Marketing meetings zijn een noodzaak om marketing teams efficiënt te doen werken. Maar ze zijn ook vaak een kopzorg voor marketing managers en marketing team leaders. Reden: ze worden niet consistent (te weinig) georganiseerd, er zijn geen procedures of afspraken, de voorbereiding verloopt mank, de meeting zelf schiet alle kanten uit en mist haar doel, de besproken to do’s worden niet gedocumenteerd noch nageleefd, de tools zijn versnipperd, na de meeting ontstaan tal van informele overlegmomenten die de meeting doorkruisen, … enzovoort. In dit artikel deel ik graag mijn marketing meeting ervaring als marketing team leader bij Husky en toon ik hoe wij onze marketing meetings voortdurend efficiënter maken.
Ik geef toe: bij Husky hebben we in ons marketingteam alle vermelde pijnpunten ook meegemaakt en bij onze klanten (andere marketingteams) komen deze pijnpunten continue terug wanneer we hen begeleiden bij de setup van onze marketingplanner. Ik zie 3 sleutels tot succes: een goede aanloop of voorbereiding, de juiste tools én concrete afspraken die worden nageleefd door iedereen in het team. Belangrijk: met de opkomst van online marketing meetings komt nog meer druk te staan op deze componenten! Met een manke voorbereiding, slechte tooling en een gebrek aan afspraken is elke online marketing meeting immers gedoemd om te mislukken.
Bij Husky houden we onze marketing team meeting elke week op maandagnamiddag. Van elke marketeer in het team wordt verwacht dat hij/zij in de loop van de week de te bespreken agendapunten duidelijk aanvult in de meeting agenda in onze marketingplanner. Daarnaast dient elke marketeer zijn planning (kalender met acties) up-to-date te plaatsen zodat de meeting start met een agenda en een planning die beide kloppen. Ik ben daar uiterst streng in en kan me behoorlijk druk maken wanneer marketeers onvoorbereid naar de meeting komen, wanneer hun planning niet klopt of wanneer ze tijdens de meeting agenda punten aanhalen die niet op de lijst stonden.
Elke marketeer vult zijn/haar agendapunten aan in de meeting lijst in onze marketingplanner. Zo hebben we bij de start van elke marketing meeting een up-to-date agenda voor de marketing meeting. Deze lijst kan gefilterd worden zodat ik vooraf de te bespreken punten kan bekijken per marketeer en per marketingproject. Dat biedt mij een ontzettende houvast om aan de marketing meeting te beginnen en zorgt voor structuur tijdens onze marketing meeting. Eventuele last-minute agendapunten tijdens de meeting vermijden we zoveel als mogelijk, maar kunnen tijdens de meeting toch snel toegevoegd en toegewezen worden aan de juiste marketeer en het juiste marketing project.
Tijdens een marketing meeting is het belangrijk om iedereen scherp en aandachtig te houden. Ik merkte vroeger op dat de aandacht verslapte telkens iemand zijn scherm wou delen, een applicatie moest opgestart worden, een file moest gevonden worden op de server of wanneer info over een actie (meestal in één of meerdere mails) werd opgezocht. Uiteraard is het onvermijdelijk dat tijdens een meeting verschillende documenten of applicaties getoond worden. Ik kan alleen deze raad vanuit mijn ervaring geven: streef er naar om het aantal gebruikte tools tijdens een meeting tot een minimum te beperken. Een applicatie die traag opstart, een file die niet gevonden wordt, mails met een overload aan informatie die gedeeld worden, … het is voldoende om het tempo en de aandacht uit je meeting te halen.
De opkomst van teleworking en de explosie van online meetings in 2020 hebben er voor gezorgd dat marketing meetings korter en efficiënter moeten verlopen. Ook wij werden geconfronteerd met het feit dat we de aanpak tijdens een fysieke marketing meeting niet zomaar konden kopiëren naar een online meeting. We hebben onze marketing planning tool nog meer centraal gezet als hoofdscherm tijdens de meeting. Wanneer een marketeer extra info wil tonen, een file wil delen, een link naar een mail nodig heeft of een andere applicatie wil tonen, dan vragen we om vooraf de informatie en eventuele links in de marketing planning te hangen. Dat heeft ons al heel wat tijdswinst en efficiëntie bezorgt tijdens online meetings.
De meest efficiënte marketing meetings zijn diegene die volgens een vast patroon en binnen duidelijke afspraken verlopen. Begrijp me niet verkeerd: bij Husky hebben we ook wel niet-gestructureerde overlegmomenten tijdens de week of kunnen we tijdens een marketing meeting ook wel eens afdwalen van het uitgetekende pad. Echter: zomaar samenkomen voor een marketing meeting omdat het op de agenda stond is bij ons niet aan de orde. Dat is tijdverlies en zorgt alleen maar voor frustratie. Ik som enkele afspraken op die wij binnen ons team hanteren en respecteren:
Efficiënte marketing meetings organiseren is minder moeilijk dan je denkt. Een goede voorbereiding, de juiste tooling en duidelijke afspraken zijn 3 fundamenten die de efficiëntie van elke marketing meeting spectaculair doen stijgen. Succes!
Wil je meer weten over Husky?
Lees hier verder over Husky of boek je online demo.
