Een deelname aan één of meerdere publieksbeurzen of vakbeurzen maakt deel uit van heel wat marketingplannen en -budgetten. Wie een beursdeelname planmatig aanpakt weet dat er heel veel stappen deel uitmaken van een planningsproces dat moet leiden tot een succesvolle beursdeelname. Vanuit mijn standpunt – als marketing consultant en founder van een planning tool voor marketeers – zie ik bijzonder veel ad hoc werk tijdens dit planningsproces. Marketeers hollen van deadline naar deadline waarbij ze nooit greep of overzicht krijgen op het planningsproces voor de beurs. Ik pleit voor een radicale ommezwaai, weg van ad hoc werken en het spurten naar de volgende deadline. Dé oplossing? Je beursdeelname indelen in 6 duidelijke fases, waarbij aan iedere fase gedetailleerde workflows hangen. In dit artikel schets ik de 6 sleutelfases voor een succesvolle beursdeelname en geef ik handvatten voor workflows en beursplanning.
Start je beurstraject met het beantwoorden van de vraag “Wat verwachten we van de beursdeelname?”. Dat is meteen een goede leidraad om je volledige verdere strategie op te zetten. Deelnemen aan beurzen neemt een behoorlijke hap uit het marketingbudget. Het is dus zaak om de ‘return on investment’ vooraf goed te kaderen: welke return verwacht je? Enkele veel voorkomende voorbeelden van doelstellingen bij beursdeelnames zijn:
Met Husky nemen wij geregeld deel aan beurzen in binnen- en buitenland. De belangrijkste doelstelling voor ons is het aantal geregistreerde demo’s van onze software op de stand. Als we de conversie van deze demo’s naar een betalend abonnement afzetten tegenover de beurskost, dan weten we precies wat de beurs ons heeft opgeleverd.
Of je nu gebruik maakt van de inrichting van de beursorganisator, je een bestaand standontwerp hergebruikt of een compleet nieuwe beursstand bouwt: de inrichting van je stand is ontzettend belangrijk. Meer zelfs: ze heeft een rechtstreeks effect op het bereiken van je doelstellingen. Een standontwerp met veel ruimte om (discreet) te praten met klanten en prospects heiligt een ander doel dan een standontwerp waar producten volop in de kijker staan. Enkele veel voorkomende voorbeelden van standontwerpen zijn:
Met Husky willen we vooral demonstraties geven op onze stand. Wij gaan daarom steeds voor een open standontwerp met 2 demo-units vooraan. De schermen zijn gericht naar de wandelgangen wat het ‘meekijken’ stimuleert. Achteraan op de wand staat onze pitch waarmee we stopkracht creëren en demo-aanvragen stimuleren.
Verbazend genoeg is deze fase een non-issue bij heel wat bedrijven. “Op een beursstand moeten verkopers staan.” luidt het cliché. Niets is minder waar … zeker als ‘verkopen’ geen doelstelling is. Denk daarom out-of-the-box wanneer het beursteam wordt bepaald. Op basis van je doelstellingen en je standontwerp zouden andere profielen dan verkoopprofielen een bijzondere toegevoegde waarde op je stand kunnen betekenen. Enkele veel voorkomende niet-verkoopprofielen op een beursstand zijn:
Met Husky verkopen we software. Echter: de beslissing om tot een abonnement wordt nooit aangegaan na een demo op onze beursstand. We zetten dus regelmatig een marketeer of een product manager op onze stand om demo’s te geven. Zelfs talentvolle stagiairs mogen proeven van klantcontacten op onze stand, onder assistentie van een account manager.
Nog een tip bij het samenstellen van je beursteam: check vooraf ook (open of subtiel) of de toegewezen personen voor de beursstand goesting en persoonlijkheid hebben om deel uit te maken van je beursteam. Niets erger voor een bezoeker op je stand dan een medewerker die er tegen zijn goesting staat of die helemaal niet gemaakt is voor de vlotheid van gesprek die beursdeelnames zo kenmerken.
Gek genoeg trekken veel teams ‘gewoon’ naar een beurs. Ze gaan er staan en kijken reikhalzend uit naar bezoekers. Zonde, want dan leg je alle verantwoordelijkheid voor je beurssucces in de handen van de beursorganisator. Die moet uiteraard zorgen voor beursbezoekers, dat staat buiten kijf en daar betaal je ook voor. Maar jij, als marketeer, hebt heel wat eigen troeven om bezoekers naar de stand te lokken. Enkele veel voorkomende promotiekanalen voor beursdeelnames zijn:
Tip: gebruik alle tools van de organisatie, in het bijzonder de mogelijkheden die de website van de beurs biedt. Niet zelden gaan bezoekers aan een beurs zich voorbereiden via de website van de organisatie. Daar vinden ze een online catalogus van alle deelnemers die hen cruciale voorbereidende info bezorgd. Jammer als jouw registratiepagina niet ingevuld staat! Vergeet ook mogelijke smartphone-apps niet die bezoekers als een soort GPS gebruiken gedurende hun aanwezigheid op de beurs.
Bij Husky stellen we steeds alles in het werk om onze aanwezigheid op een beurs in de verf te zetten bij klanten en prospects. Hieronder vind je 2 voorbeelden uit onze beurscommunicatie.
Misschien wel de belangrijkste fase is die van de beursdagen op zich. De periode tussen de opbouw en de afbraak van de stand is ‘when the magic happens’. Marketing draagt ook in deze fase een belangrijke verantwoordelijkheid, want wij marketeers zorgen er voor dat het beursteam professioneel aan de slag kan en dat de uitgetekende sales- en marketingprocessen gestroomlijnd verlopen. Enkele veel voorkomende marketingacties tijdens de beursdagen zijn:
Bij Husky zorgen we voor folders en gadgets (stylo’s en notablokjes) op de stand. Die laatste worden altijd gretig meegenomen. Maar we experimenteren graag met marketingacties die ons merk op de beurs zelf in de kijker zet. Zo gaven we al Gentse sneeuwballen weg aan bezoekers op een Nederlandse marketingbeurs (ze waren in ‘no time’ weg), lieten we een Husky-mascotte op een beurs rondlopen en gaven we zelfs een live optreden.
De dagen na de beurs zijn nodig om stoom af te laten. Maar opgelet voor teveel decompressie! Ook na de beurs mag de marketingmachine niet stilvallen. Enkele veel voorkomende marketingacties na de beursdagen zijn:
Bij Husky krijgt elke standbezoeker in de week na de beurs een gepersonaliseerde e-mail met een bedankje, een handig planningsdocument én een motivatie om een free trial of abonnement op te starten.
Hieronder zie je een voorbeeld van een beursplanning in onze marketingplanner Husky. Je ontdekt in de bovenste rij van de planning (wij noemen dat kanalen) de verschillende fasen van de beursplanning. Daaronder staat de specifieke marketingcommunicatie die we ter promotie van onze beursdeelname doen. Overzichtelijk, vind je niet?
Achter elk van deze planningsitems steekt een gedetailleerder planning met specifieke taken voor ons team, bundelen we de budgetten, brengen we de resultaten in kaart en centraliseren we alle belangrijke info in de tab ‘Notities’.
De kers op de taart van je beursplanning zijn de zogenaamde workflows. Dat zijn takenlijsten die als een checklist aan elk planningsitem hangen. In onze whitepaper ‘De ultieme checklist voor beursdeelnames’ hebben we de 6 beursfases uitgebreid met alle mogelijke taken waarmee je als marketingteam te maken krijgt wanneer je deelneemt aan een beurs.
Graag weten waarom Husky ook voor jouw plannen en projecten een troef kan zijn?
Lees hier verder over marketingplannen en -projecten, of boek een online demo.
