Is er een alternatief voor een marketingkalender in Excel?

7 voordelen van een marketingkalender tool ten opzichte van Excel

Peter Desmyttere
3 July 2024
⏱ 9 min.  leestijd

Excel is binnen marketingteams de meest gebruikte tool om een marketingkalender visueel te maken. Dat klinkt logisch want Excel is laagdrempelig in gebruik en kan helemaal op maat worden ingericht met een horizontale tijdslijn en een verticale projectstructuur, waarna binnen deze setup gekleurde blokjes voor communicatieacties, marketing milestones of marketingcampagnes worden ingezet. Excel als de ultieme marketingkalender tool dan maar? “Ja, maar … “ is altijd mijn antwoord. Het goede antwoord hangt volledig af van de eenvoud (of complexiteit) van je marketingkalender, van het aantal marketing kalenders die je nodigt hebt en van het aantal marketeers dat met de marketingkalender(s) aan de slag moet.

In dit artikel leer je:

 

Scenario’s waarbij Excel perfect is om een marketingkalender te beheren

Zoals in mijn inleiding geschetst: Excel is perfect om een marketingkalender te beheren, maar dan wel onder enkele voorwaarden. 

De eerste voorwaarde is dat de kalender relatief eenvoudig qua opzet is. Dat betekent niet dat de Excel niet omvangrijk mag zijn, wel dat ze geen specifieke toeters en bellen (zoals later in dit artikel geschetst) mag bevatten. In de regel bestaat een eenvoudige marketingkalender uit:

  • een tijdslijn met weken, maanden en jaren bovenaan horizontaal
  • een opsomming van marketingprojecten links verticaal
  • meerdere gekleurde blokjes (cellen) die communicatieacties, marketing milestones of marketingcampagnes binnen de tijdslijn en de projectstructuur inplannen

Is je enige wens qua marketingkalender het bovenstaande? Dan zal je met Excel perfect aan de slag kunnen.

Een tweede voorwaarde om comfortabel een marketingkalender in Excel op te bouwen is een beperking qua aantal kalenders. Ben je marketing manager in een KMO en heb je voldoende aan één overzicht (kalender) met alle communicatieacties, marketing milestones of marketingcampagnes? Dan is Excel hier ook weer een prima metgezel.

De laatste voorwaarde om probleemloos één of meerdere marketingkalenders in Excel te beheren is het aantal marketeers dat op de kalender(s) werkt. Ben je alleen of beperkt je marketingteam zich tot een handvol collega’s? Dan zal je - liefst binnen een cloud omgeving waar je met meerdere collega’s tegelijk in een Excel kan werken - aan Excel als marketing kalender tool voldoende hebben.

Voorbeeld van een eenvoudige marketingkalender in Excel.

Vraag een vrijblijvende demo aan

 

Wat is het kantelpunt om Excel als marketingkalender te vervangen door een gespecialiseerde tool?

Als je het bovenstaande kort analyseert, dan zie je meteen waar het kantelpunt voor het gebruik van Excel als marketingkalender ligt:

  • Je wil in de kalender specifieke add-ons met meerwaarde (bv. filters, tags, bestanden koppelen, taken koppelen, …)
  • Je beheert een behoorlijk uitgebreide marketingkalender die is opgesplitst in diverse deelkalenders zoals mediakalender, content kalender, digital marketing kalender, event kalender, …
  • Je team bestaat uit meerdere marketeers die elk op zich dagelijks met de kalender moeten werken

Herken je je in de bovenstaande opsomming? Dan loopt Excel als marketing kalender toepassing op een bepaalde dag tegen de limieten aan. De vraag is dan niet “Hebben we een alternatief voor Excel als marketingkalender nodig?” maar wel “Wanneer dringt een alternatief voor Excel als marketingkalender zich aan?”.

Toen wij met ons team Husky gingen bouwen in het jaar 2015, dan was dat omdat we in de praktijk zovele marketeers zagen worstelen met Excel in een uitdagende, diverse en een meerdere gebruikers tellende marketing planning omgeving. We kregen toen steeds dezelfde feedback te horen:

  • We zijn het overzicht op de algemene marketingkalender kwijt in de veelheid aan Excels (gebrek aan overzicht)
  • Omdat de marketingdata zo verdeeld zit over meerdere Excels (meestal met elk een andere opbouw en logica) hebben we onvoldoende inzicht in de specifieke kalenders
  • Dankzij het bovenstaande is het quasi onmogelijk om aan het management of aan stakeholders een professioneel antwoord te geven op de vraag ‘Hoe ziet de marketingkalender er voor de komende weken uit?’

Is het antwoord op de bovenstaande 3 probleemstellingen “Ja, daar herken ik mezelf en ons marketingteam in”, dan is het tijd om naar een gespecialiseerde marketingkalender tool te gaan kijken.

Binnen ons team van 4 marketeers beheren we zo'n 15 marketingkalenders - on mogelijk in Excel, comfortabel in Husky.

 

7 voordelen van een marketingkalender software ten opzichte van Excel

Misschien wel de meest gemaakte fout bij marketeers die vaak of dagelijks met marketingplanning en een marketingkalender bezig zijn: ze blijven té lang gebruik maken van Excel als instrument voor hun kalender. Het gevolg? Een gebrek aan overzicht wegens een versnippering van data in een veelheid van Excels, manke communicatie binnen het team en fouten omdat de data niet gecentraliseerd zit.

Tijd dus om de inzet van een gespecialiseerde marketingkalender tool als Husky te overwegen. Husky biedt - ten opzichte van Excel - een 7-tal tastbare voordelen:

  • je kan meerdere kalenders op één centrale plaats beheren
  • je kan snel en gemakkelijk filteren in één of meerdere kalenders
  • je kan tags plaatsen in de kalender om filters op maat te maken
  • je kan briefings en bestanden aan de kalender hangen
  • je kan chatten binnen de marketingkalender en zo het aantal mails drastisch verminderen
  • je kan taken voor jezelf en voor collega’s koppelen aan items uit de kalender
  • je kan de kalender eenvoudig delen en rapporteren aan management of stakeholders  

Klinkt het bovenstaande je als muziek in de oren? Mooi zo. Hieronder ga ik dieper in op elk van de 7 voordelen.

Vraag een vrijblijvende demo aan

 

Beheer verschillende marketingkalenders in 1 digitale tool

Zoals hierboven geschetst: misschien wel het grootste nadeel om Excel als marketingkalender te gebruiken in grotere organisaties is de versnippering aan Excel-marketingkalenders. Als na een tijdje een verzameling aan Excel-kalenders wordt gebruikt, dan is het risico reëel dat niemand nog het overzicht heeft over de planning.

Steekt de media in een mediakalender, de content in een content kalender, de digitale planning in een digital marketingkalender en de events in een event kalender? Dan is het ondoenbaar om een multimediaal marketingbeleid te voeren waarbij alle acties of campagnes mooi op elkaar aansluiten.

Husky Marketing Planner biedt dé oplossing dankzij de mogelijkheid om verschillende kalenders naast en met elkaar te gebruiken. Hieronder zie een voorbeeld waarbij 4 marketingkalenders onder elkaar worden getoond. In Husky kan je onbeperkt kalenders toevoegen. Klik je op één marketingkalender, dan kan je daarin verder in detail plannen. Klik je bovenaan op ‘Planning’, dan zie je alle kalenders onder elkaar.

 

Filter snel en gemakkelijk je marketingkalender

In Excel kunnen filters geplaatst worden, maar die zijn op maat van cijfers gemaakt. Niet op maar van planningdata in een marketingomgeving. Het nadeel van het gebruik aan kwalitatieve filters in Excels zorgt ervoor dat je in een Excel-marketingkalender steeds alle data ziet. Je kunt niet of nauwelijks filteren. 

In Husky kan je de volledige marketingkalender filteren op:

  • marketeer of gebruiker van de kalender (bv. toon alleen de communicatie waar ik voor verantwoordelijk ben)
  • de projectgroep (bv. toon alleen de events in één of meerdere kalenders)
  • de status (bv. toon alle communicatie die ‘On hold’ staat)
  • tags (zie volgende alinea)

Met tags bouw je filters op maat voor je marketingkalender 

Tags zijn labels die je op één of meerdere items in je kalender plaatst. Ze vormen (naast de tijd en de projecten) een derde dimensie om naar een kalender te kijken. Enkele voorbeelden van tags:

  • een tag ‘Facebook’ op alle Facebook-data in de verschillende kalenders (na het filteren op de tag ‘Facebook’ toont de kalender alleen de Facebook-communicatie)
  • een product-tag op alle communicatie voor een bepaald product (na het filteren op de de product-tag toont de kalender alle communicatie die op dat specifieke product slaat)
  • een leveranciers-tag op alle communicatie voor een bepaalde leverancier (na het filteren op de de leveranciers-tag toont de kalender alle communicatie die op die specifieke leverancier slaat) => hiermee kan je met één muisklik aan de leverancier tonen welke communicatie je voert

Door het aanklikken van de tag 'Online advertising' krijg ik alle online advertising campagnes te zien in één kalender, in een selectie van marketingplannen of in alle marketingkalenders die in Husky beheerd worden.

Vraag een vrijblijvende demo aan

 

Hang briefings en bestanden aan een marketingkalender

In Excel is het niet haalbaar om een kalender te verrijken met briefings of met bestanden. Nochtans kan je hiermee veel tijd winnen en miscommunicatie binnen je team vermijden. Zou het niet handig zijn om aan een mediacampagne in de marketingkalender meteen al de briefing te hangen, om aan een Facebook-post de briefing voor de inhoud van de post te hangen of aan een planning voor een flyer meteen ook de PDF met het design te hangen?

Aan de planning voor deze social media post hangt meteen ook al de briefing voor de content.

Aan de planning voor deze social media post hangt meteen ook al de afbeelding voor de post.

 

Een professionele marketingkalender vermindert drastisch het aantal mails onder marketeers

Marketeers worstelen met een overload aan mails, dat weet ik uit mijn jarenlange ervaring in het begeleiden van marketingteams. Voor elke statusupdate of voor elke inhoudelijke marketingvraag wordt een mail verstuurd naar één of meerdere collega’s. Vele replies verder is de meerderheid van het team het overzicht kwijt en wordt er veel tijd verloren in het opzoeken van informatie in de lange lijst aan gearchiveerde mails.

Zou het niet gemakkelijk zijn als je - in plaats van het versturen van een e-mail - een chat of discussie kan opstarten in de kalender zelf? Dat kan in Husky. Op die manier hangt de chat of discussie aan het specifieke kalender-item vast (en niet in een losstaande mail). Dankzij een uitgekiend systeem van notificaties mis je in Husky niets van discussies of chats die relevant voor je zijn.

Een voorbeeld van een discussie tussen 2 collega's over de opmaak van een perspagina. In plaats van mails naar elkaar te sturen hebben ze de discussie in de marketingkalender zelf gevoerd.

 

Een takenplanning integreren met een marketingkalender? Ja, dat kan.

Marketingkalenders in Excels zijn meestal heel duidelijk voor diegene die ze opmaakt of beheert, maar volstrekt onleesbaar voor collega’s die de Excel moeten analyseren. Een van de redenen hiervoor is het feit dat het niet altijd duidelijk is wat in de Excel staat voor een campagne of actie en wat staat voor een to-do of taak.

Stel dat je een e-news, een blogpost of een social media post inplant in de kalender: ga je dan het moment van publicatie in de kalender plaatsen of ga je ook alle taken en takendeadlines invoegen. Doe je enkel de publicatiedatum, dan mis je de milestones van de taken. Doe je beide, dan krijg je een overvolle kalender die onleesbaar wordt voor externen. 

Husky biedt het beste van de twee opties. Je plant in Husky de publicatiedatum én je hangt de lijst met taken (voor jezelf en/of voor je collega’s) aan het kalenderitem vast.

Om de sociale media planning uit te voeren werden er in deze kalender 10 taken gepland. Daarvan staan er nog 5 taken open en werden er 5 taken afgewerkt.

 

Je marketingkalender rapporteren aan management of stakeholders is een must

Krijg je af en toe de vraag “Wat staat er op de communicatieplanning voor de volgende 3 maanden binnen dit project?” of “Wat hebben we voor product X of leverancier Y gecommuniceerd in het afgelopen kwartaal?”. Wedden dat in een groter marketingteam de stress dan toeslaat en er een presentatie met diverse screenshots uit verschillende marketingkalenders moet gemaakt worden?

In Husky is rapporteren veel gemakkelijker. Daarvoor zijn er 2 functies beschikbaar:

  • je maakt een PDF-rapport van de gefilterde marketingkalender
  • je geeft degene waaraan je moet rapporteren toegang tot de marketingkalender in Husky met leesrechten (kan dus niets wijzigen)

 

 


Wil je graag de versnippering aan marketingkalenders binnen Excel vertalen naar een overzichtelijke en dynamische marketingkalender tool? Boek vandaag nog een demo of gratis proefperiode van Husky Marketing Planner. Je kunt snel aan de slag met het importeren van Excel-data, met het toewijzen van marketeers aan de verschillende kalenders en je beheert deze voortaan binnen een dynamische omgeving waarmee je tijd en overzicht wint.

Persoonlijke demo

De aanbevolen manier om Husky snel en professioneel te ontdekken.

Demo door een marketeer met ervaring in marketingplanning. Na de demo richten we Husky op maat in voor je proefperiode.

Peter Desmyttere

Boek nu

Gratis proefperiode

Ideaal om na een demo aan de slag te gaan met jouw marketingplanning.

Voorgaande demo is niet verplicht, maar wel aangewezen.

Proefperiode duurt 14 dagen, alle functies zijn beschikbaar.

Geen automatische verlenging of abonnement, proefperiode is 100% vrijblijvend en stopt automatisch.

Start gratis proefperiode