Marketing is een boeiende sector die razendsnel evolueert: alles gaat steeds beter, sneller en sterker. Het aantal marketeers dat met stress te kampen krijgt, lijkt helaas aan datzelfde tempo te groeien.
In een eerder artikel Waarom marketeers meer risico lopen op stress en burn-out, beschreef ik reeds hoe die constante druk leidt tot stress en soms zelfs burn-out. Recent vond ik onderstaande infographic op het internet, die in een handig schema enkele relevante werkpunten beschrijft om stress in het marketingteam te bannen.
Probeer binnen je team niet met tientallen projecten op hetzelfde moment bezig te zijn, want dan ontploffen de hoofden. Maak daarom prioriteiten: welke projecten krijgen voorrang, welke staan op de tweede rij en welke projecten kunnen wachten? Dit is een moeilijke evenwichtsoefening want het woord ‘prioriteit’ wordt door iedereen anders ingevuld. Zorg er vervolgens voor dat iedereen binnen het team op dezelfde lijn zit qua prioriteiten en dat de project planning helder en duidelijk is. Communiceer die project planning ook binnen het bedrijf naar andere diensten (bv. Sales) of naar het management. Precies die 2 afdelingen nemen het niet zo nauw met marketing prioriteiten en duwen hun prioriteitenkalender graag door. Aan het marketingteam om tegengas te geven.
Eenmaal de projectenkalender is opgesteld is het goed om meteen ook meetbare doelstellingen hieraan te koppelen. Die zijn immers een prima stimulator voor het team. Geef dus een antwoord op de vraag: “Wanneer is een marketing project geslaagd?”.
Zijn je marketingprojecten onderbouwd door strategische nota’s, project briefings of projectstrategieën? Dan kan je heel wat stress door onduidelijke richtlijnen vermijden. Projecten kunnen dan wel helder in het hoofd van een marketing manager zitten, ze staan nog steviger op papier. Schrijf dus helder neer waar elk project voor staat, waar je met project naartoe wil in de komende weken of maanden en welke resultaten je wil behalen. Lang hoeft zo’n project strategie niet te zijn hoor. Een korte OneNote of een Powerpoint van enkele slides kan het verschil maken tussen stress en rust.
Marketingprojecten hebben een begin- en einddatum, bevatten tal van milestones of communicatiemomenten en zijn gelinkt aan tientallen taken voor verschillende marketeers. Klinkt het logisch als ik zeg dat precies hier een voedingsbodem voor stress schuilt? De realiteit en de praktijk tonen dat heel wat marketeers die planning een eigen invulling geven, zonder rekening te houden met de planning van collega-marketeers. Ik pleit hier dan ook om naar een uniforme manier van marketingplanning te streven. De ene marketeer in Excel, de andere in Trello, nog een ander deel van het team in Teams, … dit krijg je niet goed qua planning en zorgt gegarandeerd voor miscommunicatie en stress. Steek daarom de koppen bijeen en bepaal een unifome manier van werken bij het plannen van projecten, communicatie en taken.
Time management specialisten of stress- en burnout coaches zeggen het al langer: permanente aandacht voor social media communicatie (tenzij je social media manager bent natuurlijk) is een killer op vlak van werkefficiëntie. Permanent uit de aandachtszone getrokken worden door tweets of updates, notificaties of andere soorten meldingen is de beste manier om stress in je leven de nodige ruimte te geven. Het is niet eenvoudig om hier binnen je team de nodige afspraken of protocollen voor op te zetten. Elke individuele marketeer moet beslissen hoe ver hij/zij gaat om een permanente stroom aan social media berichten tijdens het werk toe te laten. Maar het devies is duidelijk: hoe minder, hoe beter!
Om de communicatie binnen het team op te zetten of te stroomlijnen zijn er heel wat mogelijkheden. Een populaire is Teams van Microsoft, maar ook e-mail blijft een veelgebruikt communicatiemiddel binnen marketingteams. Maar daar blijft het niet bij: er zweven wellicht heel wat andere digitale communicatietools binnen het team zoals Slack of andere chatfuncties binnen marketing planning software. Bespreek met de collega’s welke communicatietool de standaard wordt binnen het team om te vermijden dat de interne communicatie permanent verspreid zit over een veelheid van digitale tools.
Je las het hierboven al, marketeers zijn omringd met een niet-aflatende stroom aan digitale berichten, notificaties en andere soorten communicatie. Heel wat stress is terug te leiden naar een overload aan digitale notificaties. De opkomst van telewerk heeft dit nog meer in de hand gewerkt. Er is immers nog nauwelijks informeel overleg. Zo kan een rustige babbel in de koffiehoek, een korte check in de gang of een wandelmeeting wonderen doen om issues bij marketingprojecten uit te klaren. Wat verkies je zelf: 50 chatberichten rond één bepaald thema of een half uur meeting met de betrokken marketeers? Marketing meetings zijn broodnodig om stress in je marketingteam te bannen. Dat kan een wekelijkse statusmeeting zijn waarin je de marketingprojecten met het team bespreekt, een specifieke meeting rond een project of agile marketing meeting in functie van sprints. Lees ook mijn artikel ‘Wat betekent agile voor marketing’.
Ik gaf je hierboven al de raad om qua marketingplanning naar een uniforme manier van werken te streven binnen het team. Op vandaag zijn er voldoende digitale tools waarmee je het volledige project management binnen je team efficiënt kunt beheren. De meest voor de hand liggende is Microsoft365 waarin je een veelheid aan digitale tools voor project management hebt zoals Teams of Planner. Wie verder wil gaan moet te rade gaan bij project management systemen als Trello, Jira of Asana. Marketingteams die ‘all the way’ willen gaan die kijken best naar marketing project management tool als Husky omdat die 100% op maat van marketingteams zijn gemaakt. Bij Husky weten we exact waar marketeers mee worstelen op vlak van organisatie, hoe ze tijd en efficiëntie kunnen winnen, op welke manier ze inzicht en overzicht willen hebben en hoe de interne communicatie binnen het verloopt. Wil je stress bannen in je marketingteam? Probeer dan zeker onze organisatiesoftware uit.
Ik hoop van harte dat ik je met deze infographic kon inspireren!
Wil je stress vermijden door efficiënter te werken binnen je marketingteam? Aarzel dan niet om Husky gratis te testen. Je krijgt er meer inzicht, meer overzicht en een betere communicatie met collega’s voor terug.
Start hier een free trial, of boek een online demo met één van onze marketeers.
