Time is money

Redenen om je tijd bij te houden — voor marketingbureaus

• Je factureert klanten volgens gepresteerde tijd: uurtje-factuurtje.
• Voor nacalculatie wil je verkochte diensten vergelijken met effectief gepresteerde uren. Je klant weet op voorhand wat hij moet betalen en jij wil bewaken dat je een gezonde marge houdt tussen verkoopprijs en gepresteerde uren.
• Overweeg je om een extra collega aan te werven, dan kan je als team kijken wat voor werk je kan doorschuiven aan die collega en dus ook welk profiel je nodig hebt.

Redenen om je tijd bij te houden — voor marketingteams

• Je hebt een interne grafische studio die voor verschillende business units werkt. Die kosten wil je intern doorrekenen.
• Om je productiviteit te verhogen wil je bijhouden waar je jouw tijd aan besteedt. Hoeveel procent van je tijd gaat naar meetings, hoeveel naar strategie, research, creatie, administratie, etc.? Meten is weten, en daarop kan je dan gaan sturen.
• Je ziet de tijd van de marketingcollega’s ook als een kost voor je marketingprojecten. Je wil bijhouden hoeveel tijd aan welk project besteed wordt. Voor de ROI-berekening wil je gepresteerde tijd ook laten meewegen.

Voor de Timesheets in Husky gaan we — zoals steeds — voor eenvoud en gemak. Bovendien is het volledig geïntegreerd in de digitale marketingplanner. Plannen, projecten, taken, budget en timesheets: het hoort allemaal bij elkaar.

Taak afgewerkt? Tijd toegevoegd

Bij het afvinken van een taak kan je telkens aanvullen hoe lang je eraan gewerkt hebt. Tijdens het verwerken van je taken vul je zo je urenlijst aan, tot op de minuut nauwkeurig, of je bespreekt met collega’s dat je tijdsregistraties afrondt per 5, 10 of 15 minuten.
Dit pop-up-venstertje kan je trouwens uitschakelen bij je persoonlijke voorkeuren als je niet op deze manier tijd wil toevoegen.

Tussendoor tijdsregistraties toevoegen

Krijg je een telefoontje of een mailtje dat tussen je geplande werk komt, dan voeg je gemakkelijk een nieuwe tijdsregistratie toe. Je kan het aan een gekende taak hangen, maar dat hoeft niet. Het maakt ook niet uit in welk plan of project je aan het werken was, de timesheet is overkoepelend over alle plannen/klanten heen.
TIP: de snelste manier om tijd te registreren. Klik op het +’je in de donkere linkerkolom bij Timesheets.

Urenlijst voor een dag toevoegen en aanvullen

Of ben je iemand die één keer per dag of week je timesheets invult omdat je het liefst eerst alles op papier bijhoudt, dan zal je graag het overzicht zien dat we hebben op dag- of weekniveau. In één oogopslag zie je of je voldoende tijd gerapporteerd hebt op een dag of een week.
Het is ook mogelijk om dagnotities toe te voegen om zo te verduidelijken waarom je die dag geen 8 uur registreert. Een dagje kerstshoppen, bijvoorbeeld.

Factureerbaar of niet-factureerbaar?

Tijdens je tijdsregistraties kan je niet alleen je taaktype (administratie, meeting, concept, correcties, …) bepalen, maar ook of die tijd als factureerbaar of niet factureerbaar gezien moet worden. Nazorg wordt bijvoorbeeld wel gelogd, maar niet gefactureerd. 

Overzicht voor meer inzicht

Hoeveel tijd hebben collega’s X en Y voor klant Z de vorige maand gespendeerd, en aan welke projecten en aan wat voor taken? Hoeveel omzet haalden we vorige maand op basis van onze uren? Heeft iedereen zijn timesheets van vorige week aangevuld? Wat is op een jaar gezien de verhouding tussen factureerbare en niet-factureerbare tijd? Aan welke plannen hebben we het voorbije kwartaal vooral gewerkt?
Dat zijn allemaal vragen die je beantwoord krijgt in het Teamoverzicht. Ofwel bekijk je het grafische dashboard, ofwel bekijk je een lijst met alle gedetailleerde tijdsregistraties.

Binnenkort: uurtarief volgens taaktype

Bepaal voor ieder taaktype een uurtarief en je krijgt niet enkel totalen te zien volgens gepresteerde tijd, maar ook hoeveel omzet dit vertegenwoordigt. De geregistreerde tijd wordt zo als factuur toegevoegd bij ieder projectbudget.

Binnenkort: taakplanning als basis voor je tijdsregistratie

Gebruik je al tijdsblokken voor de planning van je taken? Die tijdsblokken gebruiken we als suggesties voor je timesheets. Het enige wat je dan nog moet doen, is die suggesties bevestigen en je bent klaar met je timesheets. Dat scheelt weeral op je administratie, want er zijn leuker dingen te bedenken dan je timesheets aan te vullen.

In Agency-accounts is de Timesheets-functionaliteit standaard geactiveerd. Wie het als marketingteam wil gebruiken, kan deze upgrade ook aanvragen.