Marketeers worden bijna dagelijks met grafisch design geconfronteerd. Het marketingbureau levert bijvoorbeeld ontwerpen voor advertenties, folders of mailings aan. Heel wat teams hebben ook een grafisch ontwerper of ontwerpafdeling in huis die de marketeers voedt met grafisch design voor campagnes of marketingacties. Dat brengt een aanzienlijke stroom aan communicatie via mail en pdf met zich mee. Er komen immers één of meerdere correctierondes op gang om het initiële ontwerp tot de goedgekeurde versie te brengen. In dit artikel toon ik hoe je het grafisch goedkeuringsproces kunt stroomlijnen dankzij digitale tools.
Elke marketeer heeft wel ervaring met goedkeuringsprocessen via mail en pdf. Via een interne grafische designer of het marketingbureau valt een pdf met een grafisch design in de mailbox, bijvoorbeeld voor een digitale advertentie). Wat gebeurt vervolgens? De marketeer drukt de pdf af, analyseert hem en begint aan een lijst met correcties. Die worden neergeschreven in een mail, soms vergezeld van een pdf met visuele vertaling van de correcties.
Is de frequentie van dergelijke goedkeuringsprocessen eerder laag en het aantal betrokkenen ook beperkt? Dan is de tijdsinvestering binnen zo’n goedkeuringsproces best aanvaardbaar. Ben je elke dag bezig met grafisch design review en zijn meerdere mensen binnen de marketingafdeling en het marketingbureau betrokken bij de correctierondes, dan is het risico op misverstanden en frustratie door de vele mails en pdf’s best wel groot.
Marketeers die veelvuldig grafische ontwerpen moeten reviewen, bespreken en goedkeuren, digitaliseren het grafisch goedkeuringsproces best zo snel mogelijk. Hiervoor staan tal van online proofing softwareprogramma’s ter beschikking die dé oplossing bieden voor de chaos bij design review via mail en pdf. Hoe werkt het? Designers laden het ontwerp in een bepaald formaat op in de approval software waarna de marketeers commentaren en correcties aanbrengen, rechtstreeks op het bestand in de software.
Vervolgens kunnen ze dit delen met collega’s die binnen dezelfde goedkeuringsflow hun opmerkingen aanbrengen. Daarvoor hebben ze enkel een link naar de plaats in de online proofing software nodig. Alle commentaren worden nu centraal op één plaats verwerkt en verrijkt met feedback op commentaren. Finaal is er een eindverantwoordelijke die het sein voor goedkeuring geeft, waarna een nieuwe correctieronde, een publicatie of een drukproces volgt.
Hoe krachtig online proofing software ook is, het is toch weer een extra digitale tool die je binnen de marketingafdeling moet opgezetten. Taken in een takenapp, communicatieplanning in excel, resultaten in dashboard software, designs in approval software … Geen wonder dat niet alle marketeers staan te springen om de operationele marketingplanning te digitaliseren. Voor zij die alle facetten van hun marketingplanning willen centraliseren binnen één digitaal systeem bestaan er Marketing Project Management tools of digitale marketingplanners (zoals de Husky Marketing Planner).
Digitale marketingplanners hebben een geïntegreerde online proofing of design review tool. Die biedt alle voordelen van stand alone approval software, maar is geïntegreerd binnen de communicatie-, media- of campagneplanning. Laadt het marketingbureau of de interne grafisch designer een design op in de proofing module? Dan ontstaat een correctieronde met de designer en collega’s, die leidt tot een goedgekeurd design. De pdf met het goedgekeurd design hangt echter aan een planningsitem vast (bijvoorbeeld ‘Facebook Advertentie van 1 oktober tot 30 november’), zodat het meteen zichtbaar is voor de campagneplanners. Aan het design kunnen meteen ook taken toegekend worden voor jezelf, collega’s of de designer. Tot slot zijn ook het budget, eventuele notities en strategieën geïntegreerd met het design. Alle informatie en stappen om je advertentiecampagne tot een goed eind te brengen zitten dan in één dagelijkse online planning tool.
| Software | Voordelen | Nadelen |
|---|---|---|
| Mail en pdf |
|
|
| Online proofing software Ziflow, Proofhub, Approval Studio, Webproof, GoVisually |
|
|
| Marketing Project Management tools Husky, Wrike, Percolate |
|
|
Dit blogartikel maakt deel uit van een reeks rond gedeelde marketingplanning voor een efficiënte samenwerking. Hieronder vind je de artikels die je hierin wegwijs maken.
Heb je zin om de hele reeks
eens rustig door te nemen?
Download ons gratis e-boek
‘Gedeelde marketingplanning’
