgetten dubbel geteld. In projecten en kanalen met multichannel-momenten is het nu duidelijker te zien waar het naartoe gaat.
  

Wil je eigen grafieken of berekeningen maken, dan kan je daarvoor alle data exporteren naar een Excel-bestand en je helemaal uitleven.