Zo deel je grafisch design met anderen

Gestroomlijnd van ontwerp tot ‘goed voor publicatie’

Peter Desmyttere
3 oktober 2019
⏱ 4 min.  leestijd

Marketeers worden bijna dagelijks met grafisch design geconfronteerd. Het marketingbureau levert bijvoorbeeld ontwerpen voor advertenties, folders of mailings aan. Heel wat teams hebben ook een grafisch ontwerper of ontwerpafdeling in huis die de marketeers voedt met grafisch design voor campagnes of marketingacties. Dat brengt een aanzienlijke stroom aan communicatie via mail en pdf met zich mee. Er komen immers één of meerdere correctierondes op gang om het initiële ontwerp tot de goedgekeurde versie te brengen. In dit artikel toon ik hoe je het grafisch goedkeuringsproces kunt stroomlijnen dankzij digitale tools.

Mail en pdf spannen de kroon

Elke marketeer heeft wel ervaring met goedkeuringsprocessen via mail en pdf. Via een interne grafische designer of het marketingbureau valt een pdf met een grafisch design in de mailbox, bijvoorbeeld voor een digitale advertentie). Wat gebeurt vervolgens? De marketeer drukt de pdf af, analyseert hem en begint aan een lijst met correcties. Die worden neergeschreven in een mail, soms vergezeld van een pdf met visuele vertaling van de correcties. 

Is de frequentie van dergelijke goedkeuringsprocessen eerder laag en het aantal betrokkenen ook beperkt? Dan is de tijdsinvestering binnen zo’n goedkeuringsproces best aanvaardbaar. Ben je elke dag bezig met grafisch design review en zijn meerdere mensen binnen de marketingafdeling en het marketingbureau betrokken bij de correctierondes, dan is het risico op misverstanden en frustratie door de vele mails en pdf’s best wel groot.

Approval software voor grafisch design
Acht mensen in een grafisch goedkeuringsproces die elk op zich commentaren via mail doorsturen, replyen op mails van collega’s en visuele opmerkingen op pdf’s naar elkaar doorsturen: een hel voor marketingbureaus, interne grafische studio’s of grafisch designers.    

Online proofing & design review tools stroomlijnen het proces

Marketeers die veelvuldig grafische ontwerpen moeten reviewen, bespreken en goedkeuren, digitaliseren het grafisch goedkeuringsproces best zo snel mogelijk. Hiervoor staan tal van online proofing softwareprogramma’s ter beschikking die dé oplossing bieden voor de chaos bij design review via mail en pdf. Hoe werkt het? Designers laden het ontwerp in een bepaald formaat op in de approval software waarna de marketeers commentaren en correcties aanbrengen, rechtstreeks op het bestand in de software.

Vervolgens kunnen ze dit delen met collega’s die binnen dezelfde goedkeuringsflow hun opmerkingen aanbrengen. Daarvoor hebben ze enkel een link naar de plaats in de online proofing software nodig. Alle commentaren worden nu centraal op één plaats verwerkt en verrijkt met feedback op commentaren. Finaal is er een eindverantwoordelijke die het sein voor goedkeuring geeft, waarna een nieuwe correctieronde, een publicatie of een drukproces volgt.

Online proofing software voor grafisch design
Een van de grafisch design review tools: GoVisually.

Online proofing geïntegreerd met de marketingplanning: het nec plus ultra

Hoe krachtig online proofing software ook is, het is toch weer een extra digitale tool die je binnen de marketingafdeling moet opgezetten. Taken in een takenapp, communicatieplanning in excel, resultaten in dashboard software, designs in approval software … Geen wonder dat niet alle marketeers staan te springen om de operationele marketingplanning te digitaliseren. Voor zij die alle facetten van hun marketingplanning willen centraliseren binnen één digitaal systeem bestaan er Marketing Project Management tools of digitale marketingplanners (zoals de Husky Marketing Planner). 

Digitale marketingplanners hebben een geïntegreerde online proofing of design review tool. Die biedt alle voordelen van stand alone approval software, maar is geïntegreerd binnen de communicatie-, media- of campagneplanning. Laadt het marketingbureau of de interne grafisch designer een design op in de proofing module? Dan ontstaat een correctieronde met de designer en collega’s, die leidt tot een goedgekeurd design. De pdf met het goedgekeurd design hangt echter aan een planningsitem vast  (bijvoorbeeld ‘Facebook Advertentie van 1 oktober tot 30 november’), zodat het meteen zichtbaar is voor de campagneplanners. Aan het design kunnen meteen ook taken toegekend worden voor jezelf, collega’s of de designer. Tot slot zijn ook het budget, eventuele notities en strategieën geïntegreerd met het design. Alle informatie en stappen om je advertentiecampagne tot een goed eind te brengen zitten dan in één dagelijkse online planning tool.

Online proofing in Husky
Onze online proofing module biedt alle functionaliteiten van stand alone proofing tools, maar heeft als bonus dat ze in een marketingplanning context gebruikt wordt. Binnen het kader van een gestroomlijnde samenwerking tussen marketeers, grafisch designers en marketingbureaus brengt dit iedereen op dezelfde golflengte, zelfs een campagneplanner of een event marketeer die niet bij het proofing proces betrokken was. 

Pro’s en contra’s voor de verschillende manieren om design review  te delen met anderen
 

Software   Voordelen   Nadelen
Mail en pdf
  • Eenvoud
  • Lage drempel
  • Gratis
  • Volledige vrijheid (100% op maat te zetten)
  • Kans op misverstanden bij verschillende versies
  • Overload aan e-mails bij meerdere betrokkenen
  • Geen historiek
Online proofing software
Ziflow, Proofhub, Approval Studio, Webproof, GoVisually
  • 100% gemaakt voor online proofing
  • Geen bestanden delen, link is voldoende
  • Feedback blijft aan het document hangen, niet in mails
  • Een extra (betalende) digitale tool
Marketing Project Management tools
Husky, Wrike, Percolate
  • Alle voordelen van proofing tools, maar bovendien geïntegreerd binnen een planningscontext
  • Een extra (betalende) digitale tool

 

 


 

Dit blogartikel maakt deel uit van een reeks rond gedeelde marketingplanning voor een efficiënte samenwerking. Hieronder vind je de artikels die je hierin wegwijs maken.

Zo deel je…

 

Heb je zin om de hele reeks
eens rustig door te nemen?
Download ons gratis e-boek
‘Gedeelde marketingplanning’

  

One pack. All on track.

Wil je weten waarom de Husky Marketing Planner ook voor jouw bureau een troef kan zijn?

Ontdek de 7 voordelen, of boek je online demo.