Timesheets

Hoe activeer je de functie Timesheets?

Timesheets is een extra feature die standaard deel uitmaakt van Agency-accounts. Marketingteams kunnen de activering van Timesheets ook aanvragen, bijvoorbeeld voor hun interne grafische studio. Meteen wordt de feature toegankelijk voor alle gebruikers in de account.

Hoe voeg je tijdregistratie toe?

• Bij het afwerken van een taak krijg je een pop-up om tijd in te geven en een taaktype te bepalen.
• Op de timesheet voeg je manueel tijd toe. Je kiest uit een plan en project een bestaande taak, of geeft je tijdsregistratie een naam en taaktype.
• Zelfs zonder dat je je werkomgeving verlaat, gebruik je de 'quick add' in het linkermenu. Na het toevoegen van de tijdsregistratie kan je gewoon weer verder werken.

Hoe voeg je een notitie toe aan een dag?

Bij iedere dag kan je onderaan een korte notitie toevoegen. Hierdoor verschijnt er bovenaan bij de dag een icoontje.

Daar geef je bijvoorbeeld in dat je een halve dag vrijaf hebt genomen, wat verklaart dat je 4 uur gelogd hebt in plaats van de gebruikelijke 8.

Je kan het ook gebruiken om voor jezelf je focus voor die dag kort neer te schrijven, of gebruiken als een werkgerelateerd dagboek voor het bijhouden van je ervaringen, verwezenlijkingen of werkpunten.

Wat zijn de gekleurde streepjes onder de ingevoerde tijd?

Kennen we de verwachte duur van een taak, dan vergelijken we de gerapporteerde tijd hiermee. Kreeg je bijvoorbeeld 4 uur toegewezen voor een taak, en je hebt er gisteren 2 uur aan gewerkt en vandaag 1 uur, dan zal het balkje voor 75% gevuld zijn en groen kleuren. Zodra het meer dan 100% gevuld is, wordt het rood.

Hoe bewerk je taaktypes?

• Bij iedere tijdregistratie kan je een bestaand taaktype selecteren, of als het nog niet bestond toevoegen.
• Rechtsboven op de Timesheets vind je ook de mogelijkheid om taaktypes te bewerken. Daar kan je ze hernoemen. Als ze niet meer in gebruik zijn kan je ze ook verwijderen.
• Ieder taaktype kan ook een uurtarief hebben.

Hoe krijg je een overzicht op de prestaties van het team?

De account administrator en alle beheerders hebben toegang tot het Teamoverzicht dat bestaat als een grafisch dashboard, en als lijst met alle gedetailleerde tijdsregistraties. Dit teamoverzicht kan je naar hartelust filteren volgens collega, plannen, projecten en taaktypes. Je kiest ook de periode waarin dit van toepassing is.

Hoe exporteer je timesheets voor facturatie?

Alle ingegeven tijdsregistratie kan je exporteren naar Excel. Je bepaalt de start- en einddatum van alle ingegeven registraties die je wil exporteren.

Binnenkort beschikbaar:

• Zijpaneel bij Taak. Voor iedere taak krijg je in de zijbalk de mogelijkheid om tijdregistratie te consulteren of toe te voegen. Handig als je taken niet in één keer kan afwerken.
• Suggesties op basis van je taakplanning. Gebruik je tijdblokken, dan stellen we die voorziene tijd meteen voor om toe te voegen aan je timesheet.