Project management voor marketing managers: 10 redenen waarom

Peter Desmyttere
9 februari 2017
⏱ 6 min.  leestijd

Project management voor marketing managers: van druk-druk-druk naar no stress. In no time. Zo doe je dat.

In een vorig artikel beschreef ik waarom het risico op stress en burnout bij marketeers groot is. Eén van de aangereikte oplossingen is een digitalisering van de marketingafdeling door middel van project management software. De ad hoc organisatie van de gemiddelde marketeer is op vandaag immers niet meer afgestemd op de complexe marketingomgeving en de steeds groter wordende druk van bovenaf in de organisatie. Voor de marketeer die (nog) twijfelt aan het nut van project management software schreef ik dit artikel met 10 goede redenen om de wanorde op servers, post-its en in Office-docs te vervangen door een overzichtelijke digitale tool die alle strategische en operationele data bundelt.

Druk-druk-druk is een vergiftigd statussymbool

Vraag eens ‘Hoe is het op het werk?’ aan 10 marketeers. Het meest gegeven antwoord: “Goed, maar druk”. Waarbij de ‘maar’ verraadt dat het in feite niet zo goed gaat. Zeg eens: waarom gaan we er altijd van uit dat verdrinken in het werk ‘part of the job’ is voor marketeers? Een niet te vermijden lotsbestemming. Alsof druk bezig zijn betekent dat je binnen het bedrijf de juiste signalen uitzendt en je qua status prima zit. Druk-druk-druk als statussymbool dus.

druk project management

Zelfs gepensioneerden gaan de laatste tijd prat op hun drukke agenda. Maar begrijp me niet verkeerd: ik doe geen pleidooi om je brood te verdienen in het zweet des aanschijns, door niet te hoeven werken. Dat was het credo van de oude Grieken en ook wel van de moderne Italianen. Bij hen wordt de grootste status toegeschreven aan hen die het meeste vrije tijd hebben. Vrije tijd is het summum van statussymbool in de Latijnse cultuur. Druk-druk-druk als statussymbool is een Amerikaans fenomeen dat Europeanen steeds gretiger overnemen en waar een behoorlijke grote economie rond gebouwd wordt: van webshops over maaltijdboxen en afhaalrestaurants tot en met therapeuten, psychologen en psychiaters.

Mijn raad: werk hard en veel, maar doe het slim en met plezier. De waarheid ligt dus - zoals altijd - wel ergens in het midden. En hét werkinstrument om als marketing manager veel werken met slim werken te combineren is een digitale organisatietool. Wat CRM-software voor sales heeft betekend, doet project management software voor marketing. Hieronder lees je 10 goede redenen om als marketeer of marketing team de stap te zetten naar het digitaliseren van de workflow via een project management tool.

#1. Meer controle en overzicht

In een recent onderzoek werd ‘gebrek aan inzicht en overzicht’ als de grootste struikelblok ervaren bij de ondervraagde marketeers. Marketingdata die verspreid zit over tientallen Excel-, Word- of Powerpoint-documenten, servers en mails is hierbij de grootste boosdoener. Een project management tool die alle strategische en operationele data overzichtelijk bundelt in één digitaal ecosysteem maakt daar komaf mee. Het werkt ‘goede’ controle in de hand, wat niet alleen voor controlefreaks een zegen is.

#2.  Meer rust in het hoofd

rust project management

Marketeers krijgen zoveel prikkels op zich afgevuurd dat het een huzarenstuk wordt om de rust in het hoofd te bewaren. Een project management tool biedt de mogelijkheid om prioritaire projecten en taken te onderscheiden van de minder dringende. En ze schotelt je elke dag een afgelijnd lijstje met to do’s en taken voor. Afvinken maar. No stress.   

#3. Meer rendement

Het is dus druk-druk-druk bij de meeste marketeers. Maar halen ze wel het volle rendement uit de gepresteerde uren? Wordt er niet immens veel tijd verloren door een gebrekkige planning en organisatie? Een project management tool maakt daar komaf mee. In één digitaal systeem koppel je projecten, taken en een kalender met communicatie-acties tot één overzichtelijk geheel. En dat geeft rust. Zodat je niet langer achter de feiten aanholt, maar zelf sturing neemt over je rendement.

#4. Meer strategie

mieren project management
Mieren, goede werkers? Een marketeer al eens aan het werk gezien?

Wat is onze social media strategie? Met welke strategie gaan we de pers benaderen? Wat is onze prijsstrategie voor het najaar? Ik wed dat de gemiddelde marketeer in zweten uitbarst als het management één van deze strategische vragen stelt. Straffe marketeers zijn meer dan werkmieren. Integendeel. Het zijn verstandige vooruitdenkers die de lijnen voor morgen uitzetten en neerschrijven. In een project management tool waar ze de strategische info met een paar muisklikken uit filteren.

#5. Meer proactiviteit

Wie een dag rondloopt op de gemiddelde marketingafdeling weet het wel: marketeers zijn kampioenen in brandjes blussen. Het ene piekmoment wisselt de andere deadline met nog een andere oplevering af. Niets is minder frustrerend dan continu achter de feiten aan te moeten hollen. Neem een beursdeelname als voorbeeld. Zodra de beursdatum nadert gaat de koorts en de stress bij marketing met een ruk de hoogte in en worden in een hels tempo dringende taken en deadlines afgevinkt. Met project management software werkt het anders. Die zorgt er via project-, taak en campagneplanning voor dat er niet reactief maar proactief kan gewerkt worden en dat marketing management voorspelbaar wordt.

#6. Betere marketing meetings

meeting project management

Marketing meetings zijn vaak tijdrovend en inefficiënt. Waarom? Omdat er geen meetingagenda is. Dat betekent dat de deelnemers onvoorbereid aan tafel komen en stimuleert dat na de meeting iedereen weer in zijn eigen organisatiecocon kruipt. Niet zo met een project management tool. Die zet de agenda netjes klaar in het systeem, zorgt voor onmiddellijke verslaggeving en schotelt iedereen nadien de juiste taken toe.

#7. Meer communicatie onder collega’s

Slechte communicatie tussen marketingcollega's zorgt voor tijdverlies en frustratie. Wie is waarvoor verantwoordelijk en wie werkt welke taak af? Wat was de deadline en wat hadden we afgesproken op de laatste meeting? Enkele kliks verder heb je het antwoord, op voorwaarde dat de data niet in de hoofden van mensen zit maar in een project management tool. Die zorgt ervoor dat heel wat communicatieproblemen al opgelost zijn nog voor ze zich stellen.

#8. Meetbaarder marketing

Echte marketeers werken naar messcherpe doelstellingen toe. Dat betekent dat je een systeem nodig hebt om doelstellingen te formuleren. Maar ook om ze te meten! Wat baten KPI's (Key Performance Indicators) of meetpunten nu eenmaal als niemand ze kan meten? In een project management tool maak je een kant-en-klaar marketingrapport op dat je vertelt hoe de marketinginspanningen zich vertalen in resultaten. Zodat je (eindejaars)bonus tastbaar wordt … maar ook dat de motivering om niet-rendabele projecten te stoppen of rendabele projecten te verlengen met cijfers onderbouwd wordt.

#9. Betere budgettering

budget project management
Met Husky als project management tool weet je precies hoe het met je budget gesteld is.

Weet jij als marketeer op gelijk welk moment in het jaar hoever je marketingbudget geslonken is? Naar welke acties de kosten zijn gegaan? Welke acties over of onder budget zijn gebleven? Als je het antwoord schuldig blijft heb je dringend nood aan een digitaal systeem dat je altijd en overal vertelt wat je budget is en hoe dat budget evolueert doorheen het jaar.

#10. Betere rapportering

Wedden dat heel wat CMO’s of CEO’s zich bij hun marketeers afvragen “Wat steekt die godganse dagen uit?”? Of omgekeerd: zo ken ik heel wat marketeers die gefrustreerd zijn omdat ze binnen een bedrijf niet de aandacht en appreciatie krijgen die ze verdienen. Logisch: ze zouden beter werk maken van een duidelijke en regelmatige rapportering van realisaties, ambities, doelstellingen en resultaten aan het (top)management. Wacht niet tot je manager om data of cijfers vraagt. Zet ze klaar, up-to-date. In je project management tool.

Zo. Kon ik je overtuigen van de waarde van project management in de marketingafdeling? Ik besef dat het tijd en effort kost om de werkwijze als individuele marketeer of binnen een marketing team te veranderen. Dat het commitment en discipline vraagt om een project management tool te voeden. Maar de bonus is enorm: een gestroomlijnde organisatie waar hard maar procesmatig gewerkt wordt en waar het werk beloond en geapprecieerd wordt.

Marketingplannen en -projecten beheren in Husky

Graag weten waarom Husky ook voor jouw plannen en projecten een troef kan zijn? 

Lees hier verder over marketingplannen en -projecten, of start de gratis proef.