So organisieren Sie effiziente (Online-)Marketing-Meetings!

Vorbereitung, Tooling und Abläufe sind die drei Schlüssel zum Erfolg

Peter Desmyttere
28 August 2020
⏱ 5 min. Lesedauer

Marketing-Meetings sind zum effizienten Funktionieren von Marketingteams unerlässlich. Doch häufig bereiten sie Marketingmanagern und -teamleitern auch Kopfzerbrechen. Der Grund? Die Meetings finden nicht regelmäßig genug statt, es gibt keine Abläufe oder Vorgaben, die Vorbereitung ist mangelhaft, das Meeting unstrukturiert und wenig zielführend, die besprochenen To-dos werden weder dokumentiert noch umgesetzt, die Tools sind unorganisiert, nach dem Meeting kommt es spontan zu unzähligen informellen Besprechungen, die das Meeting zunichte machen – und so weiter … Ich gebe zu, dass wir diese Probleme im Marketingteam von Husky ebenfalls durchgemacht haben, und auch bei unseren Kunden (andere Marketingteams) sehen wir sie immer wieder, wenn wir sie bei der Einrichtung unseres Marketingplaners unterstützen.

In diesem Artikel erzähle ich Ihnen etwas über meine Erfahrung mit Marketing-Meetings als Teamleiter Marketing bei Husky und erfahren Sie, wie wir die Meetings immer effizienter gestalten. Ich erkenne drei Schlüssel zum Erfolg: gute Vorbereitung, die richtigen Tools und konkrete Absprachen, an die sich jeder im Team hält. Dabei gilt zu beachten, dass diese drei Elemente im Zuge der steigenden Popularität von Online-Marketing-Meetings noch mehr Gewicht erhalten. Denn mit mangelnder Vorbereitung, schlechtem Tooling und ohne Absprachen ist jedes Online-Marketing-Meeting zum Scheitern verurteilt.

Grundlage für erfolgreiche Marketing-Meetings entsteht im Vorfeld

Unser Marketing-Meeting bei Husky findet jede Woche am Montagnachmittag statt. Von allen Marketingspezialisten im Team wird erwartet, dass sie im Laufe der Woche die zu behandelnden Tagesordnungspunkte (TOPs) deutlich in die Meeting-Agenda unseres Marketingplaners eintragen. Jeder Marketer ist außerdem dazu angehalten, die eigene Planung (Kalender mit Aktionen) jederzeit up to date zu halten, damit das Meeting mit einer aktuellen Planung und Agenda beginnt. Ich bin diesbezüglich sehr streng und kann äußerst ungemütlich werden, wenn unsere Marketer unvorbereitet ins Meeting gehen, wenn ihre Planung nicht stimmt oder wenn sie während des Meetings TOPs nennen, die nicht auf der Liste stehen.

Jeder Marketer ergänzt die eigenen TOPs in der Meetingliste unseres Marketingplaners. Dadurch ist unsere Agenda zu Beginn jedes Marketing-Meetings aktuell. Mithilfe eines Filters kann ich vorab alle Punkte für jeden Marketer und jedes Marketingprojekt einzeln durchgehen. Das bietet mir konkrete Anhaltspunkte für den Einstieg in unser Marketing-Meeting und es gibt dem Meeting eine Struktur. Im Laufe des Meetings kurzfristig weitere TOPs einzuschieben, vermeiden wir wenn möglich. Im Notfall kann aber schnell mal ein Punkt ergänzt und dem jeweiligen Marketer und Marketingprojekt zugewiesen werden.
Wir arbeiten mit einer zentralen Planung, die während des Meetings von oben nach unten durchgenommen und von jedem Marketer erläutert wird. Als Leiter des Marketingteams gehe ich davon aus, dass mir am Montagnachmittag immer die aktuellste Version vorliegt, die von allen Marketern geprüft und ergänzt wurde. Entscheiden wir uns im Meeting, Punkte in der Planung zu ergänzen, zu verschieben oder zu löschen, so wird dies noch während des Meetings erledigt.

Marketing-Tools im Meeting I je weniger, desto besser

Bei Marketing-Meetings sollten alle immer konzentriert bei der Sache bleiben. Früher fiel mir auf, dass die Konzentration nachließ, sobald jemand seinen Bildschirm teilen bzw. eine Anwendung starten wollte, eine Datei auf dem Server gefunden werden musste oder wenn Infos bezüglich einer Aktion (meist in einer oder mehreren Mails) gesucht wurden. Dass bei Meetings verschiedene Dokumente oder Anwendungen benötigt werden, lässt sich natürlich nicht vermeiden. Aus Erfahrung kann ich jedoch Folgendes empfehlen: Versuchen Sie, die Anzahl der im Meeting verwendeten Tools auf ein Minimum zu reduzieren. Programme mit langer Ladezeit, eine Datei, die nicht gefunden wird, E-Mails mit einer Flut an Informationen, die geteilt werden, … all dies nimmt das Tempo und die Konzentration aus dem Meeting.

Die steigende Beliebtheit von Telearbeit sowie der sprunghafte Anstieg von Online-Meetings im Jahr 2020 haben dafür gesorgt, dass Marketing-Meetings kürzer und effizienter werden mussten. Auch wir standen vor der Herausforderung, dass sich unser Konzept für Marketing-Meetings im Büro nicht eins zu eins auf Online-Meetings übertragen ließ. Bei den Meetings steht nun unser Marketing-Planungstool als Hauptbildschirm noch mehr im Mittelpunkt. Benötigt ein Marketer auf dem Bildschirm Platz für zusätzliche Informationen, eine andere Anwendung oder den Link zu einer Mail bzw. soll eine Datei geteilt werden, hängt er die Informationen und Links im Vorfeld an die Marketingplanung an. Auf diese Weise sparen wir bei unseren Online-Meetings viel Zeit, und die Meetings werden effizienter.

Wir haben unseren Marketingplaner (Husky) so konzipiert, dass wir der Planung an sich möglichst viele Informationen (als Datei) hinzufügen können. Sollen bei einem TOP zusätzliche Informationen angezeigt werden? Dann finden sich diese als Anhang zum jeweiligen Planungspunkt und kann der Marketer sie während des Meetings mit nur einem Mausklick teilen. Es kann sich dabei um zusätzliche Informationen zu einer Marketingaktion, eine Diskussion zu einer bestimmten Aktion oder auch um eine Datei (z. B. einen Entwurf) handeln, die mit Kollegen geteilt werden soll.

Meetingabläufe bieten Deutlichkeit

Am effizientesten sind Marketing-Meetings, die nach einem festen Muster verlaufen und bei denen deutliche Absprachen gelten. Verstehen Sie mich nicht falsch: Bei Husky haben wir unter der Woche auch schon mal recht unstrukturierte, spontane Besprechungen, oder wir schweifen bei einem Marketing-Meeting vom vorgegebenen Pfad ab. Allerdings setzen wir uns nicht für ein Marketing-Meeting zusammen, nur weil es auf der Tagesordnung steht. Das wäre Zeitverschwendung und sorgt nur für Frustration. Im Folgenden einige der Absprachen, die wir als Team vereinbart haben und an die sich alle halten:

  • Marketing-Meetings werden nicht verschoben (außer in extremen Ausnahmesituationen)
  • Marketing-Meetings am Montagnachmittag haben Vorrang vor anderen Meetings
  • Marketing-Meetings beginnen pünktlich um 14:00 Uhr und dauern maximal bis 16:00 Uhr
  • Alle Marketer bereiten sich auf das Meeting vor, und zwar anhand der TOPs und der Pläne der Marketingaktionen, für die sie zuständig sind
  • Wir besprechen keine Anmerkungen oder Punkte, die nicht auf der Tagesordnung stehen
  • Unser Marketingplaner Husky ist das zentrale Marketing-Planungstool und dient als Richtschnur für die Marketing-Meetings – lose Excel-Tabellen oder sonstige Aufgabenlisten gibt es bei Marketing-Meetings nicht
  • Wir haben keinen Moderator, für den Verlauf des Marketing-Meetings orientieren wir uns an der Marketing-Planung
  • Der Verlauf des Meetings und die Reihenfolge der TOPs werden von Struktur und Inhalt des Marketing-Meetings bestimmt
  • Handys sind während des Marketing-Meetings nicht gestattet, bei Online-Meetings werden sie auf lautlos gestellt
  • Wir zollen den Beiträgen aller Kolleginnen und Kollegen Respekt, indem wir während des gesamten Meetings konzentriert bei der Sache bleiben
  • Nach dem Meeting ist jeder Marketer dafür verantwortlich, die TOPs und Marketing-Planung für das folgende Meeting zu aktualisieren

Das Organisieren effizienter Marketing-Meetings ist einfacher, als Sie vielleicht meinen. Eine gute Vorbereitung, das richtige Tooling und deutliche Absprachen sind die drei Grundelemente, mit denen Sie die Effizienz jedes Marketing-Meetings sensationell steigern. Viel Erfolg!

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