Microsoft Dynamics voor marketing

De digitalisering van media-consumptie en communicatie hebben ervoor gezorgd dat je als marketeer steeds meer in handen kan — of moet — houden.

• Een nieuwsbrief opstellen en versturen?
• De website aanvullen met blogartikels?
• Een advertentiecampagne opmaken en optimaliseren?
• Rechtstreeks communiceren met je ambassadeurs op social media?
• De website personaliseren op maat van je bezoeker?

Check, check en dubbelcheck. 

Marketeers hebben meer dan 8.000 tools ter beschikking

Marketing moet zich sneller aanpassen aan de markt en rekening houden met een complexere klantervaring. Bovendien gaat het niet langer over het bedenken en lanceren van tijdelijke campagnes, maar over het ontwikkelen van langdurige marketingprocessen die steeds betere resultaten opleveren. Dit doe je door kleinschalige experimenten op te zetten en bij succes op ruimere schaal toe te passen.

Mooie theorie, maar in de praktijk bots je door een veelheid aan marketinginitiatieven en tools op chaos of – in het slechtste geval – burnout. Het gevaar bestaat ook dat je je verliest in de uitvoering en geen tijd meer neemt voor de globale marketingstrategie.

Het landschap van marketing technology solutions (vaak verkort tot MarTech) wordt al enkele jaren gedocumenteerd door Scott Brinker op de Chief Marketing Technologist Blog. Zijn schema is een toetssteen voor veel marketeers die op zoek zijn naar een verbetering van hun marketingprocessen en -organisatie. In 2011 waren er nog maar 150 verschillende oplossingen. De versie van 2016 telde er al 3874. Het nieuwe schema van 2020 brengt liefst meer dan 8.000 verschillende IT-tools voor marketeers in kaart.

Hoe kijkt de IT-afdeling aan tegen de opmars van marketing technologie?

Voor sommige marketeers lijkt het bovenstaande schema wel een snoepwinkel. Op vandaag is er voor elke marketingtechnologie uitdaging wel een marketingtool ter beschikking die belooft om sneller en efficiënter te werken. Quasi alle tools vertrekken vanuit een SAAS-businessmodel (Software As A Service) waarbij ze de marketingtool op abonnementsbasis ter beschikking stellen. Dat betekent dat het gemiddelde marketingteam al snel een veelheid aan marketingtechnologie in huis haalt en dat het budget voor marketingsoftware pijlsnel de hoogte in gaat. IT-afdelingen in grotere bedrijven hebben het gebruik van SAAS- of cloud toepassingen lang tegengehouden omdat ze de controle over het gebruik van IT-tools in het bedrijf dreigen te verliezen. Daarnaast zijn IT-afdelingen steeds meer bezorgd over de data privacy en -security wanneer marketeers hun marketingdata op een veelheid van marketingtools verspreiden. Vroeger was het makkelijker voor de IT-afdeling: iedereen in het bedrijf moest zich beperken tot het gebruik van de kantoorsoftware, bv. Microsoft Office. Geen wonder dat Excel zowat de meest gebruikte marketingtool ter wereld is. Lees er dit artikel over.

Marketeers in kleine bedrijven hebben vaak meer speelruimte om marketingtools te kiezen, maar hun collega's in grotere bedrijven zijn daarin veel beperkter. Elke keuze voor een nieuwe tool zal dan de goedkeuring moeten krijgen van IT (die over de data security waakt) en legal (die over de data privacy waakt). Marketeers in corporate of enterprise omgevingen checken dus best of de marketingtool een uitgebreide policy op vlak van data privacy en security heeft. Bekijk hier een voorbeeld.

Marketingtools versus Microsoft365 (Office365)

In steeds meer bedrijven is Microsoft365 dé standaard voor kantoorsoftware geworden. Marketeers zijn dan vaak terug bij af wanneer ze de melding krijgen dat ze alle marketing planning tools voortaan moeten centraliseren in Microsoft365 die hiervoor Excel, Teams of Sharepoint ter beschikking stelt. Vaak volgt een partijtje armworstelen tussen marketing en IT om toch een andere marketingtool te kunnen gebruiken. Vaak wint IT en moeten taken apps of marketingtools voor project management geschrapt worden. Soms kan dat echter niet omdat kantoorsoftware gewoonweg geen oplossing biedt, bv. voor social media distributie of marketing kalender toepassingen. In het beste scenario's is de marketingtool geïntegreerd met de kantoorsoftware. Dan halen zowel IT als marketing hun slag thuis. 

Wat brengt de toekomst op vlak van marketingtools en marketingtechnologie?

Bekijk nog even de evolutie van het aantal marketingtools op het schema hierboven. Je kan er onmogelijk naast kijken: het aantal tools stijgt explosief. Enerzijds worden in de schoot van duizenden start-ups en scale-ups marketingtools ontwikkeld, die elk op zich een stuk van het probleem binnen marketingorganisaties willen oplossen. Anderzijds heb je bedrijven als Adobe, die hun marketing suite steeds sneller uitbreiden met marketing technologie tools die ze via overnames verwerven. Of denk aan globale spelers zoals Atlassian, die een bundel veelgebruikte samenwerkingstools (bv. Trello) op de markt brengt. Ook zij mikken op de marketeer en marketing teams als potentiële klant. Tot slot zullen globale kantoorsoftware spelers zoals Microsoft365, GoogleSuite, SalesForce of SAP in de toekomst apps en integraties aanbieden die marketeers efficiënter doen werken.

Office365 voor marketing: wondermiddel of valkuil?

Excel is zonder twijfel de meest gebruikte tool bij marketeers om projecten, acties of campagnes te plannen. En met de komst van Office365 biedt Microsoft een cloud based marketingsuite aan waarbinnen je Excel naadloos kunt combineren met Outlook, Sharepoint, OneDrive, Teams, Planner, Word en Powerpoint. Je hebt alle gereedschap om je marketingstrategie uit te schrijven, om je planning te maken, om taken te beheren, om budgetten te managen, om briefings te schrijven en om resultaten te monitoren. Geen wonder dat de IT-afdeling de hakken in het zand zet wanneer marketeers een marketing planning tool in huis willen halen. In dit artikel schets ik de verschillen tussen Office365 en een gespecialiseerde planningstool, maar schets ik ook de complementariteit tussen beide systemen.

Eerst de behoefte, dan het systeem

Vooraleer we software met elkaar gaan vergelijken, laat ons eerst even inzoomen op de 10 meest voorkomende behoeften bij marketeers, ongeacht de sector waarin ze actief zijn:

• ze willen een goed overzicht op alle lopende planningen (campagneplanning, mediaplanning, communicatieplanning, projectplanning, …)
• ze willen planningen filteren volgens thema, collega, project, groep, tijd, … (inzoomen en uitzoomen op de planning
• ze willen hun taken aan de planning kunnen toewijzen (bv. een e-nieuwsbrief uit de planning bevat 5 concrete taken voor 2 marketingcollega’s)
• ze willen workflows uitzetten voor terugkerende acties, campagnes of projecten
• ze willen de planning en de taken delen met collega’s
• ze willen bestanden aan de planning hangen en zo nodig ook commentaren op bestanden geven (ifv goedkeuring of proofing)
• ze willen overzicht op de verdeling van het marketingbudget en op de voortgang van het budget 
• ze willen strategische documenten opzetten en delen met collega’s
• ze willen alle informatie van marketingprojecten rapporteren aan sales, management of directie
• ze willen vlot commentaar kunnen geven op elementen op de planning (chat of discussies)

In het onderstaande schema heb ik deze 10 behoeften vertaald naar 7 thema’s. Voor Office365 heb ik er meteen de juiste feature bij vermeld. Voor een geïntegreerde planner als Husky bestaat voor elk thema een aparte module, maar die zijn allemaal geïntegreerd in één applicatie.

Zo, we hebben nu beter zicht op de meest verschillende behoeften bij marketeers. Maar ook kunnen we 2 software-benaderingen gaan vergelijken. De cruciale vraag is: welke van de 2 benaderingen is het meest geschikt om aan de behoeften van marketeers te voldoen? Office365, die een geïntegreerde beleving van apps en services biedt? Of een geïntegreerde marketingplanner als Husky?

Wat betekent ‘geïntegreerd’ in beide systemen?

Eerst even inzoomen op Office365. Dat biedt een geïntegreerde beleving van verschillende apps en services. Met andere woorden: voor veel van de bovenstaande behoeften bestaat een app of service binnen Office365. Zonder de suite te verlaten kan je diverse marketingactiviteiten uitvoeren. Je hopt snel van een planning in Excel naar een briefing in Word, een takenlijst in Outlook of een teamdiscussie in Teams. Dat werkt prima voor solo-marketeers of teams met hooguit 2 à 3 marketeers. Die laatsten zullen, zeker binnen een complexe of veeleisende planningsomgeving, al snel tegen de limieten van Office365 aanlopen. Het grootste nadeel aan Office365 is het valse gevoel aan integratie. De aparte apps of services integreren immers niet met elkaar zoals marketeers dat willen. Enkele voorbeelden:

• verschillende deelplanningen in Excel kunnen in Office365 niet worden samengevoegd tot één ‘masterplanning’ - heel wat marketeers klagen dan ook over een versnippering van planningen in een veelheid aan Excel-sheets
• je kunt op verschillende Excel-sheets geen filtering toepassen zoals bv. ‘Toon alle social media advertenties in de verschillende planningen’ of ‘Toon alle acties waarvoor team ABC verantwoordelijk is’
• je kan in een Excel-planning geen taken aan planningsmomenten ‘hangen’, verbergen, filteren, afwerken, toewijzen, becommentariëren, ... 
• je kan in Office365 moeilijk externen (zoals een freelancer of digitaal bureau) op een veilige manier toegang geven tot de planning, laat staan samenwerken op dezelfde Office-documenten
• workflows of processen die een impact hebben op planning, taken en budget tegelijk tegelijk is niet mogelijk in een versnipperde planningsomgeving als Office365
• Office365 biedt geen mogelijkheid om met verschillende collega’s op één geïntegreerde planning (bv. een deelname aan een beurs) te werken waarbij in één project de planning, taken, budget, resultaten, strategie of briefings te zien zijn
• Office365 heeft geen geïntegreerde proofing-module om bestanden goed te keuren of te becommentariëren
• wil je budgetten uit de planning opvolgen, of een status van kosten ten opzichte van budget, dan zal Excel prima werk kunnen verrichten - wil je in één oogopslag het budget met de resultaten vergelijken of met de planning zelf, dan zal je in Office365 moeten schakelen tussen verschillende apps
• Word, Powerpoint en Mail zijn veelgebruikte tools voor strategische notities of briefings - helaas zijn ze in Office365 meestal stand-alone en niet geïntegreerd binnen het juiste project of campagne
• eist je manager op regelmatige basis een rapport op specifieke campagnes of projecten? dan zal je in Office365 gegevens uit verschillende applicaties moeten samenbrengen in een Powerpoint-rapportering, een Excel-dashboard of een specifiek rapport in dashboard software zoals PowerBI.
• in Office365 kan je met Teams perfecte conversaties met collega’s, management, collega’s of stakeholders opzetten - helaas staan die conversaties los van het besproken planningsitem 

Een geïntegreerde marketingplanner als Husky is helemaal gebouwd rond het invullen van bovenstaande noden of behoeften. Geïntegreerd betekent hier dat je alle functies met elkaar integreert binnen één enkele app. Wil je 2 campagneplanningen samenvoegen? Wil je verschillende planningen filteren? Wil je ‘jouw’ taken zien voor verschillende planningen? Wil je externen toegang geven op één project met planning, taken, budget, resultaten en strategie? Wil je een workflow uitrollen die impact heeft op verschillende thema’s? Wil je projectrapporten genereren? Wil je discussiëren in de planning zelf? Dan zijn geïntegreerde marketingplanners als Husky de enige goede oplossing.

Kan Husky met Office365 geïntegreerd worden?

Jazeker! En daar ligt meteen dé oplossing. Office365 is immers niet weg te denken in bedrijven met middelgrote tot grote marketingteams. Met Office365 en Husky werk je in het beste van 2 werelden. 

• Office365 is je basis gereedschapskist voor je eigen organisatie, maar ook om samenwerking met collega’s, management, externen en stakeholders te beheren
• Husky bundelt al je operationele en strategische marketingdata in één applicatie, perfect deelbaar met collega’s, management, externen en stakeholders

Het onderstaande schema geeft enkele veel voorkomende voorbeelden van een marketing planning die in Husky én Office365 beheerd wordt. Hier zie je dus duidelijk dat het niet een of/of-verhaal is, maar dat een en/en uitgangspunt de meest professionele benadering is.

Hoe dat er in Husky uitziet? Dat zie je in de onderstaande screenshots.

Besluit?

Office365 is niet weg te denken in een moderne kantooromgeving en biedt voor marketeers onmisbare tools zoals Excel, Word, Powerpoint, Mail of OneDrive.

Office365 lost echter het probleem aan versnippering van marketingdata in verschillende apps en services niet op. Het risico dat marketeers het overzicht of inzicht verliezen in de veelheid aan operationele of strategische marketingdata blijft groot.

Husky Marketing Planner en Office365 zijn zeer complementair. Husky centraliseert alle operationele en strategische marketing planning data zodat marketeers op elk moment overzicht en inzicht in projecten of campagnes hebben. Dankzij slimme koppelingen tussen Husky Marketing Planner en Office365 kunnen marketeers het beste uit beide werelden halen.

Outlook voor mails

Ben je marketeer? Tel dan eens de minuten op die je dagelijks spendeert aan het opzetten en beantwoorden van mails die rechtstreeks te maken hebben met het marketingproces. Je management wil informatie over campagnes, collega’s geven beknopte tot uitgebreide info door, sales wil de status van acties of campagnes weten, klanten polsen naar de voortgang van een campagne … Geen wonder dat je mailbox continu aangevuld wordt en je de ganse dag door bezig bent met het beantwoorden van mails. 

Mail overload is een gekend probleem binnen marketing en een drijfveer voor stress en burnout. Wie geleefd wordt door mailcommunicatie kan onmogelijk productief zijn als marketeer, laat staan de gewenste resultaten behalen. Toch blijven marketeers hardnekkig volhouden aan het gebruik van mail voor interne en externe discussies over marketingplanning, -acties en -campagnes. En wie in een stroom CC-mails terecht komt, mag werkcomfort, productiviteit en resultaten al helemaal vergeten.

Begrijp me niet verkeerd: mail is niet weg te denken in een marketingteam. Wie de mails analyseert, komt echter vroeg of laat tot de vaststelling dat ze misbruikt worden. Mails met korte boodschappen of vragen, met dan nog eens collega’s of klanten in CC, moet je gewoonweg niet gebruiken. Lange mails kan je beter ook vermijden, want mensen lezen geen e-mails, ze scannen ze. Gebruik mail dus alleen voor bondige boodschappen aan de juiste personen en vermijdt een kettingreactie aan mails.

Microsoft Teams voor interne chat

Chat programma’s als Slack of Microsoft Teams profileren zich nadrukkelijk als ‘samenwerkingsprogramma’s’. Dergelijk applicaties vind je tegenwoordig in allerlei geuren en kleuren. Chat software is helemaal ontworpen om communicatie met anderen te faciliteren. Ze laat je toe om zowel persoonlijke marketing chats te voeren als groepskanalen aan te maken rond een specifiek onderwerp, bijvoorbeeld een campagne of een klant. Marketeers kunnen bestanden uitwisselen, automatische herinneringen instellen ... Chatapplicaties zijn ook mobiel beschikbaar op Android en iOS. Verder is er een lange lijst van andere apps die te integreren zijn in het programma. Voorlopig alleen maar goed nieuws dus. Elke marketeer aan de chat?

Ik ben een voorstander van goed gebruik van chat binnen een marketingteam. Ik benadruk dus ‘goed gebruik’. Binnen ons team gebruiken we Slack om met elkaar te communiceren, echter pas nadat we duidelijk besproken hadden wat we nog via mail communiceren, waarvoor we chat software (Slack dus) gebruiken en welke communicatie in onze marketing planning software thuishoort. De grootste bonus van een chat programma binnen ons team is in elk geval een drastisch verminderd gebruik van mail voor interne communicatie, de stimulans om korte en bondige berichten te sturen en de mogelijkheid om data uit externe applicaties in een chatkanaal te laten inlopen. 

Een chat programma is wat mij betreft een perfecte oplossing voor marketingteams en marketing agencies die hun planning nog niet gedigitaliseerd hebben in een digitale marketing planner, waar de marketingplanning voor acties en campagnes dus nog in Excels zit en de communicatie rond deze planning hoofdzakelijk via mail verloopt. Zij moeten overwegen of de mailcommunicatie niet slimmer kan verlopen via een chatapplicatie. Marketeers die ondertussen de stap hebben gezet naar digitalisering van planning kunnen beter gebruik maken van de chatapplicatie in de marketingplanner. Waarom, dat lees je in de volgende paragraaf. 

Marketing Planning Software met geïntegreerde chat. Twee vliegen in één klap.

Gaan jouw marketing discussions en marketing chats met anderen voornamelijk over de lopende acties en campagnes? Dan confronteert het gebruik van een op zichzelf staande chat software je vrij snel met een belangrijk nadeel: de discussies gaan wel over de marketingplanning, maar ze staan er los van. Zo kan een gesprek over de inhoud en timing van bijvoorbeeld een blogartikel veel sneller en gemakkelijker over chat dan over mail verlopen. Maar je ziet de planning niet voor je neus staan wanneer het chatbericht binnenkomt. 

U leest het: ik ben een fan van chat binnen een marketingcontext. Maar wel op voorwaarde dat er duidelijke afspraken binnen het team zijn hoe men met elkaar communiceert op het chatplatform en hoe zich dat tegenover mailcommunicatie verhoudt. Wie dat voor elkaar heeft, wint aan efficiëntie en productiviteit dankzij een betere focus op taken en planning.

Tot slot wil ik nog een kort pleidooi houden voor het integreren van chat binnen een planningscontext. Al te vaak wordt een chatapplicatie als het hallelujah van team-communicatie gelanceerd, maar men beseft onvoldoende de impact van een nieuwe, op zichzelf staande, software-applicatie binnen het team. Wie veel niet-geïntegreerde tools in huis haalt, schiet zichzelf op termijn in de voet. Je versnippert de data en de communicatie over die data dermate dat het team vastloopt in een spinnenweb aan apps. Met het gevolg dat men uiteindelijk terugvalt op … mail en Excel. Dat is niet alleen zonde van de geïnvesteerde tijd en middelen, het voedt binnen een marketingteam ook weerstand tegenover toekomstige ideeën voor betere samenwerking.  

Pro’s en contra’s voor de verschillende manieren om discussies te delen met anderen