Zo deel je marketingtaken met anderen

Alle neuzen in dezelfde richting!

Peter Desmyttere
18 september 2019
⏱ 7 min.  leestijd

Een dag uit het leven van een marketeer is vergelijkbaar met een jongleur die op verschillende stokjes gekleurde bordjes omhoog tracht te houden. Blogberichten schrijven, events voorbereiden, website updaten, advertenties inplannen, social media posts plaatsen, meetings opzetten … Het zijn maar enkele van de tientallen verschillende taken die een marketeer op een dag de revue ziet passeren. Marketeers zijn dan ook meesters in het multitasken en kunnen een veelheid aan uiteenlopende taken op een dag aan.

Net die veelzijdigheid maakt het beroep zo aantrekkelijk, want geen dag ziet er uit als een andere. Maar … een overdaad aan ad hoc werken zonder een basis qua takenplanning drijft elke marketeer vroeg of laat richting burn-out. Vooral in marketingteams of -agencies waar taken verdeeld worden over verschillende marketeers is de nood aan professioneel (lees: gedeeld) takenmanagement hoog. Maar hoe deel je taken met anderen? En welke tools kunnen daarbij helpen? 

Takenplanning: Outlook ligt voor de hand

Als je werkt aan een klein project, als freelancer of in een marketingteam met weinig medewerkers, kan Outlook een goede keuze zijn voor taakbeheer. Het maakt deel uit van de standaard kantoorsoftware die elke marketeer ter beschikking heeft en is een courant gebruikte tool doorheen de dag. Je kunt vlot taken aanmaken of toewijzen aan anderen, herinneringen en vervaldatums instellen of eenvoudig de tijd bijhouden. Echter: zodra het team groter en de projecten uitdagender worden is Outlook snel geen optie meer, wegens té geïsoleerd binnen de globale planningscontext. Het is immers heel moeilijk om als marketing team leader in één oogopslag of met één muisklik een overzicht te krijgen over de taken binnen het team.

Taakbeheer in Outlook

Planning maken: Excel dan maar?

“Waarom plaatsen we de taken niet onmiddellijk in de spreadsheet waarin onze communicatieplannen zijn opgemaakt?” is een logische en wellicht veelgestelde vraag in marketingafdelingen. Logisch omdat je zo twee vliegen in één klap slaat: de communicatieplanning (bv. nieuwsbrief op 13 oktober) wordt gecombineerd met alle taken die ervoor moeten zorgen dat de nieuwsbrief wel degelijk op 13 oktober wordt verstuurd. Dergelijke taken- en communicatieplanningen vind je in overvloed, in welke marketingafdeling ook, waar ook ter wereld. 

Takenplanning maken in Excel

Helaas: het is geen perfecte oplossing voor uitdagende projecten of campagnes. Reden: de spreadsheet wordt al snel onleesbaar (wegens te veel informatie) en krijgt de allure van een kleurboek als elke marketeer zijn of haar accenten legt. Bovendien worden spreadsheets door marketeers grondig misbruikt, want het zijn digitale rekenbladen om cijfermatige analyses uit te voeren, niet om taken te beheren. Tot slot: taken in een spreadsheet hangen dan misschien wel vast aan een communicatieplanning voor een bepaalde collega of departement, maar de kans is groot dat een andere collega of afdeling betrokken is bij de taak of het project. Dan heb je dubbel taakbeheer in twee verschillende spreadsheets. 

Waarom geen takenlijst app?

Specifieke takenplanning apps als Wunderlist of Trello zijn krachtige, strak vormgegeven en gebruiksvriendelijke productiviteitstools om taakbeheer met meerderen op te zetten. Zelfs in de gratis versies kan je er onbeperkt taken delegeren en bestanden uploaden. Ze beantwoorden ook aan veel voorkomende eisen bij marketeers: lijstitems, subtaken, herinneringen … zijn allemaal mogelijk. Trello laat je zelfs taken slepen, neerzetten of inkleuren, wat in veel andere takentools niet mogelijk is. De tool laat je zelfs toe om een takenlijst te visualiseren in een kalenderweergave. Geen wonder dat marketeers die worstelen met Outlook of die hun planning maken in Excel, takenlijst apps  aanzien als dé redding.  

Taakbeheer in takenlijst apps
De zogenaamde taakbordjes in Trello

Toch ga ik ook hier even op de rem staan. Bij heel wat klantprojecten die we met Husky opstarten, zijn problemen met takenapps het startpunt om een betere oplossing te zoeken. Vooral Trello is een veelgebruikte tool binnen marketingteams. Waar ze na een tijdje tegenaan lopen is de té sterke focus op takenplanning. Nu hoor ik u denken: wat is het probleem, dat was toch de bedoeling? Ik bedoel dat er zoveel aandacht gaat naar taken opzetten en beheren in één tool dat takenplanning snel geïsoleerd raakt van de andere planningen. In Wunderlist of Trello kan je immers geen communicatietijdslijn opzetten of budgetten beheren, twee veelvoorkomende planningen in marketing. Met andere woorden: takenlijst apps stimuleren ad hoc werken, wat een gevaar is voor marketeers die steeds het grotere planningsgeheel nodig hebben om goed te werken.   

Hebben project management tools wel een tijdslijn?

Een logische volgende stap in de zoektocht brengt ons bij de project management tools. Die vertrekken niet vanuit het begrip ‘taken’ maar vanuit het opzetten en beheren van ‘projecten’, en daar maken taken een belangrijk deel van uit. Ze verschillen qua werking en gebruiksvriendelijkheid niet zoveel van takenlijst apps, maar hebben als grote bonus dat ze een zogenaamde ‘timeline’ functie hebben waarop je taken in de tijd kan projecteren. Dat biedt een vertrouwd beeld voor marketeers die gewoonlijk hun planning maken in Excel, want je combineert het gebruiksgemak van Excel met de kracht van een digitale tool. In project management tools kan je dus ver gaan bij het digitaliseren van je marketingplanning en bij het delen van taken met anderen.

Takenplanning in project management tools
Timeline in Monday

Einde van de zoektocht naar een perfecte tool voor taakbeheer? Dat hangt van je ambities af. Als je binnen een marketingteam de takenplanning integreren  wil met de communicatie- of campagneplanning, dan zal je in project management tools een lastige bondgenoot vinden. Je zult de takenplanning in pakweg Asana dan moeten combineren met een communicatieplan in Excel. Voor wie marketingdata wil centraliseren of integreren kan dit nooit de bedoeling zijn. Twee planning tools voor hetzelfde project of binnen één campagne, dat vraagt om problemen. Wil je als marketing agency timesheets trekken uit de planning in functie van rapportering of facturatie? Dat is niet mogelijk. Wil je budgetten toekennen aan planningsitems of resultaten dashboards aan de planning hangen? Dan zal je verder moeten lezen. 

Marketing agencies hebben baat bij een geïntegreerde tool

Marketing agency owners of medewerkers kunnen hun taakbeheer onmogelijk loskoppelen van account management, urenregistratie of gedetailleerde campagneplanning voor klanten. Alle voorgaande oplossingen zullen voor hen dus tekort schieten. Taakbeheer is een uiterst belangrijke feature om marketingbureaus draaiende te houden. Zij zijn verplicht om hun oplossing in de hoek van business software voor reclame- en marketingbureaus te zoeken. 

Marketing agency software laat toe om taken op te zetten, te beheren en te delen met anderen. Maar als bonus kan je taken ook toewijzen aan klanten, aan projecten, aan communicatie, aan budget of aan andere specifieke planningsitems. Marketing Agency Planners zijn dus 100% gebouwd om aan de behoeften van marketingbureaus tegemoet te komen.
 

Marketingtaken in marketing agency software
Taakbeheer en timesheets in Husky

Marketing Project Management tools: optimaal taakbeheer voor marketingteams

We zijn bij de laatste oplossing voor taakbeheer binnen een marketingcontext aangekomen. Die schuilt in de hoek van de Marketing Project Management tools. Die zijn helemaal gebouwd rond de werklogica van marketeers en marketingteams. Taakbeheer is binnen dergelijke tools een van de modules, maar nog belangrijker is het feit dat de taakmodule volledig geïntegreerd is met de andere modules (zoals communicatie, budget, resultaten, notities, strategie …). Werken met dergelijke tools binnen een marketingcontext sluit dus het risico op ad hoc werken quasi volledig uit. Je hopt van taken naar communicatie, van inzicht in taken naar overzicht op de volledige planning en je combineert operationele takenplanning met strategische marketingplanning.

Takenplanning in marketing project management tools
Takenplanning in Husky binnen een project ‘Content Marketing’. Zie navigatie onder de projectnaam om van taken naar communicatie, budget, resultaten of notities te springen. Bemerk ook dat elke taak in een zogenaamde context is gepland, ze hangt vast aan een item uit een andere module. Rechtsboven onder ‘Kalender’ krijg je de taken te zien in een kalender of timeline view, gesynchroniseerd met je Outlook-kalender.

Pro’s en contra’s voor de verschillende manieren om een taken- en communicatieplanning te delen met anderen

 

Software Voordelen Nadelen

Mail
Outlook, Gmail

  • Gratis
  • Lage drempel
  • Eenvoud
  • Dagelijkse tool
  • Geen koppeling met planningsdata
  • Versterkt micromanagement
  • Takenrapportage quasi onmogelijk

Spreadsheets
Excel, Google Sheets

  • Eenvoud
  • Lage drempel
  • Gratis
  • Taken & communicatie kunnen in één spreadsheet 
  • Stimuleert microplanning
  • Versiebeheer bij correcties kan problemen geven
  • Snel overload aan informatie
  • Slim filteren is lastig
  • Integratie met andere planningen is quasi onmogelijk

Takenlijst apps
Wunderlist, Trello

  • Gratis tot goedkoop
  • Snel op te zetten
  • Meer visualisering mogelijk 
  • Risico op ad hoc planning (teveel focus op taken afwerken)
  • Geen communicatie tijdslijn mogelijk

Project Management tools
Asana, Monday, Jira

  • (Relatief) goedkoop
  • Stimuleert samenwerken
  • Mogelijkheid om commentaren, bestanden en discussies te integreren
  • Timeline voor taken (visualisatie)
  • Verwarrend om te interpreteren omdat taken en communicatie door elkaar kunnen lopen
  • Stimuleert ad hoc werken (weinig planmatig)

Agency planning
software

Husky, Yadera, QuoJob

  • 100% gebouwd voor taakbeheer binnen een agency
  • Taken hebben een duidelijke context
  • Taken kunnen vertaald worden naar timesheets voor resource planning en facturatie
  • Sommige agency software heeft veel administratieve modules

Marketing Project Management tools
Husky, Wrike, Percolate

  • 100% gebouwd voor takenplanning binnen een marketingteam
  • Taken zijn gekoppeld aan communicatie, budget, resultaten, notities en discussies 
  • Duurder dan Project Management systemen
  • Integratie in een team kan langer duren

 

 


 

Dit blogartikel maakt deel uit van een reeks rond gedeelde marketingplanning voor een efficiënte samenwerking. Hieronder vind je de artikels die je hierin wegwijs maken.

Zo deel je…

 

Heb je zin om de hele reeks
eens rustig door te nemen?
Download ons gratis e-boek
‘Gedeelde marketingplanning’

 

One pack. All on track.

Wil je weten waarom de Husky Marketing Planner ook voor jouw bureau een troef kan zijn?

Ontdek de 7 voordelen, of boek je online demo.