Basisbegrippen
In de applicatie gebruiken we een aantal termen die we hieronder graag verduidelijken. De termen staan thematisch gegroepeerd. Klik door op een term om er meer over te lezen.
| STRUCTUUR | |
|---|---|
| Account | Iedere klant heeft een eigen account. Een klant is meestal een bedrijf. De account bundelt meerdere plannen die medewerkers, tags en templates met elkaar delen. Een abonnement laat je toe om die account te gebruiken voor een bepaalde periode voor een bepaald aantal gebruikers. |
| Plan | Een plan is een verzameling marketingprojecten en strategie. Sommige klanten hebben met één plan voldoende in hun account. Andere klanten zetten meerdere plannen op, bijvoorbeeld voor verschillene business units. |
| Project | Een project bestaat uit communicatieplanning, taken, budget, KPI's en notities. Vergelijk een project met een map in je mappenstructuur op een server. Je zal een project gebruiken om thematisch een aantal zaken samen te houden, om toegangsrechten te bepalen of om te kopiëren voor gelijkaardige projecten. |
| Projectgroep | Een projectgroep helpt je om gelijkaardige projecten samen te plaatsen. Handig voor filters of noodzakelijk voor je budgetverdeling. |
| PLANNING | |
| Planning | Het belangrijkste onderdeel binnen je marketingproject is de communicatiekalender. Hier ga je jouw communicatie plannen. |
| Kanaal | Waar en hoe ga je communiceren? Binnen een project lijst je onder elkaar de verschillende communicatiekanalen op. Je kiest of je dit als breed ziet (Social media) of specifiek (Facebook). Je kan kanalen ook gebruiken om milestones of subthema's binnen je marketingproject inzichtelijk maken. |
| Moment | Wanneer en wat ga je communiceren? Binnen een kanaal geef je op welke dag, of over welke dagen heen, je communicatiemomenten wil plannen. Indien gewenst kan je een moment een extra context geven en het dus ook aan andere kanalen (en projecten of plannen) hangen. Een klantengetuigenis kan bijvoorbeeld zowel een nieuwe pagina op de website, als een bericht op social media zijn. Dankzij tags en statussen krijg je inzicht en overzicht. |
| Deelnemers | Naast een verantwoordelijke kan je ook deelnemers toevoegen aan kanalen en momenten. Bij discussies worden zij meteen gesuggereerd. Ook voor het filteren van de communicatiekalender is dit een interessante aanvulling. |
| TAKEN | |
| Taak | Wie doet wat, tegen wanneer? Op verschillende niveaus (projecten, kanalen, momenten, kosten, KPI's, notities en strategie) kan je taken toevoegen. |
| Terugkerende taak | Moet je een taak iedere dag, week, maand of kwartaal afvinken? Dan maak je die taak terugkerend. Bij het afvinken van de taak wordt de nieuwe taak gemaakt volgens de frequentie die je ingesteld had. |
| BUDGET | |
| Budget | Voor ieder project is het mogelijk om een budget te bepalen. Daarmee geef je aan hoeveel je maximaal mag uitgeven. |
| Kost | Binnen ieder project lijst je verschillende kosten op: de onderdelen van je budget. Je voorziet bijvoorbeeld kosten voor copywriting, voor fotografie en voor catering. |
| Verwachte kost | Voor iedere kost geef je indien gewenst een verwachte kost op. Daarmee verfijn je jouw projectbudget en kan je vooraf zien of wat je van plan bent te doen, binnen het projectbudget past. Heb je al offertes of engagementen, dan wordt de verwachte kost steeds realistischer. Het verschil tussen het budget en de verwachte kosten toont je wat nog beschikbaar is: welk budget is nog niet toegewezen? |
| Factuur | Aan iedere kost kan je facturen hangen. Zo vergelijk je de verwachte kosten met de feitelijke facturen. Je ziet wat je nog verwacht uit te geven, of waar je te veel of te weinig gebudgetteerd had. Een factuur heeft een bedrag en een factuurdatum. Leverancier en omschrijving zijn niet verplicht. Een PDF van de factuur kan je natuurlijk ook opladen bij de kost. |
| Boekjaar | Ieder budget wordt opgesplitst in boekjaren. Je blijft in hetzelfde plan werken, en kan gemakkelijk projectbudgetten van verschillende jaren vergelijken. Die boekjaren hoeven trouwens niet in januari te starten. |
| Limiet | Ook voor een plan en een projectgroep kan je een budget instellen. Om verwarring te vermijden wordt het hier de limiet genoemd. Je vergelijkt dan de limiet van de projectgroep of het plan met de som van alle projectbudgetten. |
| RESULTATEN | |
| Resultaat | Bij het onderdeel Resultaten van een project houd je cijfers bij die relevant zijn voor het project. De cijfers geven een maandelijkse tussenstand. |
| KPI | Een Key Performance Indicator is een bewuste keuze van een cijfer dat je wil volgen. Bij een KPI heb je enerzijds een doelstelling, en anderzijds een resultaat. Een jaargrafiek vergelijkt beiden voor iedere maand. |
| NOTITIES | |
| Notitie | Bij ieder project heb je een leeg tekstdocument dat je kan aanvullen met teksten, tabellen, afbeeldingen en links naar websites. Gebruikt het voor het verzamelen van inspirate, het opstellen van briefings, het bijhouden van meetingverslagen,… |
| STRATEGIE | |
| Strategie | Los van de projecten krijg je de mogelijkheid om je strategie uit te schrijven voor het plan. Gebruik het ook om procedures en andere notities bij te houden die niet aan een specifiek project toegewezen kunnen worden. |
| Sectie | De strategie wordt opgesplitst in meerdere secties. Een sectie is niet meer dan een groepering van onderwerpen. |
| Onderwerp | Een onderwerp is een notitie binnen een strategie. Het heeft dezelfde functionaliteit als een projectnotitie. |
| ZIJBALK | |
| Context | Hoe hangt het ene aan het andere? Een taak die aangemaakt werd bij een moment, heeft dat moment als context. De context van een kanaal is een project. Bij een moment kan je bovendien een extra context bepalen, voor een multichannel communicatieplanning. |
| Herinnering | Bij een taak en een moment kan je een herinnering instellen. De verantwoordelijke en de deelnemers krijgen op het gewenste tijdstip een notificatie en een e-mail, met een link naar de taak of het moment. |
| Tag | Los van de boomstructuur met plannen, projectgroepen, projecten en kanalen kan je projecten, kanalen, momenten en kosten een tag toekennen. Bij de overzichtspagina's van projecten, communicatie en budget helpt je om te filteren voor een beter overzicht. |
| Status | Bij projecten, momenten, taken en strategie-onderwerpen kan je een status toekennen. Nieuwe items zijn standaard 'Niet gestart'. Naast enkele standaardstatussen is het mogelijk om extra statussen te voorzien. |
| Logboek | Onderaan het Info-tabblad in de zijbalk vind je het logboek. Dat lijst op wat er allemaal gebeurd is. |
| Discussie | Over ieder item van Husky (taak kanaal, moment, KPI of notitie) kan je een online discussie starten. Standaard zijn discussies voor iedereen bestemd die toegang heeft tot het project, tenzij je een medewerker vermeldt door zijn naam te laten voorafgaan door een @. Aan een discussie kan je opmerkingen toevoegen. Een discussie blijft open tot iemand ze afrondt. In lijsten wordt met een icoontje getoond welke items nog openstaande discussies hebben. |
| TEMPLATES | |
| Template | Met een template versnel je het proces van marketingplanning en -opvolging. Met takenlijsten bijvoorbeeld stel je herbruikbare lijsten met taken ter beschikking van je collega's. Je kan een bestaand project ook als template beschouwen door het te kopiëren. Deadlines en datums van communicatiemomenten schuiven automatisch mee op volgens een nieuwe focusdatum. |
| GEBRUIKERS | |
| Gebruiker | Iemand die toegang heeft tot het Husky-platform wordt een gebruiker genoemd. Er zijn betalende en gratis gebruikers. Gratis gebruikers hebben beperkte mogelijkheden: ofwel hebben ze toegang tot slechts enkele projecten, ofwel kunnen ze alleen maar de plannen of projecten consulteren en deelnemen aan online discussies. |
| Administrator | De Administrator is de verantwoordelijke voor de account. Hij (of zij) is vaak ook diegene die de account gestart heeft. Net als de Beheerders van de account heeft hij alle rechten. Hij is de enige die de vernieuwingsfactuur toegestuurd krijgt. |
| Beheerder | Op het niveau van de account heeft een Beheerder toegang tot alle plannen binnen de account. Hij heeft ook toegang tot de tags en de templates en kan extra gebruikers uitnodigen, zolang het abonnement dit toelaat. |
| Bewerker | Een bewerker nodig je uit per plan. Hij heeft toegang tot alle projecten binnen dat plan en kan binnen de beperkingen van een plan alles wijzigen. |
| Lezer | Een lezer nodig je uit per plan. Hij heeft leesrechten op alle projecten en kan deelnemen aan online discussies. |
| Projectbewerker | Een projectbewerker nodig je uit per project. Binnen dat project kan hij alles aanmaken en wijzigen. Hij heeft geen toegang tot het budget-gedeelte. |
| Projectlezer | Een projectlezer nodig je uit per project. Hij heeft leesrechten op alle onderdelen van dat project, behalve het budget. Hij kan deelnemen aan alle online discussies binnen dat project. |
Laatste update: 11 maart 2020
