Tiptop of topless meetings - de weg naar efficiënter vergaderen

Michiel Destoop
5 mei 2017
⏱ 2 min.  leestijd

Ik geef het toe: ik ben ook maar van vlees en bloed. ‘Topless meetings’ sprak tot mijn verbeelding toen ik het voor het eerst voorbij zag komen tussen mijn LinkedIn-updates.

Topless meetings zijn de nieuwe trend

Clickbait. Zelfs zonder prikkelende foto. Toen ik begon te lezen, begon het me al snel te dagen dat er werd gesteld dat het efficiënter vergaderen is zonder laptops.

Ah, LAPTOPS! De sloebers …

(En toen ik me wat ging inlezen over het onderwerp bleek dat die topless meetings al jarenlang jaarlijks uitgeroepen worden tot trend van het jaar...)

Moeten laptops echt verboden worden tijdens een meeting? Ik denk het niet. Maar het is wel aan te bevelen om die mailbox af te sluiten en ook andere notificaties te weren. Vergaderen, daar is je volle aandacht voor nodig. Maar waarom geen overzicht van de meetingagenda op je laptop bekijken, of snelle notities maken?

De kern van de zaak: er gaat veel tijd verloren in meetings. Met of zonder laptop.

(Zelfs ondanks die afgeplakte webcam zie ik je instemmend knikken.)

Zeven top tips voor tiptop meetings

  1. Begin stipt en rond zo snel mogelijk af. Iedereen heeft wel wat beters te doen dan te wachten. En begint de meeting te lang te duren, zorg dan voor een korte adem/plaspauze.
  2. Zoek een vast moment. Dagelijks voor een staande (en daarom korte) meeting, of wekelijks voor een iets uitgebreidere meeting.
  3. Betrek enkel wie er toe doet. Splits de meeting eventueel op, zodat de gedeelde tijd optimaal benut wordt. 
  4. Stel een meetingagenda op. En maak die op voorhand beschikbaar voor iedereen. Zo kan iedereen zich optimaal voorbereiden of agendapunten toevoegen.
  5. Focus op het vergaderen. In een meeting bespreek je zaken en wijs je verantwoordelijkheden toe voor de opvolging ervan. Weersta aan de verleiding om het dan meteen uit te voeren. Ga niet met z’n allen een Powerpoint-presentatie zitten opstellen.
  6. Uit verwachtingen. Wat willen we op het eind van de meeting bereikt of beslist hebben? Stel eventueel iemand aan die ervoor moet waken dat die doelen bereikt worden.
  7. Sluit af in stijl. Herhaal de belangrijkste beslissingen en plan de volgende meeting in.

 

Stand up meetings, the next level. Voor de strakke buikspieren!
Credits foto: Katherine Madley

In Husky is het ook gemakkelijk gemaakt om marketing meetings voor te bereiden:

  • zet de status van de projecten, taken en momenten die je wil bespreken net voor de meeting op ‘Bespreken’ en overloop enkel die zaken.
  • maak een project , of Strategie-onderwerp aan met als titel ‘marketing meeting’ en gebruik de Notities om de agenda van de meeting op te stellen. Zet tussen haakjes wie wat wil bespreken.
  • voeg de URL naar de Notities van dit project toe als link in je digitale kalender. Ideaal om voor te bereiden.

Deze tekst kan je zomaar overnemen als basis voor je meetingagenda. Graag gedaan!

 


 

Frequentie: wekelijks, op maandagvoormiddag
Aanwezigen: X, Y en Z
Werkwijze: Iedereen vult puntjes aan voor de meeting in het formaat "(?) Onderwerp" waarbij het vraagteken staat voor het initiaal van de collega, zodat duidelijk is wie wat wil bespreken.

Agenda XX/XX/2017

Vaste agendapunten:

  1. Projectenlijst overlopen
  2. Campagneplanning deze week
  3. Wekelijkse targets

Agendapunten uit de vorige meeting:

  1. (X) Strategisch marketingplan uitschrijven

Nieuwe agendapunten:

  1. (Y) Budgetopvolging
  2. (Z) Vakantieplanning

Marketing planning met Husky

Wil je meer weten over Husky? 

Lees hier verder of boek je online demo.