Zo deel je marketingdiscussies met anderen

Weg met die overload aan mails

Peter Desmyttere
7 oktober 2019
⏱ 5 min.  leestijd

Meeting discussies, opmerkingen op geprinte documenten, replies op mails … Marketeers communiceren niet alleen met de markt maar ook met elkaar. De manier waarop de interne communicatie binnen een marketingteam verloopt is dan ook een bijzonder heikel punt dat tot nogal wat … discussies leidt. Communicatie over marketingplanning issues strekt zich echter ook buiten het team uit. Hoe communiceer je met freelancers, met belangrijke stakeholders, met het management en, in het geval van marketingbureaus, met klanten? In dit artikel som ik de meest voorkomende technieken op om de communicatie binnen en rond marketingteams te stroomlijnen.

Koning mail spant de kroon

Ben je marketeer? Tel dan eens de minuten op die je dagelijks spendeert aan het opzetten en beantwoorden van mails die rechtstreeks te maken hebben met het marketingproces. Je management wil informatie over campagnes, collega’s geven beknopte tot uitgebreide info door, sales wil de status van acties of campagnes weten, klanten polsen naar de voortgang van een campagne … Geen wonder dat je mailbox continu aangevuld wordt en je de ganse dag door bezig bent met het beantwoorden van mails. 

Mail overload is een gekend probleem binnen marketing en een drijfveer voor stress en burnout. Wie geleefd wordt door mailcommunicatie kan onmogelijk productief zijn als marketeer, laat staan de gewenste resultaten behalen. Toch blijven marketeers hardnekkig volhouden aan het gebruik van mail voor interne en externe discussies over marketingplanning, -acties en -campagnes. En wie in een stroom CC-mails terecht komt, mag werkcomfort, productiviteit en resultaten al helemaal vergeten.

Begrijp me niet verkeerd: mail is niet weg te denken in een marketingteam. Wie de mails analyseert, komt echter vroeg of laat tot de vaststelling dat ze misbruikt worden. Mails met korte boodschappen of vragen, met dan nog eens collega’s of klanten in CC, moet je gewoonweg niet gebruiken. Lange mails kan je beter ook vermijden, want mensen lezen geen e-mails, ze scannen ze. Gebruik mail dus alleen voor bondige boodschappen aan de juiste personen en vermijdt een kettingreactie aan mails.

Marketing discussion via e-mail is overload
Heb je ook het gevoel dat je langzaam verdrinkt in een overload aan marketinginformatie via mail? Overweeg dan om een chat programma in je team te integreren of om de ‘marketing discussions’ meteen in de planning te voeren. Lees zeker verder!

Chat software rukt op bij marketeers

Chat programma’s als Slack of Microsoft Teams profileren zich nadrukkelijk als ‘samenwerkingsprogramma’s’. Dergelijk applicaties vind je tegenwoordig in allerlei geuren en kleuren. Chat software is helemaal ontworpen om communicatie met anderen te faciliteren. Ze laat je toe om zowel persoonlijke marketing chats te voeren als groepskanalen aan te maken rond een specifiek onderwerp, bijvoorbeeld een campagne of een klant. Marketeers kunnen bestanden uitwisselen, automatische herinneringen instellen ... Chatapplicaties zijn ook mobiel beschikbaar op Android en iOS. Verder is er een lange lijst van andere apps die te integreren zijn in het programma. Voorlopig alleen maar goed nieuws dus. Elke marketeer aan de chat?

Ik ben een voorstander van goed gebruik van chat binnen een marketingteam. Ik benadruk dus ‘goed gebruik’. Binnen ons team gebruiken we Slack om met elkaar te communiceren, echter pas nadat we duidelijk besproken hadden wat we nog via mail communiceren, waarvoor we chat software (Slack dus) gebruiken en welke communicatie in onze marketing planning software thuishoort. De grootste bonus van een chat programma binnen ons team is in elk geval een drastisch verminderd gebruik van mail voor interne communicatie, de stimulans om korte en bondige berichten te sturen en de mogelijkheid om data uit externe applicaties in een chatkanaal te laten inlopen. 

Een chat programma is wat mij betreft een perfecte oplossing voor marketingteams en marketing agencies die hun planning nog niet gedigitaliseerd hebben in een digitale marketing planner, waar de marketingplanning voor acties en campagnes dus nog in Excels zit en de communicatie rond deze planning hoofdzakelijk via mail verloopt. Zij moeten overwegen of de mailcommunicatie niet slimmer kan verlopen via een chatapplicatie. Marketeers die ondertussen de stap hebben gezet naar digitalisering van planning kunnen beter gebruik maken van de chatapplicatie in de marketingplanner. Waarom, dat lees je in de volgende paragraaf. 

Marketing Planning Software met geïntegreerde chat. Twee vliegen in één klap.

Gaan jouw marketing discussions en marketing chats met anderen voornamelijk over de lopende acties en campagnes? Dan confronteert het gebruik van een op zichzelf staande chat software je vrij snel met een belangrijk nadeel: de discussies gaan wel over de marketingplanning, maar ze staan er los van. Zo kan een gesprek over de inhoud en timing van bijvoorbeeld een blogartikel veel sneller en gemakkelijker over chat dan over mail verlopen. Maar je ziet de planning niet voor je neus staan wanneer het chatbericht binnenkomt. 

Marketing chat software geïntegreerd in marketingplanner

Voorbeeld van een kort en bondig chatbericht (van Robbe D. aan @mds in het team) over een download. Als de discussie verder gaat, dan staat links van de chat conversatie meteen ook de planning waarover de discussie gaat.

U leest het: ik ben een fan van chat binnen een marketingcontext. Maar wel op voorwaarde dat er duidelijke afspraken binnen het team zijn hoe men met elkaar communiceert op het chatplatform en hoe zich dat tegenover mailcommunicatie verhoudt. Wie dat voor elkaar heeft, wint aan efficiëntie en productiviteit dankzij een betere focus op taken en planning.

Tot slot wil ik nog een kort pleidooi houden voor het integreren van chat binnen een planningscontext. Al te vaak wordt een chatapplicatie als het hallelujah van team-communicatie gelanceerd, maar men beseft onvoldoende de impact van een nieuwe, op zichzelf staande, software-applicatie binnen het team. Wie veel niet-geïntegreerde tools in huis haalt, schiet zichzelf op termijn in de voet. Je versnippert de data en de communicatie over die data dermate dat het team vastloopt in een spinnenweb aan apps. Met het gevolg dat men uiteindelijk terugvalt op … mail en Excel. Dat is niet alleen zonde van de geïnvesteerde tijd en middelen, het voedt binnen een marketingteam ook weerstand tegenover toekomstige ideeën voor betere samenwerking.  

Pro’s en contra’s voor de verschillende manieren om discussies te delen met anderen
 

Software Voordelen  Nadelen
Mail
  • Eenvoud
  • Lage drempel
  • Gratis
  • Volledige vrijheid (100% op maat te zetten)
  • Je komt al snel in een mail overload terecht
  • Tijdverlies bij het opstellen en lezen van lange mails
  • Kans op kettingreactie bij CC-mails
  • Staat volledig los van de planning
Chat programma
Slack, Zendesk, Microsoft Teams, Intercom
  • 100% gemaakt voor chat en teamcommunicatie
  • Gratis tot goedkoop
  • Groepsdiscussie is veel comfortabeler dan CC-mails
  • Integraties met andere apps mogelijk
  • Ook mobiel beschikbaar 
  • Een extra (betalende) digitale tool in het team
  • Staat volledig los van de planning (tenzij je een integratie opzet)
  • Afspraken nodig bij het gebruik
Marketing Project Management tools
Husky, Wrike, Percolate
  • Alle voordelen van chat applicaties, maar bovendien geïntegreerd binnen een planningscontext
  • Niet altijd mobiel beschikbaar

 


 

Dit blogartikel maakt deel uit van een reeks rond gedeelde marketingplanning voor een efficiënte samenwerking. Hieronder vind je de artikels die je hierin wegwijs maken.

Zo deel je…

 

Heb je zin om de hele reeks
eens rustig door te nemen?
Download ons gratis e-boek
‘Gedeelde marketingplanning’

One pack. All on track.

Wil je weten waarom de Husky Marketing Planner ook voor jouw bureau een troef kan zijn?

Ontdek de 7 voordelen, of boek je online demo.