Maak van project management in marketing een succesverhaal

Michiel Destoop
22 februari 2019
⏱ 4 min.  leestijd

Een project op tijd en binnen het budget afronden, en daarbij het vooropgestelde kwaliteitsniveau te halen, is de belangrijkste taak van een projectmanager. Langs alle kanten wordt hij(*) bewust of onbewust gehinderd om niet in die missie te slagen. Wat moet een projectmanager doen om ervoor te zorgen dat zijn project zo min mogelijk hinder ondervindt?

(*) of zij natuurlijk, want heel wat projectmanagers zijn vrouwen. Zeker in de marketingwereld leiden vrouwen projecten in goede banen. Ook in het klantenbestand van de digitale marketingplanner Husky is meer dan 70% vrouw.

In marketing is project management ontzettend belangrijk. Typerend voor marketing management is dat heel wat projecten tegelijk lopen. Bovendien zijn veel projecten onderhoudend van aard. Het onderhouden van contentmarketing bijvoorbeeld, kent geen einde. Maar ook hier is het interessant om er projecten van te maken met duidelijke doelstellingen. Werk bijvoorbeeld toe naar een grotere community, betere conversies of meer productiviteit.

Planning en voorbereiding zijn belangrijke succesfactoren voor een geslaagd marketingproject om op die manier de mogelijke obstakels tot een minimum te beperken. Onverwachte gebeurtenissen kunnen zo snel en efficiënt afgehandeld worden.

1. Ken je project binnenstebuiten

Waarover gaat het precies? Verzamel de nodige informatie en vat samen. Stel voor een groter project een planning op met tussentijdse mijlpalen. Voorzie het nodige budget om het project volgens verwachting te realiseren. Is iedereen op de hoogte van de doelstellingen? En gaven alle belanghebbenden hun goedkeuring om het project zo uit te voeren? 

Verandering is onvermijdelijk, maar je moet wel de controle houden en aangeven wanneer het project afwijkt van zijn oorspronkelijke doelstellingen. Let vooral op wanneer er herhaaldelijk “nog maar één klein ding” bijgevraagd wordt.

In Husky kan je deze planning, budgettering en notities (verwachtingen) bijhouden per project. Iedere projectmedewerker kan ook steeds teruggrijpen naar deze projectinformatie. In ons helpcentrum lees je hoe.

Een voorbeeld van een project (evenement) waarbij de communicatie vooraf vastligt.

2. Stel realistische verwachtingen

Een klassieker in de wereld van Project Management: “Kies 2 van de 3: goed, snel of goedkoop. Je kan ze niet alledrie hebben.” Maar dat hoeft niet te betekenen dat je niet ambitieus mag zijn. Zeker de doorlooptijd van een project is moeilijk te versnellen. Nog een klassieker uit de mond van een ervaren projectmanager: “De zwangerschap van een baby duurt nu eenmaal 9 maanden. Met 9 moeders kan je dat niet op één maand tijd doen.”

KPI’s bepalen en budget inschatten is mogelijk met Husky. Ze opvolgen ook.

In Husky is het mogelijk KPI's per maand vast te leggen, en behaalde resultaten af te toetsen aan het resultaat.

Per project is het mogelijk het budget in te schatten en facturen toe te voegen.

3. Stel meetbare succescriteria vast

Hoe weet je of je project succesvol zal zijn als je geen enkele manier hebt om succes te meten?  Je hebt tussentijdse mijlpalen nodig, vooral voor een project dat veel tijd in beslag neemt. Zo kan je bepalen of je op koers blijft of van de doelstellingen van de projectplanning afwijkt. Of stel KPI’s op die je doorheen het project of bij voltooiing aftoetst met de behaalde resultaten.

Bepaal milestones in je planning als ‘kanalen’ en verduidelijk de doelstellingen bij de omschrijving van die kanalen. KPI’s vergelijk je maandelijks met de behaalde resultaten.

4. Kies je team en bepaal verantwoordelijkheden

Wat zijn de kwaliteiten van je teamleden? Waarvoor moet je beroep doen op externe partijen? Als je de verkeerde persoon aan een taak toewijst, verklein je je kansen op succes voordat het project begint.

Zorg ervoor dat het voor elk teamlid duidelijk is wat er van hem of haar verwacht wordt en wanneer. Duidelijke en open communicatie is ontzettend belangrijk.

Samenwerken in een Husky-project met externen is mogelijk, zelfs zonder dat ze toegang krijgen tot andere projecten of het budget. Iedere taak of milestone heeft een duidelijke verantwoordelijke. Online discussies laten toe om in de juiste context vragen te stellen en open discussies af te ronden.

5. Omarm je rol als leider

Projectmanager en projectleider zijn synoniemen. Neem die rol dus volledig op. Geen enkel andere teamlid mag die positie innemen. Het is jouw taak om het beste werk uit je teamleden te halen. Je bent coach, mentor en motivator. Je bent ook de verbinding met andere belanghebbenden van het project, zowel intern als extern.

Dreigt het project te ontsporen, dan moet je zeker die rol als rustige en sterke leider opnemen. Het is net dan wanneer je team je het meeste nodig hebt.

Ook als je niet alleen projectleider bent, maar ook heel wat taken uitvoert, moet je het petje van projectleider opzetten en zorgen voor overzicht en beslissingen nemen.

Ieder project in Husky kent een projectverantwoordelijke.

De projectverantwoordelijken liggen vast.

6. Evalueer het project wanneer het voltooid is

Als een project eenmaal voltooid is, is het belangrijk om een rapport te maken, ook al is het alleen voor interne doeleinden. Je kan vaststellen wat goed en fout is gegaan, bepalen wat anders had kunnen of moeten worden gedaan.

Pas de Notities aan. Exporteer het project naar een opgemaakte PDF en archiveer het project. Heb je later een gelijkaardig project, dan kan je het kopiëren en als basis gebruiken. Best practices en workflows kan je vastleggen in Templates.

Marketingplannen en -projecten beheren in Husky

Graag weten waarom Husky ook voor jouw plannen en projecten een troef kan zijn? 

Lees hier verder over marketingplannen en -projecten, of start de gratis proef.