Takenplanning

Weekkalender voor tijdsblokken

Taken plannen gebeurt op twee niveaus:

  • bepalen wat tegen wanneer moet gebeuren
  • bepalen wanneer je hoe lang aan welke taak zal werken

Voor dit laatste type takenplanning is er naast de lijstweergave van taken ook de kalender-weergave. Die toont je een vertrouwde weekkalender. Koppel je Husky met je Outlook-kalender, dan zie je daar reeds al je afspraken verschijnen. De uitvoering van je taken inplannen doe je door tijdsblokken toe te voegen aan je kalender.


Inhoud

 


Hoe voeg je tijdsblokken toe aan je kalender?

In de linkerkolom staan alle openstaande taken klaar. Je versleept de taak uit die kolom naar de kalender en maakt zo een tijdsblok. Je taak vervaagt in de linkerkolom om aan te geven dat deze taak reeds ingepland staat op de week die je aan het bekijken bent.

Vervolgens kan je dezelfde taak nog naar een ander vrij moment verslepen om zo een tweede tijdsblok aan te maken. Je bent dus van plan om op twee tijdstippen te werken aan die taak. Klik op de taaktitel om de zijbalk te tonen en ziet op welke tijdstippen je van plan was om aan die taak te werken, eventueel verspreid over meerdere weken.

 

Ook in je takenlijst kan je zien dat er (een) tijdsblok(ken) ingepland staan voor deze taak, omdat er een icoontje naast de deadline verschijnt.

De kleur van een tijdsblok wordt bepaald door de status van de taak. Veel tijdsblokken zullen daarom blauw zijn: niet gestart. Is er een tijdsblok ingepland na de deadline van je taak, dan wordt die rood gemarkeerd en tonen we de deadline van de taak.


Hoe wijzig je de planning?

Een tijdsblok kan je

  • verplaatsen naar een ander startmoment
    Versleep het blokje zodra er een handje getoond wordt. Plaats je muis niet op de taaktitel.
  • langer of korter maken
    Onderaan een blokje staan drie puntjes, daar kan je het blokje langer of korter maken. Het minimum is 15 minuten.
  • verwijderen
    Rechtsboven een blokje verschijnt een kruisje. Klik je daarop, dan verwijder je het tijdsblok, maar niet de taak.


Hoe werk je taken af?

Taken afwerken doe je door ze af te vinken, of door de status te wijzigen naar Afgewerkt.

Dit kan je doen door op een taak/tijdsblok te klikken en de zijbalk tevoorschijn te toveren. Naast de taaktitel staat een afvinkvakje.

Je kan een taak ook afvinken vanop je Dashboard, vanuit de lijstweergave van taken, of in een zijbalk met de takenlijst van een kanaal/moment/kost/KPI/notitie.

In je takenkalender zie je welke taken afgewerkt zijn.


Welke taken krijg je te zien in de linkerkolom?

Dat hangt ervan af waar je de takenkalender bekijkt:

  • Account (bovennavigatie, naast Plannen)
    • Werk je aan meerdere plannen tegelijk, dan is dit wellicht je favoriete plaats.
    • Alle taken worden getoond, aangevuld met de contextinformatie in welk plan de taak zich bevindt
  • Plan (linkermenu in een plan)
    • Omdat je al een plan gekozen hebt, worden enkel taken uit dit plan in de linkerkolom getoond.
    • In de kalender zie je wel alle taken, maar enkel taken uit dit plan hebben een witte achtergrond. De andere taken hebben een grijze achtergrond. Zijn er taken van een ander plan, dan wordt deze contextinformatie ook getoond.
  • Project (submenu bij een project)
    • Omdat je al een project gekozen hebt, worden enkel taken uit dit project in de linkerkolom getoond.
    • In de kalender zie je wel alle taken, maar enkel taken uit dit project hebben een witte achtergrond. De andere taken hebben een grijze achtergrond. Zijn er taken van een ander plan, dan wordt deze contextinformatie ook getoond.

Je ziet enkel taken waar jij aangeduid staat als verantwoordelijke.

Bovenaan in de linkerkolom vind je de taken waarbij de deadline reeds verstreken is. Die pak je best eerst aan. Eventueel kan je ze dichtklappen door op het +/- icoontje te klikken.

Gebruik de filter in de linkerkolom om de lijst met openstaande taken te verkorten volgens de periode waarin ze afgewerkt moeten worden, of om enkel nieuw aangemaakte taken te zien. Je kan ook op taaktitel zoeken als je weet hoe de taak genoemd werd.

Je kan ook klikken op het cijfer dat naast de dagaanduiding staat. Daarmee bekijk je alle taken die uiterlijk die dag afgewerkt moeten worden.


Wat het is het verschil tussen Taakduur en Tijdsblokken?

Door een taakduur in te geven maak je een schatting van hoeveel tijd je nodig zal hebben voor de uitvoering van een taak, of hoeveel je beschikbaar krijgt.

Een tijdsblok geeft aan hoe lang je wanneer je aan een taak zal werken, of hoe lang je eraan gewerkt hebt als je achteraf ook je tijdsblokken doet overeenstemmen met de realiteit.

In de ideale wereld is de som van je tijdsblokken gelijk aan je taakduur. De twee kunnen echter afzonderlijk van elkaar gebruikt worden. Waar het interessant is, worden ze met elkaar vergeleken. Plan je bijvoorbeeld meer tijdsblokken in dan wat je voorzien had in je taakduur, dan licht deze som rood op.


Hoe bekijk je taken van een collega?

Rechtsboven zie je van wie je de kalender aan het bekijken bent. Hier kan je ook de kalender van een collega consulteren.

Misschien ben je wel verantwoordelijk voor de invulling van hun planning. Dan kan je hun taken ook inplannen met behulp van tijdsblokken.

Het is niet mogelijk om een tijdsblok toe te voegen aan je eigen kalender voor een taak waar je niet verantwoordelijk voor bent. In dat geval zal je extra taken moeten aanmaken voor iedere medewerker apart.

Is de kalender geïntegreerd met Outlook, weet dat je dan geen detailinformatie kan zien van de afspraken in de kalender van een collega.


Hoe integreer je met een bestaande kalender?

Ongetwijfeld heb je al een kalender-applicatie gelinkt aan je e-mail waarmee je afspraken bijhoudt. Omdat je best geen taken inplant wanneer je afspraken hebt, is een synchronisatie met deze kalender noodzakelijk. Omgekeerd zorgt het er ook voor dat je Husky-tijdsblokken zichtbaar worden in je kalender-applicatie. Is jouw smartphone zo ingesteld dat je kalender ook op dat toestel getoond wordt, dan zijn je ingeplande Husky-taken ook daar zichtbaar.

Sterker nog: voor de Husky-tijdsblokken is er een 2-wegssynchronisatie. Dit betekent dat je tijdsblokken op twee plaatsen kan wijzigen: logischerwijze in de Husky-webapplicatie, maar ook in je favoriete kalender. Afspraken die al in je kalender stonden (aangeduid door het icoontje van Outlook), kan je vanuit de Husky-applicatie niet bewerken.

Voorlopig is de synchronisatie actief met Outlook/Exchange 365. De synchronisatie met de Google-kalender wordt momenteel afgewerkt. Kan je er niet langer op wachten, neem dan contact op met support@huskymarketingplanner.com.

Hoe maak je de synchronisatie mogelijk? Vanaf je takenkalender staat een link naar het dialoogvenster Mijn integraties. Dat kan je ook bereiken als je rechtsboven op je naam klikt om je profiel te wijzigen. Kies Outlook om de connectie mogelijk te maken, log in met je Microsoft-account en … klaar! Na enkele minuten is de synchronisatie voltooid. Daarna wordt iedere 5 minuten gecontroleerd of er wijzigingen zijn.

Laatste update: 30 augustus 2019