Office365 voor marketing: wondermiddel of valkuil?

Eerst de behoefte, dan het systeem

Vooraleer we software met elkaar gaan vergelijken, laat ons eerst even inzoomen op de 10 meest voorkomende behoeften bij marketeers, ongeacht de sector waarin ze actief zijn:

• ze willen een goed overzicht op alle lopende planningen (campagneplanning, mediaplanning, communicatieplanning, projectplanning, …)
• ze willen planningen filteren volgens thema, collega, project, groep, tijd, … (inzoomen en uitzoomen op de planning
• ze willen hun taken aan de planning kunnen toewijzen (bv. een e-nieuwsbrief uit de planning bevat 5 concrete taken voor 2 marketingcollega’s)
• ze willen workflows uitzetten voor terugkerende acties, campagnes of projecten
• ze willen de planning en de taken delen met collega’s
• ze willen bestanden aan de planning hangen en zo nodig ook commentaren op bestanden geven (ifv goedkeuring of proofing)
• ze willen overzicht op de verdeling van het marketingbudget en op de voortgang van het budget 
• ze willen strategische documenten opzetten en delen met collega’s
• ze willen alle informatie van marketingprojecten rapporteren aan sales, management of directie
• ze willen vlot commentaar kunnen geven op elementen op de planning (chat of discussies)

In het onderstaande schema heb ik deze 10 behoeften vertaald naar 7 thema’s. Voor Office365 heb ik er meteen de juiste feature bij vermeld. Voor een geïntegreerde planner als Husky bestaat voor elk thema een aparte module, maar die zijn allemaal geïntegreerd in één applicatie.

Zo, we hebben nu beter zicht op de meest verschillende behoeften bij marketeers. Maar ook kunnen we 2 software-benaderingen gaan vergelijken. De cruciale vraag is: welke van de 2 benaderingen is het meest geschikt om aan de behoeften van marketeers te voldoen? Office365, die een geïntegreerde beleving van apps en services biedt? Of een geïntegreerde marketingplanner als Husky?

Wat betekent ‘geïntegreerd’ in beide systemen?

Eerst even inzoomen op Office365. Dat biedt een geïntegreerde beleving van verschillende apps en services. Met andere woorden: voor veel van de bovenstaande behoeften bestaat een app of service binnen Office365. Zonder de suite te verlaten kan je diverse marketingactiviteiten uitvoeren. Je hopt snel van een planning in Excel naar een briefing in Word, een takenlijst in Outlook of een teamdiscussie in Teams. Dat werkt prima voor solo-marketeers of teams met hooguit 2 à 3 marketeers. Die laatsten zullen, zeker binnen een complexe of veeleisende planningsomgeving, al snel tegen de limieten van Office365 aanlopen. Het grootste nadeel aan Office365 is het valse gevoel aan integratie. De aparte apps of services integreren immers niet met elkaar zoals marketeers dat willen. Enkele voorbeelden:

• verschillende deelplanningen in Excel kunnen in Office365 niet worden samengevoegd tot één ‘masterplanning’ - heel wat marketeers klagen dan ook over een versnippering van planningen in een veelheid aan Excel-sheets
• je kunt op verschillende Excel-sheets geen filtering toepassen zoals bv. ‘Toon alle social media advertenties in de verschillende planningen’ of ‘Toon alle acties waarvoor team ABC verantwoordelijk is’
• je kan in een Excel-planning geen taken aan planningsmomenten ‘hangen’, verbergen, filteren, afwerken, toewijzen, becommentariëren, ... 
• je kan in Office365 moeilijk externen (zoals een freelancer of digitaal bureau) op een veilige manier toegang geven tot de planning, laat staan samenwerken op dezelfde Office-documenten
• workflows of processen die een impact hebben op planning, taken en budget tegelijk tegelijk is niet mogelijk in een versnipperde planningsomgeving als Office365
• Office365 biedt geen mogelijkheid om met verschillende collega’s op één geïntegreerde planning (bv. een deelname aan een beurs) te werken waarbij in één project de planning, taken, budget, resultaten, strategie of briefings te zien zijn
• Office365 heeft geen geïntegreerde proofing-module om bestanden goed te keuren of te becommentariëren
• wil je budgetten uit de planning opvolgen, of een status van kosten ten opzichte van budget, dan zal Excel prima werk kunnen verrichten - wil je in één oogopslag het budget met de resultaten vergelijken of met de planning zelf, dan zal je in Office365 moeten schakelen tussen verschillende apps
• Word, Powerpoint en Mail zijn veelgebruikte tools voor strategische notities of briefings - helaas zijn ze in Office365 meestal stand-alone en niet geïntegreerd binnen het juiste project of campagne
• eist je manager op regelmatige basis een rapport op specifieke campagnes of projecten? dan zal je in Office365 gegevens uit verschillende applicaties moeten samenbrengen in een Powerpoint-rapportering, een Excel-dashboard of een specifiek rapport in dashboard software zoals PowerBI.
• in Office365 kan je met Teams perfecte conversaties met collega’s, management, collega’s of stakeholders opzetten - helaas staan die conversaties los van het besproken planningsitem 

Een geïntegreerde marketingplanner als Husky is helemaal gebouwd rond het invullen van bovenstaande noden of behoeften. Geïntegreerd betekent hier dat je alle functies met elkaar integreert binnen één enkele app. Wil je 2 campagneplanningen samenvoegen? Wil je verschillende planningen filteren? Wil je ‘jouw’ taken zien voor verschillende planningen? Wil je externen toegang geven op één project met planning, taken, budget, resultaten en strategie? Wil je een workflow uitrollen die impact heeft op verschillende thema’s? Wil je projectrapporten genereren? Wil je discussiëren in de planning zelf? Dan zijn geïntegreerde marketingplanners als Husky de enige goede oplossing.

Kan Husky met Office365 geïntegreerd worden?

Jazeker! En daar ligt meteen dé oplossing. Office365 is immers niet weg te denken in bedrijven met middelgrote tot grote marketingteams. Met Office365 en Husky werk je in het beste van 2 werelden. 

• Office365 is je basis gereedschapskist voor je eigen organisatie, maar ook om samenwerking met collega’s, management, externen en stakeholders te beheren
• Husky bundelt al je operationele en strategische marketingdata in één applicatie, perfect deelbaar met collega’s, management, externen en stakeholders

Het onderstaande schema geeft enkele veel voorkomende voorbeelden van een marketing planning die in Husky én Office365 beheerd wordt. Hier zie je dus duidelijk dat het niet een of/of-verhaal is, maar dat een en/en uitgangspunt de meest professionele benadering is.

Hoe dat er in Husky uitziet? Dat zie je in de onderstaande screenshots.

Besluit?

Office365 is niet weg te denken in een moderne kantooromgeving en biedt voor marketeers onmisbare tools zoals Excel, Word, Powerpoint, Mail of OneDrive.

Office365 lost echter het probleem aan versnippering van marketingdata in verschillende apps en services niet op. Het risico dat marketeers het overzicht of inzicht verliezen in de veelheid aan operationele of strategische marketingdata blijft groot.

Husky Marketing Planner en Office365 zijn zeer complementair. Husky centraliseert alle operationele en strategische marketing planning data zodat marketeers op elk moment overzicht en inzicht in projecten of campagnes hebben. Dankzij slimme koppelingen tussen Husky Marketing Planner en Office365 kunnen marketeers het beste uit beide werelden halen.