Een beursplan geeft rust en rendement

Peter Desmyttere
14 augustus 2018
⏱ 3 min.  leestijd

In de paar weken voor een beursdeelname stijgt de koorts op de marketingafdeling. De ene deadline volgt dan de andere op. Voor wie geen greep krijgt op de planning zijn dit stressvolle weken waarin niet zelden acties verkeerd lopen. Toch hoeft marketingplanning rond beurzen niet zo te verlopen. Een goed uitgewerkt beursplan dat rigoureus uitgevoerd wordt zorgt voor rust en rendement voor, tijdens en na de beurs. In dit artikel beschrijf ik niet alleen hoe een professioneel beursplan eruitziet, maar ook hoe je er concreet mee aan de slag gaat.

Definitie van beursplanning

Laat ons beginnen met het beantwoorden van de vraag: “Wat is een beursplan”. Mijn antwoord: “Een beursplan is een centraal platform of document die alle strategische en operationele beursdata beschikbaar stelt voor alle betrokken marketeers.” 

De klemtoon ligt zonder meer op de woorden ‘centraal platform of document’ en ‘alle strategische en operationele beursdata’. Want daar wringt het schoentje in de praktijk. Beursplanning in de praktijk is immers meestal “Een verzameling afzonderlijke documenten met gedeeltelijke strategische en/of operationele beursdata die geen overzicht biedt voor de betrokken marketeers.” 

Architectuur of opbouw van een beursplan

Beursplanning centraliseert of bundelt dus alle operationele en strategische data voor één of meerdere beurzen. Concreet gaat het dan over:

  • Takenplanning: ‘wie is verantwoordelijk voor welke taak tegen welke deadline’ maar ook ‘welke taken staan nog open versus welke taken zijn afgewerkt’?
  • Communicatieplanning: via welke kanalen gaan we onze beursdeelname promoten? In principe ga je niet ‘zomaar’ op een beurs gaan staan; je gaat je aanwezigheid promoten bij klanten en prospects, je gebruikt de communicatiemiddelen van de beursorganisator en je ontwikkelt een strategie om bezoekers op je stand te krijgen. 
  • Budgetplanning: wat is het budget voor de beursdeelname, welke kosten verwachten we en hoe staan we na afloop tegenover het budget?
  • KPI’s en resultaten: welke doelstellingen zetten we neer en hebben we die finaal behaald? Als we de resultaten tegenover het budget afzetten hebben we meteen de ROI (Return On Investment) van onze beursdeelname.
  • Notities: bundelt de belangrijkste info over de beurs, de stand, de aanpak, de opbouw, het team, … 
  • Algemene beursstrategie: voor wie deelneemt aan meerdere beurzen per jaar kan het beursplan worden uitgebreid met een beursstrategie die vertelt hoe we de deelname op de verschillende beurzen strategisch aanpakken.




Beursplanning in Excel of in een digitale tool?

Vraag 10 beursplanningen op en de Excel-documenten vliegen je om de oren. Logisch, want een Excel-planning is eenvoudig en snel op te zetten. Maar … het gevaar bestaat er in dat je data gaat versnipperen in verschillende Excel-files waardoor je snel het overzicht verliest. Voor wie deelneemt aan meerdere beurzen per jaar en die informatie moet delen met verschillende collega’s leidt beursplanning in Excel al snel tot ‘Excel-hel’.

Excel kan dus best als planningstool worden gebruikt, op voorwaarde dat er verschillende tabs worden gebruikt voor taken, communicatie, budget, notities en resultaten. Je kunt een Excel-template downloaden vanaf deze website.


Digitale planners zijn uitermate geschikt voor wie de data flexibeler wil beheren, voor wie deelneemt aan meerdere beurzen per jaar en voor wie werkt in een marketingteam met verschillende collega’s die meewerken aan de beursplanning. In één en hetzelfde beursplan kan je dan meerdere beursprojecten opzetten waarbinnen je de data deelt met je collega’s vanaf één centraal platform. In onze marketingplanner Husky ziet dat er als volgt uit:

Bovenstaand zie je de projectstructuur waarbij elke beurs een apart project is. hieronder zie je de opdeling in verschillende modules van de verschillende operationele en strategische data.

Er bestaat ook nog een tussenoplossing, waarbij je Excel gaat combineren met één of meerdere digitale tools. Zo zou je de taken binnen je team in Wünderlist kunnen beheren, de notities in Evernote en de communicatie, het budget en de resultaten in een Excel-document. Mijn ervaring met beursplanning in marketingteams leert dat deze oplossing meestal geen leven beschoren is. Versnippering in verschillende documenten of tools is nooit een goede oplossing. Beperkte planning kan dus perfect gecentraliseerd worden in één Excel-document. Uitgebreidere of complexe beursplanning hoort in een gespecialiseerde tool als Husky thuis waarbinnen je alle operationele data kunt centraliseren op één platform waarop de verschillende marketeers hun data beheren en delen.

 


 

Wil je met beursplanning in Husky eens experimenteren?
Start dan een gratis proefperiode van 30 dagen. 

Op onze Slideshare-pagina vind je de presentatie met dezelfde titel als dit nieuwsartikel. Daarin vind je meer screenshots van de hierboven besproken modules, zowel in Excel als in Husky.

Marketingprojecten beheren in Husky

Graag weten waarom Husky ook voor jouw projecten een troef kan zijn? 

Lees hier verder over marketingprojecten, of start de gratis proef.