Marketingprojecten budgetteren

Een overzicht krijgen op je marketingbudget is levensbelangrijk. Je mag niet afhangen van rapportage van de financiële afdeling, je moet zelf "op de cijfers zitten".

  1. Stel limieten in voor plan en projectgroepen
  2. Bepaal projectbudgetten
  3. Schat verwachte kosten in
  4. Volg facturen op

1. Stel limieten in voor plan en projectgroepen

Ieder plan heeft een limiet: het volledige marketingbudget, dat bijvoorbeeld een percentage is van de (verwachte) omzet. Dit ga je straks vergelijken met het totaal van een projectbudgetten.

Het is ook mogelijk om per projectgroep een limiet in te stellen. Bijvoorbeeld de projectgroep Events krijgt een maximum van € 20.000. Als je momenteel binnen die projectgroep 3 projecten hebt van € 5000, betekent het dat er ruimte is voor extra events met een totaal van € 5000.

2. Bepaal projectbudgetten

Voor ieder project kan je een projectbudget bepalen per boekjaar. Wanneer je een project aanmaakt heb je meteen al de mogelijkheid om deze budgetten in te geven. De projectduur bepaalt welke boekjaren relevant zijn.

3. Schat verwachte kosten in

Dit Direct Mail project mag € 4500 kosten. Je splitst je projectbudget op volgens verschillende kosten:

  • drukwerk (€ 800)
  • design (€ 800)
  • adressen (€ 600)
  • vertalingen (€ 400)
  • verzending (€ 1800)

Deze kosten zijn momenteel nog inschattingen. Je moet nog een bedrag ingeven, maar dat wel doen is een best practice. Het helpt je om zeker te zijn dat je projectbudget geen fictief nummer is, maar een realistisch budget.

Door deze kosten toe te voegen, zal je zien hoeveel budget beschikbaar is voor je project. Je zou je projectbudget kunnen aanpassen door op het potlood icoon te klikken naast het projectbudget.

Als het projectbudget aanpassen binnen jouw organisatie niet meer toegelaten is, accepteer dan dat je over de budgetlimiet ging en pas de kosten aan van een ander project.

Wanneer je budget toevoegt aan je communicatiemomenten zullen ze verschijnen in je projectbudget als nieuwe kosten. Je kan ze niet bewerken in Budget, maar wel bij Communicatie.

4. Volg je facturen op

Zodra je de kosten bepaald hebt, kan je ook facturen toevoegen. Klik op + Facturen toevoegen. De zijbalk verschijnt en je kan je facturen beginnen toevoegen. De datum en het bedrag zijn verplicht, maar de omschrijving en de leverancier zijn optioneel. Je zal merken dat je bij de leverancier suggesties krijgt terwijl je typt, gebaseerd op je eerdere facturen.

Mocht je facturen ingeven die het totaal boven de verwachte kost brengen, dan zal het totaal facturen rood gemarkeerd staan.

Als je digitale kopieën van je facturen wil bijhouden, kan je die bestanden toevoegen bij het paneel Bestanden van de zijbalk van een kost. 

Merk op: je kan geen facturen toevoegen voor je kosten hebt aangemaakt. Als je jouw projectbudget niet wil opsplitsen in verschillende kosten, maak dan de ene kost 'Alle kosten' aan en voeg je facturen aan die kost toe.

Laatste update: 31 januari 2019