Participation à des salons: un plan de salon vous garantit tranquillité et rendement

Peter Desmyttere
14 août 2018
⏱ 3 min. de lecture

Quelques semaines avant l’événement, la participation à un salon plonge le département marketing dans l’effervescence. Les échéances se succèdent. Sans maîtrise du planning, cette période est stressante et souvent propice à l’échec des actions. La planification de marketing vous permet toutefois d’éviter cet écueil. Un plan de salon bien conçu et rigoureusement exécuté procure tranquillité et rendement avant, pendant et après l’événement. Dans cet article, je ne me limite pas à l’aspect professionnel; j’explique aussi concrètement quelle démarche adopter.

Définition de la planification de salon

Commençons par répondre à la question: «Qu’est-ce qu’un plan de salon ?» Voici ma réponse: «Il s’agit d’une plateforme centrale de documents qui met toutes les données stratégiques et opérationnelles à la disposition de tous les marketeurs concernés.»

L’accent est assurément mis sur les mots «plateforme centrale de document» et «toutes les données stratégiques et opérationnelles». En effet, c’est là que le bât blesse dans la pratique. Concrètement, la planification de salon se résume d’ordinaire à «Un ensemble de documents isolés présentant des données de salon stratégiques et/ou opérationnelles partielles. Elle n’offre aucune synthèse aux professionnels du marketing concernés.»

Architecture ou élaboration d’un plan de salon

La planification de salon centralise ou rassemble donc toutes les données stratégiques et opérationnelles d’un ou de plusieurs salons. Il s’agit précisément de:

  • Planification des tâches: «qui est responsable de quelle tâche pour quelle échéance», mais aussi «quelles tâches sont-elles encore en souffrance et lesquelles sont achevées»?
  • Planification de la communication: quels canaux vont faire connaître votre participation? En principe, vous ne prenez pas «tout bonnement» part à un salon; vous annoncez votre présence aux clients et prospects et recourez aux moyens de communication de l’organisateur du salon. Vous mettez également au point une stratégie d’attraction des visiteurs. 
  • Planification du budget: quel est le budget de la participation, quels coûts prévoyez-vous et quelle sera la situation après l’événement?
  • Les ICP (Indicateurs clés de performance) et les résultats: quels sont vos objectifs et les avez-vous finalement atteints? La comparaison des résultats au budget montre immédiatement le ROI (Return On Investment) de la participation.
  • Notes: rassemblez les informations principales sur la foire, le stand, l’approche, l’installation, l’équipe… 
  • Stratégie globale: dans le cas d’une participation à plusieurs salons par an, le plan de salon peut s’étoffer d’une stratégie de participation aux différents événements.

Peut-on planifier son salon dans Excel ou à l’aide d’un outil numérique?

Demandez dix planifications de salon et les documents Excel pleuvront. Logique, car ce logiciel assure une planification simple et rapide. Cependant, il existe un danger d’éparpillement de vos données dans différents fichiers, d’où la perte d’une vue d’ensemble. L’opération tourne vite au cauchemar pour toute personne participant à plusieurs salons par an et devant communiquer cette information à des collègues.

Vous pouvez donc vous servir d’Excel comme outil de planification à condition d’utiliser différents onglets pour les tâches, la communication, le budget, les notes et les résultats. Un modèle Excel est téléchargeable à partir de ce site.

Dans une équipe de marketing, les planificateurs numériques sont parfaitement adaptés à l’utilisation flexible des données par celui ou celle qui participe à plusieurs salons par an et dont les collègues collaborent à la planification. Un seul plan de salon suffit alors à créer plusieurs projets. Vous pouvez y partager les données avec vos collaborateurs à partir d’une plateforme centrale. Dans notre planificateur marketing Husky, cela se présente comme suit:

Vous trouverez ci-dessus la structure du projet propre à chaque salon et ci-dessous la répartition en différents modules des données opérationnelles et stratégiques.

Il existe aussi une solution intermédiaire qui consiste en la combinaison d’Excel avec un ou plusieurs outils numériques. De la sorte, vous pourriez gérer les tâches de l’équipe dans Wünderlist, les notes dans Evernote et la communication, le budget et les résultats dans un document Excel. D’après mon expérience de planification de salon dans des équipes de marketing, cette solution n’est pas viable. L’éparpillement dans divers documents et outils ne mène jamais à rien. Une planification limitée peut donc tout à fait être centralisée dans un document Excel. Des planifications plus étendues ou plus complexes doivent avoir lieu dans un outil spécialisé tel que Husky. Vous y centralisez toutes vos données opérationnelles sur une plateforme où les marketeurs gèrent et partagent leurs données.

L’expérience de la planification de salon dans Husky vous tente-t-elle ? Vous débutez par une période d’essai gratuite de 7 jours.

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