Marketing Project Management

Peter Desmyttere
11 May 2023
⏱ 9 min.  leestijd

Professioneel marketing project management wordt een steeds grotere uitdaging binnen marketingteams en marketingafdelingen. De ad hoc organisatie van de gemiddelde marketeer is op vandaag immers niet meer afgestemd op de complexe marketingomgeving en de steeds groter wordende druk van bovenaf in de organisatie. In dit artikel leer je wat Marketing Project Management is, waarin Husky verschilt van Trello en Asana en krijg je 10 voordelen van professioneel Marketing Project Management in je marketingteam.

De eerste: marketing is multimedialer dan ooit, zodat marketingcommunicatie door meer verschillende marketeers wordt behandeld. De tweede: de marketingorganisatie is digitaler dan ooit, zodat het risico bestaat dat het team vastloopt in een moeras van digitale tools. De derde: marketingteams werken meer agile dan ooit, zodat druk komt te staan op interne communicatie en rapportering aan het management. Marketing Project Management als ultieme redmiddel beschouwen is overdreven, maar zonder blijft het marketingteam vast en zeker aanlopen tegen een gebrek aan overzicht en inzicht, tegen een manke interne communicatie en tegen een onvolledige rapportering naar het management.

Wat is Marketing Project Management?

Marketing Project Management is de verzamelnaam voor het volledige beheer van marketingprojecten. Denk hierbij aan content marketingprojecten (bv. Website of sociale media), aan eventmarketingprojecten (bv. Seminars of beursdeelnames) of aan advertising projecten (bv. Mediacampagnes). Die projecten moeten van a naar z worden gebracht door meerdere marketeers en eventuele externe stakeholders (bv. Marketingbureaus). Het projectbeheer bestaat dan uit een tijdsplanning (wat moet wanneer gebeuren en door wie), door een takenplanning (wie moet wat uitvoeren tegen wanneer) en een budgetplanning (wat zijn de budgetten en kosten van de verschillende projectonderdelen?). Hierrond ontstaat ook nog een boeiend ecosysteem van mails, discussies, meetings, briefings, notities, goedkeuringen, analyses, … die allemaal effect hebben op de kwaliteit van het bewuste marketing project management.

Marketing Project Management integreren binnen een marketingteam gaat niet zonder slag of stoot. Marketeers moeten overtuigd worden dat hun ‘individuele’ manier van werken best evolueert naar ‘gezamenlijke’ manier van werken, er dienen sluitende processen te worden opgezet én er dienen digitale tools opgezet en geïntegreerd te worden. Maar de voordelen van efficiënt Marketing Project Management zijn enorm.

Tools voor de Marketing Project Manager: Trello, Asana of ... Husky

Kaarten troef bij Trello

Trello heeft een unieke benadering om met projecten om te gaan. In de Trello-wereld heb je kaarten die in lijsten zitten, die tot borden behoren. Daarmee moet je het doen. Je versleept kaarten van de ene lijst naar de andere, of naar een ander bord. Projecten kunnen dan ook zowel kaarten, lijsten als borden zijn. Taken zijn kaarten of items binnen checklijsten binnen kaarten. (Even laten bezinken …). Trello ziet zichzelf dan ook niet als een project management systeem, maar als een “visuele manier om informatie te organiseren”. Net als Husky willen ze komaf maken met een onhandelbare overvloed aan (interne) e-mail-communicatie, verouderde spreadsheets of overladen managementsoftware. Het grote verschil tussen Trello en Husky is dat Trello een generiek systeem is om allerlei soorten informatie te organiseren. Husky daarentegen is een project management tool op maat van marketeers en marketing teams. Net die functionaliteiten zijn eraan toegevoegd om het dagelijks werk van marketeers te vereenvoudigen. Niets meer, maar zeker ook niets minder.

Met Trello kan je projecten en taken beheren, maar dat is het dan ook. Het is onmogelijk om er een campagneplanning in te krijgen. Met de kalender-power-up (power-ups zijn extensies die de functionaliteit van Trello uitbreiden) is het weliswaar mogelijk om deadlines van kaarten in een kalender-weergave te tonen, maar meerdaagse campagnes krijg je er niet in. Zeker niet als je ook nog eens taken aan campagnes wil hangen. Husky leunt dichter aan bij de leefwereld van marketeers door in de interface verder te bouwen op de gekende spreadsheets en lijsten. Je voelt je er al snel thuis. Werken met kaarten zoals in Trello vergt een grote aanpassing en zeker bij lijsten die heel veel kaarten bevatten — en wie heeft geen karrenvracht aan openstaande taken? — verlies je al snel het overzicht.

Trello is volledig self service. Zoek het zelf maar uit. Heb je tijdens het gebruik van Husky hulp nodig, dan is hulp nooit veraf. Voor bedrijfssoftware is dat een hele geruststelling. Je krijgt snel antwoord via online chat door iemand die zowel de applicatie binnenstebuiten kent, alsook de klappen van de ‘marketing management’-zweep. Indien nodig kan een workshop opgezet worden om niet alleen de tool te leren gebruiken, maar ook om mee te denken over het structureren van marketingprojecten.

Asana beperkt zich tot projecten en taken

Soms horen we in gesprekken met (toekomstige) klanten wel eens dat Asana niet voldoet aan de eisen van een marketingteam. Deze week nog gehoord op een marketingcongres: “We hebben Asana al eens geprobeerd, maar dat was het toch niet voor ons. We zijn teruggevallen op onze oude werkwijze met onze Excel-bestanden.” Dat was voor onze demo van Husky ;) Om marketingprojecten te beheren ontdek je bij Asana inderdaad al snel het ontbreken van functionaliteiten die je normaal gezien enkel met Excel-bestanden kan oplossen. Met alle tekortkomingen vandien. Hierboven maakten we de vergelijking tussen Husky en de vaak gebruikte PM-tool Trello. De belangrijkste verschillen gelden ook hier: Asana is niet specifiek voor marketeers en mist dus een aantal essentiële onderdelen. Bovendien is het een pure SaaS-tool zodat je niet moet rekenen op ondersteuning van lokale mensen met relevante ervaring in de marketingsector.

Asana is een project management tool die zich beperkt tot het beheer van projecten en taken. Wat ontbreekt er dan, of zit er niet goed. Concreet komt het erop neer dat Husky toelaat om meerdere campagnes in één project te zetten en dat je ook wil weten of tonen hoe lang een campagne loopt. Bijvoorbeeld voor het inplannen van advertenties is dat zeer interessant. In één oogopslag zie je wanneer welke advertenties ingepland zijn.

In Asana bepaalt de deadline van het project de startdatum van de campagne. Je krijgt met andere woorden geen overzicht van alle lopende campagnes. Asana helpt je enkel om de campagne te lanceren. Niet om een campagneplanning op te stellen of te rapporteren naar anderen wanneer welke campagnes lopen. Of wanneer een campagne voorbij is en dus het moment komt om die te evalueren en eventueel opnieuw te activeren. Hoe wij dat opgelost hebben? Campagnes en projecten zijn twee aparte zaken, maar hangen wel aan elkaar.

Asana is een goede tool voor het beheren van taken met je team. Maar … wil je een stap verder zetten en ook je campagneplanning, je budget en je resultaten in een geïntegreerd systeem beheren, dat bovendien ook nog lokaal ondersteund wordt door marketingexperts? Evalueer dan zeker Husky.

Zoek je een gratis tool om een beperkt aantal taken en projecten te beheren — en alleen maar dat — dan zal je in Trello of Asana een leuke tool vinden. Voel je echter de nood om als marketingteam een stap verder te zetten en niet alleen taken te beheren, maar ook een communicatieplanning, campagneplanning en budgetplanning nodig? Dan moet je beslist Husky uitproberen.

10 voordelen van Marketing Project Management

#1. Meer controle en overzicht

In een recent onderzoek werd ‘gebrek aan inzicht en overzicht’ als de grootste struikelblok ervaren bij de ondervraagde marketeers. Marketingdata die verspreid zit over tientallen individuele Excel-, Word- of Powerpoint-documenten, servers en mails is hierbij de grootste boosdoener. Marketing Project Management tools en processen die alle strategische en operationele data overzichtelijk bundelen maken daar komaf mee. Het werkt ‘goede’ controle in de hand, wat niet alleen voor controlefreaks een zegen is.

#2.  Meer rust in het hoofd

Marketeers krijgen zoveel prikkels op zich afgevuurd dat het een huzarenstuk wordt om de rust in het hoofd te bewaren. Marketing Project Management tool biedt de mogelijkheid om prioritaire projecten en taken te onderscheiden van de minder dringende. En ze schotelt je elke dag een afgelijnd lijstje met to do’s en taken voor. Afvinken maar. No stress.   

#3. Meer rendement

Het is dus druk-druk-druk bij de meeste marketeers. Maar halen ze wel het volle rendement uit de gepresteerde uren? Wordt er niet immens veel tijd verloren door een gebrekkige planning en organisatie? Marketing Project Management tools en processen maken daar komaf mee want ze brengen projecten, taken en een kalender met communicatie-acties tot één overzichtelijk geheel samen. En dat geeft rust. Zodat je niet langer achter de feiten aanholt, maar zelf sturing neemt over je rendement.

#4. Meer strategie

Wat is onze social media strategie? Met welke strategie gaan we de pers benaderen? Wat is onze prijsstrategie voor het najaar? Ik wed dat de gemiddelde marketeer in zweten uitbarst als het management één van deze strategische vragen stelt. Straffe marketeers zijn meer dan werkmieren. Integendeel. Het zijn verstandige vooruitdenkers die de lijnen voor morgen uitzetten en neerschrijven. Marketing Project Management tool brengt deze strategische info met een paar muisklikken netjes in kaart.

#5. Meer proactiviteit

Wie een dag rondloopt op de gemiddelde marketingafdeling weet het wel: marketeers zijn kampioenen in brandjes blussen. Het ene piekmoment wisselt de andere deadline met nog een andere oplevering af. Niets is minder frustrerend dan continu achter de feiten aan te moeten hollen. Neem een beursdeelname als voorbeeld. Zodra de beursdatum nadert gaat de koorts en de stress bij marketing met een ruk de hoogte in en worden in een hels tempo dringende taken en deadlines afgevinkt. Dankzij Marketing Project Management werkt het anders. Die zorgt er via project-, taak en campagneplanning voor dat er niet reactief maar proactief kan gewerkt worden en dat marketing management voorspelbaar wordt.

#6. Betere marketing meetings

Marketing meetings zijn vaak tijdrovend en inefficiënt. Waarom? Omdat er geen meetingagenda is. Dat betekent dat de deelnemers onvoorbereid aan tafel komen en stimuleert dat na de meeting iedereen weer in zijn eigen organisatiecocon kruipt. Niet zo wanneer er duidelijke Marketing Project Management processen zijn. Die zetten de agenda netjes klaar in het systeem, zorgen voor onmiddellijke verslaggeving en schotelen iedereen nadien de juiste taken toe.

#7. Meer communicatie onder collega’s

Slechte communicatie tussen marketingcollega's zorgt voor tijdverlies en frustratie. Wie is waarvoor verantwoordelijk en wie werkt welke taak af? Wat was de deadline en wat hadden we afgesproken op de laatste meeting? Enkele kliks verder heb je het antwoord, op voorwaarde dat de data niet in de hoofden van mensen zit maar in een Marketing Project Management tool. Die zorgt ervoor dat heel wat communicatieproblemen al opgelost zijn nog voor ze zich stellen.

#8. Meetbaarder marketing

Echte marketeers werken naar messcherpe doelstellingen toe. Dat betekent dat je een systeem nodig hebt om doelstellingen te formuleren. Maar ook om ze te meten! Wat baten KPI's (Key Performance Indicators) of meetpunten nu eenmaal als niemand ze kan meten? Marketing Project Management tools en processen maken kant-en-klaar marketingrapporten mogelijk die je vertellen hoe de marketinginspanningen zich vertalen in resultaten. Zodat je (eindejaars)bonus tastbaar wordt … maar ook dat de motivering om niet-rendabele projecten te stoppen of rendabele projecten te verlengen met cijfers onderbouwd wordt.

#9. Betere budgettering

Weet jij als marketeer op gelijk welk moment in het jaar hoever je marketingbudget geslonken is? Naar welke acties de kosten zijn gegaan? Welke acties over of onder budget zijn gebleven? Als je het antwoord schuldig blijft heb je dringend nood aan een gezamenlijke budgettering over het ganse team heen, snel beschikbaar in een digitaal systeem dat je altijd en overal vertelt wat je budget is en hoe dat budget evolueert doorheen het jaar.

#10. Betere rapportering

Wedden dat heel wat CMO’s of CEO’s zich bij hun marketeers afvragen “Wat steekt die godganse dagen uit?”? Of omgekeerd: zo ken ik heel wat marketeers die gefrustreerd zijn omdat ze binnen een bedrijf niet de aandacht en appreciatie krijgen die ze verdienen. Logisch: ze zouden beter werk maken van een duidelijke en regelmatige rapportering van realisaties, ambities, doelstellingen en resultaten aan het (top)management. Wacht niet tot je manager om data of cijfers vraagt. Zet ze klaar, up-to-date. In een Marketing Project Management tool als Husky.

Zo. Kon ik je overtuigen van de waarde van Marketing Project Management in de marketingafdeling? Ik besef dat het tijd en effort kost om de werkwijze als individuele marketeer of binnen een marketingteam te veranderen. Dat het engagement en discipline vraagt om Marketing Project Management processen en tools te voeden. Maar de bonus is enorm: een gestroomlijnde organisatie waar hard maar procesmatig gewerkt wordt en waar het werk beloond en geapprecieerd wordt.

Persoonlijke demo

De aanbevolen manier om Husky snel en professioneel te ontdekken.

Demo door een marketeer met ervaring in marketingplanning. Na de demo richten we Husky op maat in voor je proefperiode.

Peter Desmyttere

Boek nu

Gratis proefperiode

Ideaal om na een demo aan de slag te gaan met jouw marketingplanning.

Voorgaande demo is niet verplicht, maar wel aangewezen.

Proefperiode duurt 14 dagen, alle functies zijn beschikbaar.

Geen automatische verlenging of abonnement, proefperiode is 100% vrijblijvend en stopt automatisch.

Start gratis proefperiode