Goed takenbeheer of taken management is essentieel om de werking binnen een marketingteam gesmeerd te doen verlopen. In mijn jarenlange samenwerking met verschillende marketingteams binnen heel uiteenlopende sectoren is me altijd opgevallen hoe verschillende marketeers binnen een team aankijken tegen takenbeheer. Over de manier waarop de marketingplanning moet aangepakt worden is meestal wel consensus. Over de manier waarop marketeers hun taken beheren lopen de meningen echter behoorlijk uiteen. Hoog tijd om eens in te zoomen op welke marketingtaken er allemaal bestaan en hoe we best met die verschillende taken omgaan. Ik toon je ook hoe wij in ons marketingteam met taken management omgaan.
Heel wat taken binnen een marketingteam zijn terugkerend. Moet er wekelijks een blogbericht worden geschreven? Dat betekent bijvoorbeeld 5 taken voor 2 verschillende marketeers, waarbij de timing van de taken op voorhand vaststaat. Hetzelfde bij het opzetten van een webinar, het versturen van een e-nieuwsbrief, het uitgeven van een magazine, het organiseren van een event of het deelnemen aan een beurs. Steeds krijgt het team te maken met eenzelfde takenlijst die in een gelijkaardige sequentie en door dezelfde mensen dient te worden afgewerkt.
Template taken zorgen vaak voor druk in een marketingteam omdat marketeers afhankelijk zijn van elkaar. Zo kan een webmaster het blogbericht niet online plaatsen als de eindredactie niet is gebeurd of als de content marketeer de bijbehorende afbeeldingen nog niet heeft gekozen. Efficiënt beheer van template taken vereist dan ook een eenduidige visie en aanpak binnen het marketingteam. Hieronder toon ik hoe wij template taken binnen ons team behandelen.
“Zou je mij tegen vrijdag een overzicht kunnen bezorgen van …?” Elke marketeer krijgt dit type taak regelmatig op het bord. Bij dit soort taken heb je 2 keuzes: je doet het meteen zodat de taak niet moet ingepland worden, of je zet de taak in de takenplanning op de deadline. De eerste keuze is niet aangeraden omdat het je dagplanning overhoop haalt. Het beste is om de taak onmiddellijk in te plannen.
Laat ons even verder werken op het bovenstaande voorbeeld, waarbij een collega mij vraagt om uiterlijk vrijdag (de deadline) een overzicht van alle voorbije webinars te bezorgen. Omdat de taak te uitgebreid is om direct uit te voeren heb ik ze ingepland met deadline op vrijdag 3/9. Dat betekent echter niet dat ik deze taak persé op vrijdag (de dag van de deadline) moet uitvoeren. Zo kan ik beslissen om deze taak op woensdag uit te voeren, 2 dagen voor het verstrijken van de deadline. Een taak kan dus tweeledig zijn: ze heeft een deadline én een datum van uitvoering. Het is belangrijk binnen efficiënt taken management dat je deze 2 taken functies vlot kunt beheren.
Marketingtaken zijn vaak gelinkt aan de marketing-, communicatie- of campagneplanning. Aan het bevestigen van affiche materiaal in een winkelpunt (een moment in de campagneplanning) wil je misschien een bepaalde check of controle als taak toevoegen. Of leidt de opstart van een bepaalde campagne tot een ingeving voor een taak die je niet mag vergeten. Dan is het best om die taak zo dicht mogelijk bij de marketing-, communicatie- of campagneplanning te houden.
In de praktijk zie ik dat het bovenstaande voorbeeld vaak als ‘subtaken’ wordt toegevoegd binnen een algemene takenplanning. De meeste project management systemen hebben immers geen onderscheid tussen een tijdslijn planning voor communicatie en de takenplanning. Alles wordt dan als een taak in de planning ingevoerd. Zo werkt Trello bijvoorbeeld met bordjes, waarbij een bord voor zowel een taak als een communicatiemoment kan staan. Ook populaire takenplanners als Asana hebben dezelfde filosofie. Wij vinden dit echter onhandig en niet efficiënt. Een tijdslijn met communicatieacties hoort alleen communicatiemomenten te tonen, geen taken. En een takenplanning bevat taken, geen communicatiemomenten. Je verliest overzicht en inzicht wanneer je beide planningen door elkaar gebruikt, leert onze ervaring. Marketingplanningen in Excel zijn een goed voorbeeld van deze problematiek. Omdat marketingmomenten (bv. blogbericht online op 6/9) en marketingtaken (bv. blogbericht schrijven op 4/9) in één en dezelfde planning staan krijg je een overload aan informatie, met gebrekkig overzicht als gevolg.
Voorheen in dit artikel gaf ik het voorbeeld van template taken. Heel wat taken in een template hangen aan elkaar vast of dienen in cascade (in een vlotte opeenvolging) te gebeuren. Zo kan een drukker niet beginnen als de drukklare PDF niet werd aangeleverd. Of zal een advertising marketeer de advertentie voor een webinar niet kunnen lanceren wanneer het webinar niet op de website staat. Vaak confronteren klanten (marketingteams) ons met de uitdrukkelijke vraag om taken aan elkaar vast te kunnen klikken. Schuift de voorgaande taak met 2 dagen vooruit, dan zullen alle volgende taken ook naar voor schuiven. In onderstaande afbeelding zie je het voorbeeld van een takenplanning in een inhouse grafische studio van een marketingteam in de retailsector.
Bij deze vorm van taakbeheer heb ik een belangrijke bemerking. Hoewel het vaak wordt gevraagd binnen marketingteams, ken ik geen enkele praktijksituatie waar het succesvol wordt gebruikt voor efficiënt takenbeheer binnen het marketingteam. Website ontwikkelaars, product managers, grafische studio’s of reclamebureaus gebruiken het wel vaker in hun planningsystemen. Marketingteams uit onze ervaring die er mee aan de slag gingen zijn er allemaal mee gestopt. Reden: het ‘automatisch’ verschuiven van taken bij collega’s omdat één marketeer één dag later zal opleveren is niet altijd een goed idee. Zo vindt een content marketeer het niet leuk dat zijn/haar planning beweegt op basis van de takenplanning van collega’s. Men wil liever de deadline van de taak laat staan en bij de collega gaan aankloppen wanneer informatie, documentatie of actie ontbreekt.
Elke marketeer herkent het wel: af en toe krijg je een inval voor een taak. Dat hoeft niet persé tijdens de werkdag te zijn. Het kan je overkomen tijdens het winkelen, in de wagen of in de wachtzaal bij de tandarts. Dan is het belangrijk om die taak zo snel mogelijk in te plannen zodat ze niet blijft spoken in je hoofd. De beste oplossing is om ze toe te voegen aan je takenlijst en er een deadline aan te voegen.
Goed georganiseerde marketingteams houden op een regelmatige en consistente manier marketing meetings waarin ze de voortgang van de planning bespreken met elkaar. Een veel voorkomende vraag is dan “Wat gebruiken we als leidraad voor de marketing meeting?”: een takenlijst, de communicatieplanning of een aparte meeting agenda? Ik geef toe: wij hebben zelf lange tijd geworsteld met het organiseren van efficiënte marketing meetings. Recent schreef ik er dit artikel over. Nu hebben we dé oplossing te pakken. Op het scherm staat de marketingplanning, die overlopen we van boven naar beneden. Daarnaast hebben we een selectie uit de takenlijst bij de hand, waarin te bespreken agendapunten staan gemarkeerd met de status MEETING. Dit systeem werkt prima. Elke marketeer vult in zijn/haar takenlijst de te bespreken punten of taken voor de marketing meeting op, zodat we op maandagnamiddag altijd een up-to-date meeting agenda hebben.
Tot slot zijn er nog die taken die ooit eens moeten uitgevoerd worden, als de tijd rijp is of als we er de tijd voor krijgen. Het is aangeraden om ook die taken toe te voegen aan je takenlijst, evenwel zonder deadline. Ze komen in de takenlijst dan helemaal onderaan te staan zodat ze niet in de weg staan van de taken met deadlines. Ben je op een bepaald moment door je geplande taken heen? Ben je van plan om taken zonder deadlines eens aan te pakken of in te plannen? Dan grijp je terug naar dit deel van de takenlijst.
In onze marketingplanner kunnen taken zonder deadline met één muisklik worden geselecteerd of gefilterd uit de uitgebreide takenlijst. Als marketing team leader is het voor mij ook een pluspunt dat ik bij de collega’s kan zien hoeveel ‘losse eindjes’ ze nog in het planning hebben steken.
Een dag uit het leven van een marketeer is vergelijkbaar met een jongleur die op verschillende stokjes gekleurde bordjes omhoog tracht te houden. Blogberichten schrijven, events voorbereiden, website updaten, advertenties inplannen, social media posts plaatsen, meetings opzetten … Het zijn maar enkele van de tientallen verschillende taken die een marketeer op een dag de revue ziet passeren. Marketeers zijn dan ook meesters in het multitasken en kunnen een veelheid aan uiteenlopende taken op een dag aan.
Net die veelzijdigheid maakt het beroep zo aantrekkelijk, want geen dag ziet er uit als een andere. Maar … een overdaad aan ad hoc werken zonder een basis qua takenplanning drijft elke marketeer vroeg of laat richting burn-out. Vooral in marketingteams of -agencies waar taken verdeeld worden over verschillende marketeers is de nood aan professioneel (lees: gedeeld) takenmanagement hoog. Maar hoe deel je taken met anderen? En welke tools kunnen daarbij helpen?
Als je werkt aan een klein project, als freelancer of in een marketingteam met weinig medewerkers, kan Outlook een goede keuze zijn voor taakbeheer. Het maakt deel uit van de standaard kantoorsoftware die elke marketeer ter beschikking heeft en is een courant gebruikte tool doorheen de dag. Je kunt vlot taken aanmaken of toewijzen aan anderen, herinneringen en vervaldatums instellen of eenvoudig de tijd bijhouden. Echter: zodra het team groter en de projecten uitdagender worden is Outlook snel geen optie meer, wegens té geïsoleerd binnen de globale planningscontext. Het is immers heel moeilijk om als marketing team leader in één oogopslag of met één muisklik een overzicht te krijgen over de taken binnen het team.
“Waarom plaatsen we de taken niet onmiddellijk in de spreadsheet waarin onze communicatieplannen zijn opgemaakt?” is een logische en wellicht veelgestelde vraag in marketingafdelingen. Logisch omdat je zo twee vliegen in één klap slaat: de communicatieplanning (bv. nieuwsbrief op 13 oktober) wordt gecombineerd met alle taken die ervoor moeten zorgen dat de nieuwsbrief wel degelijk op 13 oktober wordt verstuurd. Dergelijke taken- en communicatieplanningen vind je in overvloed, in welke marketingafdeling ook, waar ook ter wereld.
Helaas: het is geen perfecte oplossing voor uitdagende projecten of campagnes. Reden: de spreadsheet wordt al snel onleesbaar (wegens te veel informatie) en krijgt de allure van een kleurboek als elke marketeer zijn of haar accenten legt. Bovendien worden spreadsheets door marketeers grondig misbruikt, want het zijn digitale rekenbladen om cijfermatige analyses uit te voeren, niet om taken te beheren. Tot slot: taken in een spreadsheet hangen dan misschien wel vast aan een communicatieplanning voor een bepaalde collega of departement, maar de kans is groot dat een andere collega of afdeling betrokken is bij de taak of het project. Dan heb je dubbel taakbeheer in twee verschillende spreadsheets.
Specifieke takenplanning apps als Wunderlist of Trello zijn krachtige, strak vormgegeven en gebruiksvriendelijke productiviteitstools om taakbeheer met meerderen op te zetten. Zelfs in de gratis versies kan je er onbeperkt taken delegeren en bestanden uploaden. Ze beantwoorden ook aan veel voorkomende eisen bij marketeers: lijstitems, subtaken, herinneringen … zijn allemaal mogelijk. Trello laat je zelfs taken slepen, neerzetten of inkleuren, wat in veel andere takentools niet mogelijk is. De tool laat je zelfs toe om een takenlijst te visualiseren in een kalenderweergave. Geen wonder dat marketeers die worstelen met Outlook of die hun planning maken in Excel, takenlijst apps aanzien als dé redding.
Toch ga ik ook hier even op de rem staan. Bij heel wat klantprojecten die we met Husky opstarten, zijn problemen met takenapps het startpunt om een betere oplossing te zoeken. Vooral Trello is een veelgebruikte tool binnen marketingteams. Waar ze na een tijdje tegenaan lopen is de té sterke focus op takenplanning. Nu hoor ik u denken: wat is het probleem, dat was toch de bedoeling? Ik bedoel dat er zoveel aandacht gaat naar taken opzetten en beheren in één tool dat takenplanning snel geïsoleerd raakt van de andere planningen. In Wunderlist of Trello kan je immers geen communicatietijdslijn opzetten of budgetten beheren, twee veelvoorkomende planningen in marketing. Met andere woorden: takenlijst apps stimuleren ad hoc werken, wat een gevaar is voor marketeers die steeds het grotere planningsgeheel nodig hebben om goed te werken.
We zijn bij de laatste oplossing voor taakbeheer binnen een marketingcontext aangekomen. Die schuilt in de hoek van de Marketing Project Management tools. Die zijn helemaal gebouwd rond de werklogica van marketeers en marketingteams. Taakbeheer is binnen dergelijke tools een van de modules, maar nog belangrijker is het feit dat de taakmodule volledig geïntegreerd is met de andere modules (zoals communicatie, budget, resultaten, notities, strategie …). Werken met dergelijke tools binnen een marketingcontext sluit dus het risico op ad hoc werken quasi volledig uit. Je hopt van taken naar communicatie, van inzicht in taken naar overzicht op de volledige planning en je combineert operationele takenplanning met strategische marketingplanning.
'Timeblocking' is een beproefde methode om productiever te werken. Sommigen gebruiken het ook voor een goede balans tussen privé en werk. Ze voorzien bijvoorbeeld sportmomenten, of geven aan in hun kalender dat ze die dag zeker op tijd moeten vertrekken.
Met de nieuwe kalender-weergave van je Husky-taken kan je tijd blokkeren in je weekkalender om alles afgewerkt te krijgen.
De weergave van je weekkalender komt vast heel vertrouwd over. Bovenaan iedere dagkolom zie je hoeveel taken die dag afgewerkt moeten zijn.
Links vind je alle in te plannen taken en rechts je weekschema. Sleep een taak van links naar rechts op het juiste tijdstip en vergroot of verklein indien nodig de tijdsduur.
Filter de taken volgens deadline, zoek op de naam van de taak of de context, of verkort de lijst met in te plannen taken door eerst naar het relevante project te navigeren. Na het aanklikken van een taak zie je in de sidebar welke tijdsblokken je voorzien hebt om aan de taak te werken.
Betekent dit dat je alle taken moet inplannen? Dat is wellicht van het goede te veel. Misschien heb je wel taken die je sneller afvinkt dan dat je ze aan je agenda toevoegt.
Vooral taken waar je enkele uren mee zoet zal zijn, zet je best in je agenda. Op die manier kunnen collega’s ook zien waar jouw focus op ligt voor die dag. En hoe druk je het wel hebt …
Je kan ook nieuwe taken aanmaken en meteen inplannen door op het gewenste tijdstip te klikken. Je blokkeert er niet alleen je agenda mee, je houdt zo ook goed bij wanneer je aan welk project gewerkt hebt.
Husky werkt voor je takenplanning naadloos samen met je Outlook- en (voortaan ook) je Google Agenda. Blokkeer je tijd in Husky voor je taken, dan wordt dit meteen zichtbaar in je persoonlijke kalender. Is er een meeting of vrije dag ingepland in Outlook/Google? Dan zal je in Husky zien dat je dan best geen taken inplant. En als je werkkalender ook gesynchroniseerd wordt met je smartphone zie je daar de Husky-tijdsblokken ook meteen staan.
Trap niet in de val je agenda voor weken ver vol te proppen met tijdsblokken. De kans is immers groot dat er iets gebeurt dat je planning overhoop gooit. Of dat je meer tijd bleek nodig te hebben dan voorzien.
Hoe meer je moet veranderen aan je planning, hoe meer tijd je stopt in het plannen in plaats van in het werken aan je taken. Dat moet je vermijden. Een goede planning helpt je om meer gedaan te krijgen. Microplanning of een wurgende planning daarentegen belemmert je om vlot je taken af te werken.
Gouden tip: probeer niet verder dan een week je taken in te plannen. Laat ook bewust ruimte vrij waarin je niet wil plannen.
Wil je een bepaalde tijdspanne beschermen, plaats dan in je Outlook- of Google-kalender een (terugkerende) afspraak die die ruimte voor jezelf én je collega’s bewaakt.
Nieuw: takenlijsten besparen tijd
Wie gestructureerd werkt, krijgt meer gedaan op een dag. Structuur en Husky gaan hand in hand door marketingland en daarom is het voortaan mogelijk om templates voor takenlijsten te gebruiken.
In ons Helpcentrum komt de werking van de Takenlijsten uitgebreid aan bod, maar de belangrijkste zaken in verband met de takenlijsten belicht ik hier graag.
Een taak is iets wat iemand moet doen. Simpel.
Een takenlijst is een lijst met taken. Spreekt voor zich.
Een template van een takenlijst is een herbruikbare lijst met taken. Duidelijk.
Overal waar je een enkele taak kan toevoegen, kan je ook een volledige takenlijst toevoegen. Handig.
Einde van de les!
De template laat toe om er ook wat slimmigheid in te stoppen:
Net zoals het aanmaken en beheren van Tags voorbehouden is aan de Administrator en de Beheerders van je account, is ook het aanmaken en beheren van Templates enkel voor hen mogelijk. Lees meer over gebruikersrollen.
De lijst voorbeelden hieronder is geenszins volledig, maar het kan je aan het denken zetten over wanneer en waar je telkens dezelfde taken wil gebruiken.
Zodra je er één aangemaakt hebt, is het eenvoudig om die te dupliceren voor gelijkaardige takenlijsten.
Probeer het uit. Heb je vragen of suggesties? Aarzel niet om ons te contacteren.
De aanbevolen manier om Husky snel en professioneel te ontdekken.
Demo door een marketeer met ervaring in marketingplanning. Na de demo richten we Husky op maat in voor je proefperiode.
Ideaal om na een demo aan de slag te gaan met jouw marketingplanning.
Voorgaande demo is niet verplicht, maar wel aangewezen.
Proefperiode duurt 14 dagen, alle functies zijn beschikbaar.
Geen automatische verlenging of abonnement, proefperiode is 100% vrijblijvend en stopt automatisch.
