Marketing Project Management. 10 voordelen.

Peter Desmyttere
18 februari 2021
⏱ 6 min.  leestijd

Professioneel marketing project management wordt een steeds grotere uitdaging binnen marketingteams en marketingafdelingen. De ad hoc organisatie van de gemiddelde marketeer is op vandaag immers niet meer afgestemd op de complexe marketingomgeving en de steeds groter wordende druk van bovenaf in de organisatie. Ik zie 3 grote drijfveren voor marketing project management.

De eerste: marketing is multimedialer dan ooit, zodat marketingcommunicatie door meer verschillende marketeers wordt behandeld. De tweede: de marketingorganisatie is digitaler dan ooit, zodat het risico bestaat dat het team vastloopt in een moeras van digitale tools. De derde: marketingteams werken meer agile dan ooit, zodat druk komt te staan op interne communicatie en rapportering aan het management. Marketing Project Management als ultieme redmiddel beschouwen is overdreven, maar zonder blijft het marketingteam vast en zeker aanlopen tegen een gebrek aan overzicht en inzicht, tegen een manke interne communicatie en tegen een onvolledige rapportering naar het management.

Wat is Marketing Project Management?

Marketing Project Management is de verzamelnaam voor het volledige beheer van marketingprojecten. Denk hierbij aan content marketingprojecten (bv. Website of sociale media), aan eventmarketingprojecten (bv. Seminars of beursdeelnames) of aan advertising projecten (bv. Mediacampagnes). Die projecten moeten van a naar z worden gebracht door meerdere marketeers en eventuele externe stakeholders (bv. Marketingbureaus). Het projectbeheer bestaat dan uit een tijdsplanning (wat moet wanneer gebeuren en door wie), door een takenplanning (wie moet wat uitvoeren tegen wanneer) en een budgetplanning (wat zijn de budgetten en kosten van de verschillende projectonderdelen?). Hierrond ontstaat ook nog een boeiend ecosysteem van mails, discussies, meetings, briefings, notities, goedkeuringen, analyses, … die allemaal effect hebben op de kwaliteit van het bewuste marketing project management.

Het is altijd druk-druk-druk in marketingteams

Vraag eens ‘Hoe is het op het werk?’ aan 10 marketeers. Het meest gegeven antwoord: “Goed, maar druk”. Waarbij de ‘maar’ verraadt dat het in feite niet zo goed gaat. Zeg eens: waarom gaan we er altijd van uit dat verdrinken in het werk ‘part of the job’ is voor marketeers? Een niet te vermijden lotsbestemming. Alsof druk bezig zijn betekent dat je binnen het bedrijf de juiste signalen uitzendt en je qua status prima zit. Druk-druk-druk als statussymbool dus.

Mijn raad: werk hard en veel, maar doe het slim en met plezier. De waarheid ligt dus - zoals altijd - wel ergens in het midden. Efficiënt Marketing Project Management garandeert dat je veel projecten kunt verzetten op een efficiënte manier. Hiervoor zijn 3 componenten van bijzonder belang:

  • De wil binnen het team om anders (lees: beter en slimmer) te gaan werken
  • Afspraken en processen waaraan iedereen zich houdt
  • Digitale tools om je projecten efficiënt te beheren (lees ook mijn artikel ‘Steeds meer digitale tools voor marketeers’)

Je leest het: Marketing Project Management integreren binnen een marketingteam gaat niet zonder slag of stoot. Marketeers moeten overtuigd worden dat hun ‘individuele’ manier van werken best evolueert naar ‘gezamenlijke’ manier van werken, er dienen sluitende processen te worden opgezet én er dienen digitale tools opgezet en geïntegreerd te worden. Maar de voordelen van efficiënt Marketing Project Management zijn enorm. Hieronder lees je 10 goede redenen om als marketeer of marketingteam de stap te zetten naar het professionelen of optimaliseren van de manier waarop je de diverse marketingprojecten beheert.

10 voordelen van Marketing Project Management

#1. Meer controle en overzicht

In een recent onderzoek werd ‘gebrek aan inzicht en overzicht’ als de grootste struikelblok ervaren bij de ondervraagde marketeers. Marketingdata die verspreid zit over tientallen individuele Excel-, Word- of Powerpoint-documenten, servers en mails is hierbij de grootste boosdoener. Marketing Project Management tools en processen die alle strategische en operationele data overzichtelijk bundelen maken daar komaf mee. Het werkt ‘goede’ controle in de hand, wat niet alleen voor controlefreaks een zegen is.

#2.  Meer rust in het hoofd

Marketeers krijgen zoveel prikkels op zich afgevuurd dat het een huzarenstuk wordt om de rust in het hoofd te bewaren. Marketing Project Management tool biedt de mogelijkheid om prioritaire projecten en taken te onderscheiden van de minder dringende. En ze schotelt je elke dag een afgelijnd lijstje met to do’s en taken voor. Afvinken maar. No stress.   

#3. Meer rendement

Het is dus druk-druk-druk bij de meeste marketeers. Maar halen ze wel het volle rendement uit de gepresteerde uren? Wordt er niet immens veel tijd verloren door een gebrekkige planning en organisatie? Marketing Project Management tools en processen maken daar komaf mee want ze brengen projecten, taken en een kalender met communicatie-acties tot één overzichtelijk geheel samen. En dat geeft rust. Zodat je niet langer achter de feiten aanholt, maar zelf sturing neemt over je rendement.

#4. Meer strategie

Wat is onze social media strategie? Met welke strategie gaan we de pers benaderen? Wat is onze prijsstrategie voor het najaar? Ik wed dat de gemiddelde marketeer in zweten uitbarst als het management één van deze strategische vragen stelt. Straffe marketeers zijn meer dan werkmieren. Integendeel. Het zijn verstandige vooruitdenkers die de lijnen voor morgen uitzetten en neerschrijven. Marketing Project Management tool brengt deze strategische info met een paar muisklikken netjes in kaart.

#5. Meer proactiviteit

Wie een dag rondloopt op de gemiddelde marketingafdeling weet het wel: marketeers zijn kampioenen in brandjes blussen. Het ene piekmoment wisselt de andere deadline met nog een andere oplevering af. Niets is minder frustrerend dan continu achter de feiten aan te moeten hollen. Neem een beursdeelname als voorbeeld. Zodra de beursdatum nadert gaat de koorts en de stress bij marketing met een ruk de hoogte in en worden in een hels tempo dringende taken en deadlines afgevinkt. Dankzij Marketing Project Management werkt het anders. Die zorgt er via project-, taak en campagneplanning voor dat er niet reactief maar proactief kan gewerkt worden en dat marketing management voorspelbaar wordt.

#6. Betere marketing meetings

Marketing meetings zijn vaak tijdrovend en inefficiënt. Waarom? Omdat er geen meetingagenda is. Dat betekent dat de deelnemers onvoorbereid aan tafel komen en stimuleert dat na de meeting iedereen weer in zijn eigen organisatiecocon kruipt. Niet zo wanneer er duidelijke Marketing Project Management processen zijn. Die zetten de agenda netjes klaar in het systeem, zorgen voor onmiddellijke verslaggeving en schotelen iedereen nadien de juiste taken toe.

#7. Meer communicatie onder collega’s

Slechte communicatie tussen marketingcollega's zorgt voor tijdverlies en frustratie. Wie is waarvoor verantwoordelijk en wie werkt welke taak af? Wat was de deadline en wat hadden we afgesproken op de laatste meeting? Enkele kliks verder heb je het antwoord, op voorwaarde dat de data niet in de hoofden van mensen zit maar in een Marketing Project Management tool. Die zorgt ervoor dat heel wat communicatieproblemen al opgelost zijn nog voor ze zich stellen.

#8. Meetbaarder marketing

Echte marketeers werken naar messcherpe doelstellingen toe. Dat betekent dat je een systeem nodig hebt om doelstellingen te formuleren. Maar ook om ze te meten! Wat baten KPI's (Key Performance Indicators) of meetpunten nu eenmaal als niemand ze kan meten? Marketing Project Management tools en processen maken kant-en-klaar marketingrapporten mogelijk die je vertellen hoe de marketinginspanningen zich vertalen in resultaten. Zodat je (eindejaars)bonus tastbaar wordt … maar ook dat de motivering om niet-rendabele projecten te stoppen of rendabele projecten te verlengen met cijfers onderbouwd wordt.

#9. Betere budgettering

Weet jij als marketeer op gelijk welk moment in het jaar hoever je marketingbudget geslonken is? Naar welke acties de kosten zijn gegaan? Welke acties over of onder budget zijn gebleven? Als je het antwoord schuldig blijft heb je dringend nood aan een gezamenlijke budgettering over het ganse team heen, snel beschikbaar in een digitaal systeem dat je altijd en overal vertelt wat je budget is en hoe dat budget evolueert doorheen het jaar.

#10. Betere rapportering

Wedden dat heel wat CMO’s of CEO’s zich bij hun marketeers afvragen “Wat steekt die godganse dagen uit?”? Of omgekeerd: zo ken ik heel wat marketeers die gefrustreerd zijn omdat ze binnen een bedrijf niet de aandacht en appreciatie krijgen die ze verdienen. Logisch: ze zouden beter werk maken van een duidelijke en regelmatige rapportering van realisaties, ambities, doelstellingen en resultaten aan het (top)management. Wacht niet tot je manager om data of cijfers vraagt. Zet ze klaar, up-to-date. In een Marketing Project Management tool als Husky.

Zo. Kon ik je overtuigen van de waarde van Marketing Project Management in de marketingafdeling? Ik besef dat het tijd en effort kost om de werkwijze als individuele marketeer of binnen een marketingteam te veranderen. Dat het engagement en discipline vraagt om Marketing Project Management processen en tools te voeden. Maar de bonus is enorm: een gestroomlijnde organisatie waar hard maar procesmatig gewerkt wordt en waar het werk beloond en geapprecieerd wordt.

Marketing Project Management in Husky?

Wil je het beheer van je marketing projecten beter aanpakken? Aarzel dan niet om Husky als Marketing Project Management tool gratis te testen. Zet snel je eerste marketingprojecten op en deel de planning en de taken met je collega's.

Start hier een free trial, of boek een online demo met één van onze marketeers.