Zo deel je een communicatieplan met anderen

Denk hierbij aan een marketingbureau of marketing freelancer, aan marketingcollega’s binnen je bedrijf, aan een belangrijke leverancier die ingrijpt op de planning of aan het management dat de flow van de planning beïnvloedt. In de praktijk zie ik heel wat marketeers vastlopen wanneer de communicatie tussen de verschillende stakeholders niet optimaal verloopt. In dit artikel beschrijf ik de 3 meest voorkomende technieken om een communicatieplan(ning) te delen met anderen, en geef ik tips om misverstanden en frustratie te vermijden.

Spreadsheets spannen de kroon

Spreadsheets zoals Microsoft Excel of Google Sheets zijn zonder twijfel de wereldwijde koplopers wanneer het over communicatieplanning gaat. De eenvoud en de lage drempel zijn de twee belangrijkste drijfveren voor marketeers om de planning rond projecten of campagnes in spreadsheets op te maken en vervolgens te delen met anderen. Elke dag vliegen wereldwijd duizenden Excel-bestanden over de mail van hot naar her, tussen de verschillende belanghebbende partijen. De ene partij maakt de planning op en stuurt ze door, de ontvanger bewerkt ze en stuurt ze terug. Dat gaat zo maar door tot het project of de campagne afgelopen is. Geen toeval dus dat op een bepaald moment de planning-logica helemaal zoek is. 

Schuilt de oplossing dan niet in cloud servers (zoals Office365, Dropbox of Google Drive) zodat mail uitgeschakeld wordt, hoor ik je denken? Voor de helft wel, want het dwingt alle partijen om op één communicatieplan te werken. Voor de andere helft niet, want het is nog steeds te aantrekkelijk en te laagdrempelig om verschillende spreadsheets (event planning, content planning, mediaplanning …) aan te maken, zeker als er verschillende marketeers de puzzelstukken van het communicatieplan leggen. Bovendien vinden sommigen hun weg niet in serveromgevingen die ze niet kennen, zodat ze toch teruggrijpen naar mailverkeer met het communicatieplan in bijlage… Trouwens: heb je er als eens bij stilgestaan dat spreadsheets zijn ontworpen om getallen te bewerken?

Om je helemaal van de verslaving aan spreadsheet-planning af te halen: communicatieplannen staan nooit op zichzelf. Elke uiting van communicatie heeft wel nood aan één of meerdere taken, heeft een budget, is gekoppeld aan een briefing of uitleg-document, moet leiden tot resultaten in een dashboard en is voer voor discussies. Dat allemaal nog eens in de planning hangen leidt tot een jungle aan informatie die met spreadsheet-navigatie quasi onmogelijk te beheren en begrijpen is. Een communicatieplan wordt in de praktijk dus niet zelden vergezeld van een takenplanning, een budgetplanning, een resultaten dashboard (allemaal in aparte spreadsheets uiteraard), een PowerPoint-presentatie of Word-document met duiding of strategie én met commentaren in chattools (zoals Slack, Whatsapp of Messenger) of … mail. Wie dit allemaal moet beheren in een complexe plannings-omgeving (zoals bv. retail met haar vele campagnes) zou voor minder gek worden.

Over naar Project Management tools dan maar?

In de zoektocht naar waardige alternatieven voor spreadsheets staan Project Management tools als Trello, Asana, Monday of Jira als eerste in de rij om je communicatieplan vorm te geven. Op hun websites schreeuwen ze het uit hoeveel beter de communicatie binnen je team wel niet wordt als je met hun tool aan de slag gaat. Maar communicatie over een communicatieplan leidt niet automatisch tot een professioneel gedeeld communicatieplan. Eerst toch even de loftrompet blazen: marketing project management software stimuleert het samenwerken binnen teams en dat is een grote stap vooruit ten opzichte van de microplanning cultuur die rond spreadsheets hangt. Je zet dus makkelijker gedeelde communicatieplanning op tussen de verschillende stakeholders en dankzij de digitale omgeving is een koppeling met andere planningen makkelijker op te zetten.

Toch ontmoet ik wekelijks marketeers die tegen de grenzen van Project Management tools aanlopen wanneer ze communicatieplannen moeten opzetten of beheren. De grootste frustratie is de enge focus op taken management die dergelijke tools in zich dragen. Je vervalt in sneltempo in een waterval van taken terwijl de opzet toch een overzichtelijk communicatieplan was. Project Management tools zijn dan ook gemaakt voor taken management, niet voor communicatieplannen die in een overzichtelijke tijdslijn de communicatiemix moeten weergeven. Zit je in een maak-omgeving waarin je een project van A naar B moet brengen? Dan zijn project management tools de oplossing. Doe je als marketeer aan communicatieplanning waarbij een verschuiving in pakweg de advertentiestrategie geen impact heeft op bijvoorbeeld de content strategie? Dan zal je aan Trello, Asana, Monday of Jira geen bondgenoot hebben bij het opstellen en delen van je communicatieplan met anderen.

Marketing Project Management tools to the rescue?

Marketeers onderschatten de kracht van Marketing Project Management software, wellicht door de meer uitgebreide setup die op de keuze voor een marketingplanner volgt. Maar de bonus is van onschatbare waarde, want marketingplanners zijn helemaal gebouwd om communicatieplannen met projecten en campagnes op te zetten. Beschouw ze als een intelligente spreadsheet, waar je onder een horizontale tijdslijn ook kanalen aanmaakt en tijdsblokken kleurt. Tot zover de gelijkenis. Binnen het kader van gedeelde planningmet collega’s of stakeholders zal je in Marketing Project Management tools een ware bondgenoot vinden! Op één centraal platform zal je communicatieplan vorm krijgen en kan het verrijkt en gekoppeld worden met taken (in een aparte takenmodule), met budgetten (in een aparte budgetmodule), met resultaten (in een aparte dashboardmodule), met notities (in een aparte notitiemodule) en met discussies (in een aparte chatmodule). 

Wie zijn of haar communicatieplan professioneel delen wil met anderen zal bijzondere meerwaarde vinden in een digitale marketingplanner. Geen aparte planningen, geen vloed aan mails, geen bijlagen noch links naar onbekende servers nodig. Je voegt anderen toe aan de planningen en zij herplannen of ze geven via de interne chat commentaar op de bestaande planning. Dat gaat zo maar door, project na project, campagne na campagne.

Pro’s en contra’s voor de verschillende manieren om een communicatieplan te delen met anderen

Dit blogartikel maakt deel uit van een reeks rond gedeelde marketingplanning voor een efficiënte samenwerking. Hieronder vind je de artikels die je hierin wegwijs maken.

Heb je zin om de hele reeks
eens rustig door te nemen?
Download ons gratis e-boek
‘Gedeelde marketingplanning’