So teilen Sie Marketingdiskussionen mit anderen

Schluss mit zu vielen Mails

Peter Desmyttere
7 Oktober 2019
⏱ 5 min. Lesedauer

Versammlungsdiskussionen, Anmerkungen auf gedruckten Dokumenten, Antworten auf Mails … Marketingleute kommunizieren nicht nur mit dem Markt, sondern auch miteinander. Die Art, wie die interne Kommunikation innerhalb eines Marketingteams verläuft, ist dann auch ein besonders heikler Punkt, der zu so einigen … Diskussionen führt. Kommunikation über Marketingplanungsprobleme erstreckt sich allerdings auch auf außerhalb des Teams. Wie kommunizieren Sie mit Freiberuflern, mit wichtigen Interessengruppen, mit dem Management und, im Fall von Marketingagenturen, mit Kunden? In diesem Artikel zähle ich die häufigsten Techniken auf, um die Kommunikation innerhalb und rund um Marketingteams zu optimieren.

König Mail übertrifft alles

Sind Sie Marketingfachkraft? Zählen Sie dann doch mal die Minuten zusammen, die Sie jeden Tag für das Aufsetzen und Beantworten von Mails im direkten Zusammenhang mit dem Marketingprozess aufwenden. Ihr Management will Informationen über Kampagnen, Kollegen geben knappe bis ausführliche Informationen durch, das Verkaufsteam will den Status von Kampagnenaktionen wissen, Kunden fragen nach dem Fortschritt einer Kampagne … Kein Wunder, dass Ihr Posteingang ständig gefüllt wird und Sie den ganzen Tag mit dem Beantworten von Mails beschäftigt sind. 

Mailflut ist ein bekanntes Problem bei Marketingleuten und eine Antriebsfeder für Stress und Burn-out. Wessen Leben von Mailkommunikation beherrscht wird, kann unmöglich als Marketingfachkraft produktiv sein, geschweige denn, die gewünschten Ergebnisse liefern. Dennoch halten Marketingleute stur an der Verwendung von Mails für interne und externe Diskussionen über Marketingplanung, ‑aktionen und ‑kampagnen fest. Und wer in einem Strom von CC-Mails untergeht, kann schnell mal Arbeitskomfort, Produktivität und Ergebnisse vergessen.

Verstehen Sie mich bitte nicht falsch: Mails sind in einem Marketingteam nicht wegzudenken. Wer die Mails analysiert, stellt früher oder später fest, dass sie missbraucht werden. Mails mit kurzen Botschaften oder Fragen, eventuell noch mit einigen Kollegen oder Kunden in CC, können Sie schlichtweg nicht gebrauchen. Lange Mails sollten Sie auch vermeiden, denn Menschen lesen keine E‑Mails, sie fliegen drüber. Verwenden Sie Mails daher nur für bündige Botschaften an die richtigen Personen und vermeiden Sie eine Kettenreaktion an Mails.

Marketingdiskussion per E-Mail endet in Flut
Haben Sie auch das Gefühl, dass Sie langsam unter zu vielen Marketinginformationen per Mail untergehen? Erwägen Sie doch ein Chatprogramm in Ihr Team zu integrieren oder um „Marketingdiskussionen“ miteinander direkt in der Planung zu führen. Lesen Sie bitte weiter!

Chatsoftware rückt bei Marketingleuten auf

Chatprogramme wie Slack oder Microsoft Team profilieren sich ausdrücklich als „Zusammenarbeitsprogramme“. Derartige Anwendungen finden Sie heutzutage in allen Farben. Chatsoftware wird vor allem entwickelt, um Kommunikation mit anderen zu vereinfachen. Sie ermöglichen Ihnen, sowohl persönliche Marketingchats zu führen als Gruppenkanäle um ein bestimmtes Thema zu öffnen, zum Beispiel eine Kampagne oder einen Kunden. Marketingleute können Dateien austauschen, automatische Erinnerungen einstellen … Chatanwendungen sind auch mobil auf Android und iOS verfügbar. Des Weiteren gibt es eine lange Liste an anderen Apps, die in das Programm integriert werden können. Vorläufig sind das aber schon mal gute Nachrichten. Jede Marketingkraft auf zum Chat?

Ich bin ein Verfechter von gutem Gebrauch vom Chat innerhalb eines Marketingteams. Ich betone folglich „guter Gebrauch“. Innerhalb unseres Teams verwenden wir Slack, um miteinander zu kommunizieren, allerdings erst nachdem wir klar besprochen haben, was wir noch per Mail kommunizieren, wofür wir Chatsoftware (natürlich Slack) verwenden und welche Kommunikation in unsere Marketingplanungssoftware gehört. Der größte Vorteil eines Chatprogramms innerhalb unseres Teams ist in jedem Fall eine drastisch verringerte Verwendung von Mails für die interne Kommunikation, der Anreiz um kurze und bündige Berichte zu senden und die Möglichkeit, Daten aus externen Anwendungen in einen Chatkanal einfließen zu lassen. 

Ein Chatprogramm ist, was mich angeht, eine perfekte Lösung für Marketingteams und Marketingagenturen, die ihre Planung noch nicht in einem digitalen Marketingplaner digitalisiert haben, wo die Marketingplanung für Aktionen und Kampagnen also noch in Excel durchgeführt wird und die Kommunikation im Zusammenhang mit dieser Planung hauptsächlich über Mail läuft. Sie müssen überlegen, ob die Mailkommunikation nicht flotter über eine Chatanwendung verlaufen kann. Marketingleute, die mittlerweile den Schritt in Richtung Digitalisierung der Planung gesetzt haben, können das Chatmodul im Marketingplaner besser nutzen. Warum dem so ist, lesen Sie im folgenden Absatz. 

Marketingplanungssoftware mit integriertem Chat. Zwei Fliegen mit einer Klappe.

Stehen Ihre Marketingdiskussionen und ‑chats mit anderen in erster Linie im Zusammenhang mit Aktionen und Kampagnen? Dann konfrontiert Sie die Verwendung einer eigenständigen Chatsoftware recht schnell mit einem wichtigen Nachteil: Die Diskussionen stehen zwar im Zusammenhang mit der Marketingplanung, aber sie sind davon losgelöst. So kann ein Gespräch über den Inhalt und die Zeitplanung beispielsweise eines Blogartikels viel schneller und bequemer per Chat als per Mail verlaufen. Aber Sie haben die Planung nicht vor Augen, wenn der Chatbericht eintrifft. 

Marketingchatsoftware im Marketingplaner integriert
Beispiel eines kurzen und bündigen Chatberichts (von Robbe D. an @mds im Team) über einen Download. Während die Diskussion weiter läuft, steht links von der Chatkonversation auch gleich die Planung dessen, worüber Sie reden.

Sie lesen es: Ich bin ein Fan von Chats innerhalb eines Marketingkontexts. Aber unter der Bedingung, dass es eindeutige Absprachen innerhalb des Teams gibt, wie auf der Chatplattform miteinander kommuniziert wird und wie sich das gegenüber der Mailkommunikation verhält. Wer das für alle umsetzt, gewinnt dank eines besseren Fokus auf Aufgaben und Planung an Effizienz und Produktivität. 

Zum Schluss möchte ich noch ein kurzes Plädoyer für die Integration von Chat innerhalb eines Planungskontexts halten. Viel zu oft wird eine Chatanwendung als das Halleluja der Teamkommunikation angesehen, aber die Auswirkung einer neuen, selbstständigen Softwareanwendung innerhalb des Teams wird nur unzureichend erkannt. Wer viele nicht integrierte Tools einsetzt, schießt sich langfristig ins eigene Knie. Sie zerstückeln die Daten und die Kommunikation über die Daten derart, dass das gesamte Team in einem Spinnennetz aus Apps hängen bleibt. Was zur Folge hat, dass schlussendlich wieder auf … Mail und Excel zurückgegriffen wird. Das ist nicht allein schade um investierte Zeit und Mittel, daraus erwächst auch innerhalb des Marketingteams Widerstand gegenüber zukünftigen Ideen für eine bessere Zusammenarbeit.  

Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Arten, Diskussionen mit anderen zu teilen
 

Software Vorteile  Nachteile
E-Mail
  • Einfach
  • Unkompliziert
  • Gratis
  • Komplette Freiheit (100 % anpassbar)
  • Endet sehr schnell in einer Mailflut
  • Zeitverlust durch Verfassen und lesen von langen Mails
  • Möglichkeit von Kettenreaktionen über CC-Mails
  • Steht völlig losgelöst von der Planung
Chatprogramm
Slack, Zendesk, Microsoft Teams, Intercom
  • 100 % für Chat und Teamkommunikation entwickelt
  • Gratis bis billig
  • Gruppendiskussionen sind viel bequemer als CC-Mails
  • Integration mit anderen Apps möglich
  • Auch mobil verfügbar 
  • Ein zusätzliches (kostenpflichtiges) digitales Tool im Team
  • Steht losgelöst von der Planung (außer wenn Sie eine Integration einrichten)
  • Absprachen für die Verwendung nötig
Marketing-Projekt Management-Tools
Husky, Wrike, Percolate
  • Alle Vorteile von Chatanwendungen, aber obendrein in einen Planungskontext integriert
  • Nicht immer mobil verfügbar

 

 


 

Dieser Blog-Artikel ist Teil einer Serie über gemeinsame Marketingplanung für eine effiziente Zusammenarbeit. Nachfolgend finden Sie alle Artikel, die Ihnen helfen, sich zurechtzufinden.

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