Hoe uitstelgedrag vermijden met meer transparantie in het marketingteam

Michiel Destoop
12 april 2019
⏱ 3 min.  leestijd

Er is een verschil tussen te veel werk hebben en daarom iets uitstellen, en problematisch uitstelgedrag. Wie te veel werk heeft, moet keuzes maken en dus bepaalde taken veranderen van deadline. Wie taken uitstelt, weet ofwel goed zijn prioriteiten te bepalen (maar slaagt er niet in om daar niet goed over te communiceren), of heeft moeite met het bepalen van prioriteiten en kan daarom moeilijk zaken afwerken.

Uitstelgedrag — of procrastinatie — is nefast voor het samenwerken in een team. Want als een collega afhankelijk is van het voltooien van jouw taken, dan breng je zijn planning en doelstellingen in gevaar. De ene collega heeft er trouwens meer last van de ander.

Uitstelgedrag en perfectionisme gaan hand in hand. Het streven naar perfectie kan iemand verlammen om iets af te werken. Wat niet afgewerkt is, kan immers niet beoordeeld worden. Wat niet afgewerkt is, kan per definitie steeds verbeterd worden. Een perfectionist tracht ook voor iedereen goed te doen, maar dat is niet altijd mogelijk. ‘Better done than perfect’ moet daarom ingekaderd worden voor iedereen die last heeft van perfectionisme.

Uitstelgedrag vermijden in teams

Transparantie helpt. De rol van veel project managers en marketing managers is om af te stemmen met iedere betrokkene of alles volgens planning verloopt en waar nodig bij te sturen. Wachten tot de deadline van een groter project om dan te merken dat het niet gehaald kon worden, is problematisch.

Een goede communicatie is ontzettend belangrijk in een team. Daarom organiseren teams ‘statusmeetings’. Op zo’n moment wordt iedereen wel gedwongen om transparantie te bieden in zijn of haar werk. Bovendien is het een extra deadline die de gebroen uitsteller kan helpen om een paar zaken echt afgewerkt te krijgen.

Een statusmeeting die enkel maar de statussen overloopt is niet interessant.

Beter is het om binnen een team permanent transparantie te geven in het werk dat op handen is. Daar kan software bij helpen: voor je persoonlijke organisatie en voor samenwerking in een team. Zorg dat je projecten en taken gekend zijn door je collega’s. Geef aan waar je mee bezig bent, en waar je geblokkeerd bent. Laat automatisch weten dat een taak afgewerkt is, of vraag snel en gemakkelijk feedback in verband met een taak of een gepland communicatiemoment.

Een statusmeeting moet kort zijn en heeft als doelstelling om blokkades op te sporen en te verhelpen. Wie kan bij wie inspringen? Waar moeten de verwachtingen bijgestuurd worden? Inhoudelijk de materie verdiepen moet in een aparte meeting gebeuren die best door alle betrokkenen voorbereid wordt.  

Nee durven zeggen

Soms is er ook gewoonweg té veel werk. Wat moet je dan doen?

‘Nee’ zeggen!

Het klinkt logisch, en dat is het ook. Maar aan een meerdere, een collega, een leverancier of een klant die boodschap geven is niet altijd gemakkelijk.

Ga alvast maar even oefenen met deze zinnetjes:

  • Nee, daar hebben we de tijd niet voor.
  • Nee, daar hebben we het budget niet voor.
  • Nee, dan zal het niet goed genoeg zijn.

De driehoek tijd, budget en kwaliteit moet altijd in evenwicht blijven. Moet het sneller klaar zijn, dan moet de verwachte doelstelling aangepast worden, of moet er meer budget voorzien worden door extra hulp in te roepen. Hoe vroeger, hoe beter.

Uitstellen màg

Het gevolg kan ook zijn dat je beslist om iets niet af te werken en dus uit te stellen, of er eenvoudigweg niet aan te beginnen, omdat er inmiddels andere prioriteiten zijn.

Té veel is té veel. Een project verdwijnt dan even in de koelkast, wordt ‘on hold’ gezet of belandt in de ‘backlog’.

En dat is OK. Meer nog: dat is noodzakelijk om je werk zo zinvol mogelijk in te vullen. Nee zeggen mag, uitstellen ook. Maar het moet bedachtzaam gebeuren en er moet over gecommuniceerd worden met de betrokkenen.

Software snelt ter hulp

Bij het uitdenken van de template-functionaliteit voor Husky’s Takenlijsten, het herwerken van het Takenoverzicht en de ontwikkeling van Takenplanning met een Outlook-integratie — hebben we opnieuw veel nagedacht over de rol van takenbeheer in een tool voor marketingteams.

Een marketeer heeft heel wat projecten gelijktijdig lopen. Hij heeft niet de luxe van een software developer die zich kan focussen op één project en dat van voor naar achter uitwerken. De belangrijkste uitdaging is om heel veel zaken te onderhouden en nu en dan iets nieuws te lanceren of iets helemaal te herwerken. Ik vergelijk het graag met een circusartiest die bordjes op stokjes laat draaien. Eén bordje lukt nog wel. Een paar ook. Het wordt moeilijk als er tientallen bordjes tegelijk moeten blijven draaien. En toch is dat vaak de realiteit.

Bovendien is de marketeer vaak project manager en uitvoerder in één en dezelfde persoon. Hij heeft nood aan overzicht, moet prioriteiten kunnen toekennen, en moet voor zichzelf en collega’s de status kunnen aangeven. Omdat hij ook uitvoerder is, moet software hem ook helpen om sneller te kunnen werken. Daar zijn de takenlijsten bijvoorbeeld extra handig voor.

Benieuwd hoe Husky het samenwerken van een team kan verbeteren, en door meer automatisatie, overzicht en transparantie tot betere resultaten te komen? Start een free trial of boek je online demo.

Jouw vraag of opmerking voor de auteur?

Marketingtaken beheren in Husky

Graag weten waarom Husky ook voor jouw taken een troef kan zijn? 

Lees hier verder over marketingtaken, of start de gratis proef.