So teilen Sie ein Marketingbudget mit anderen

Je transparenter ein Marketingbudget, desto teilbarer ist es mit anderen

Peter Desmyttere
24 September 2019
⏱ 6 min. Lesedauer

Eine professionelle Budgetierung ist in einer modernen Marketingstrategie unerlässlich. Es bietet Einsicht in veranschlagte Kosten, erwartete Kosten und reale Ausgaben. Sowohl auf der Makro-Ebene (Plan, Projekt, Kampagne usw.) als auch innerhalb der Mikrobudgetierung (Kanäle, spezifische Zeitplanung usw.). Marketingspezialisten die ohne professionelle Budgetierung auskommen, handeln blindlings in Bezug auf Budget, Kosten und ROI.

Noch herausfordernder wird es, wenn nicht nur die Einsicht in Budgets, sondern auch in die Berichterstattung verlangt wird. Marketingspezialisten müssen über Budgets an Kollegen, das Management oder Marketingagenturen Bericht erstatten. Letztere müssen nicht nur über Budgets und Kosten intern berichten, sondern auch ihre Kunden benötigen Einblick in die Budgets und Kosten. In diesem Artikel liste ich die offensichtlichsten Lösungen auf, wie Sie Ihr Marketingbudget mit anderen teilen können.

Buchhaltung folgt nicht der Logik des Marketing

Die Buchhaltung bietet Marketingspezialisten nur eine einzige Gewissheit: Alle Kosten werden nach einem bestimmten Rechnungsschema verbucht. Alle Marketingkosten sind daher in der Buchhaltung wiederzufinden. Der Nachteil von einem buchhalterischen Rechnungsschema besteht darin, dass es davon abweicht, wie Marketing seine Projekte und Kampagnen verwaltet. Darüber hinaus beschränkt es sich auf wenige übergeordnete Rechnungspositionen. Möchten Sie Kollegen berichten, was eine bestimmte Produkteinführung gekostet hat? Wollen Sie das Management überzeugen, mehr in Facebook Ads zu investieren? Möchten Sie als Marketingagentur die Medienausgaben pro Kunde analysieren? Dann wird Ihnen ein buchhalterischer Bericht keinen Schritt weiter helfen, es sei denn, Sie sind ein Fan von detaillierten Analysen, um sich eine Übersicht und Einsicht zu verschaffen.

Marketingbudget

Tabellenkalkulation lieben Zahlen 

Tabellenkalkulation wie z. B. Excel oder Google Sheets sind für diejenigen sinnvoller, die mit Budgets und Budgetberichten arbeiten wollen. Kein anderes Marketingbudget-Tool gibt Ihnen so viel Freiheit bei der Erstellung Ihrer Budgetberichterstattung, denn Sie sind nicht an die Vorlagenstruktur gebunden, die Ihnen digitale Budgetierungstools auferlegen. Sie können Tabellenkalkulationen voll und ganz ausschöpfen und ein Budgetdokument erstellen, das zu 100 % Ihren spezifischen Marketinganforderungen entspricht.


Marketingbudget in Excel

 

Aber Tabellenkalkulationen bieten auch viele Nachteile für Budgetanwendungen. Der erste Nachteil besteht in der Gefahr des Mikromanagements. Der Benutzer ordnet die Tabellenkalkulationen mit Budgets und Kosten dann so an, dass eine angemessene Auswertung nur mithilfe der Erklärungen und Deutungen des Autors erfolgen kann. Im Kontext der Berichterstattung (in der Sie Einsichten in Budgets und Kosten mit anderen teilen wollen) ist das ein erheblicher Nachteil. 
Der zweite Nachteil besteht in der Gefahr der Fragmentierung. Werbungs-Vermarkter haben ihre Budgets und Kosten in einer Tabellenkalkulation im Blick, Event-Vermarkter nehmen das in einer anderen Tabellenkalkulation vor (natürlich mit einer anderen Struktur) und Produkt-Vermarkter behalten überschneidende Kosten auch in einer eigenen Tabellenkalkulation im Auge, ohne das eine Verbindung zu den anderen Budgetdokumenten besteht. Da fasst man sich als Marketing-Direktor an den Kopf. 
Ein dritter Nachteil besteht in dem isolierenden Charakter von Budget-Tabellenkalkulationen, die losgelöst von Kommunikations- und Kampagnenplanungen stehen. Bei einer Analyse von einem Marketingprojekt oder einer Marketingkampagne ist die bloße Ansicht von Zahlen einschränkend

Marketingbudget-Software: die Crème de la Crème für Budgetmanagement

Digitale Marketingbudget-Tools wie Scoro oder Allocadia sind ganz und gar auf das Erstellen, Verwalten und Analysieren von Marketingbudgets mit anderen ausgerichtet. Daher werden sie auch als Crème de la Crème im Bereich des Marketingbudgetmanagements betrachtet. Sie gehen im Bereich der Budgetanalyse viel weiter als Agentur-Software oder Marketing-Projektmanagement-Software. Es stellt sich jedoch die Frage, wie weit man gehen will oder muss? 
Verwalten Sie als Marketing-Direktor ein sehr großes internationales Budget, dass sich auf verschiedene Kontinente, Länder, Produktkategorien, Geschäftseinheiten oder Marketingteams verteilt? Dann werden Sie mit Marketingbudgetmanagement-Software einen guten Verbündeten finden. Aber für das durchschnittliche Marketingteam oder Marketingagentur wird sich Marketingbudget-Software für die Bedürfnisse kleiner und mittelgroßer Teams schnell als zu aufwendig erweisen. 

Marketingbudget Software

Agentur-Planungssoftware

Marketingagenturen steht ein großes Angebot an Agentur-Software zur Auswahl. In diesen werden budgetbezogene Funktionen wie Kontoführung, Angebote, Timesheets oder Rechnungsstellung gebündelt. In diesen Paketen können Sie Ausgaben für Lieferanten, Medien oder Subunternehmer perfekt verwalten und in verständlichen Berichten festhalten. Aus unserer Erfahrung wissen wir, dass sich trotzdem noch etliche Marketingagenturen mit Budgetmanagement herumschlagen. Diese Pakete gehen mit der Integration der oben stehenden Funktionen so weit, dass Mitarbeiter in Agenturen die umfassende, detaillierte Berichterstattung eher als Belastung denn als Vorteil empfinden. 

Eine große Anzahl der Agentur-Software wird noch ganz individuell auf die Bedürfnisse der Grafik- und Werbeagenturen zugeschnitten, die einen hohen internen Kostenaufwand haben. Agenturen der neuen Generation, ganz besonders digitale Agenturen, benötigen keine komplizierte Agentur-Budgetierung mehr. Für sie reicht eine Zeitregistrierung je Mitarbeiter, Kampagne und Kunde aus. Rechnungen für Online-Medienausgaben liegen dann oftmals noch bei dem Kunde, sodass diese Budgetverwaltung außerhalb der herkömmlichen Berichterstattung fällt. 

Marketingbudgetplan
Marketingagenturen (wie Websauce im obigen Beispiel - siehe letzte Budgetzeile) können nicht nur ihr gesamtes Budget in Husky erstellen, sondern auch das Budget sofort mit den Kunden teilen.

Marketing-Projektmanagement-Tools: optimale Budgetverwaltung für kleine und mittelgroße Teams

Für das Budgetmanagement bringen digitale Tools wie Husky das beste aus verschiedenen Welten zusammen. Sie können jedem Plan, Projekt, Kanal oder jeder Kostenposition Budgets zuweisen, aber auch erwartete Kosten unmittelbar einplanen, sodass Sie zu jedem Zeitpunkt des Geschäftsjahres wissen, wo Sie noch Spielraum in Ihrem Budget haben. Rechnungen werden dann Budgetlinien oder Kostenpositionen zugeordnet, sodass der aktuelle Stand der Dinge jederzeit ersichtlich ist. Sie vereinen die Benutzerfreundlichkeit von Excel mit der Leistungsfähigkeit eines digitalen Tools mit vordefinierten Modulen und Grafiken. 

In diesem Artikel geht es jedoch darum, Budgets mit anderen zu teilen. Nun ja, in Husky ist das ein Kinderspiel. Möchten Sie das Budget und die Kosten für ein ganz spezifisches Projekt oder eine bestimmte Kampagne mit Kollegen teilen? Alle Informationen sind mit einem einzigen Mausklick abrufbar (siehe Beispiel oben - Aufteilung der Kosten für Online-Ads). Wollen Sie die Budgets und Kosten mit dem Management teilen? Sie geben ihnen dann Leserechte in Husky oder erstellen umgehend einen PDF-Bericht, der alle Budget- und Kostenlinien im Detail darstellt.
Möchten Sie nahtlos und transparent mit Ihrer Marketingagentur im Bereich der Marketingbudgets und -kosten zusammenarbeiten? Dann geben Sie ihnen Zugang zu den betreffenden Projekten oder Kampagnen, sodass sie die Budgets komplett selbstständig innerhalb Ihres Setups verwalten können.

Marketingbudget Tool
Beispiel von einer PDF-Budgetberichterstattung in Husky innerhalb des Projektes „Online-Ads“. Alle Kosten sind mit dem jeweiligen Kanal oder der relevanten Kostenposition in einer klaren und lesbaren Marketinglogik verankert. Ein PDF-Bericht ist ein schneller und bequemer Weg, um Marketingbudgets und -kosten mit Kollegen, dem Management, Agentur(en) oder anderen Stakeholdern zu teilen.

Pros und Contras für die verschiedenen Möglichkeiten, einen Marketingbudgetplan mit anderen zu teilen

 

Software   Vorteile   Nachteile
Buchhaltung
Exact, Yuki, Silverfin
  • Keine zusätzliche Investition notwendig
  • Zahlen sind nach Buchung jederzeit abrufbar
  • Keine Marketinglogik
  • Überwiegend reaktives Kostenmanagement, proaktives Budgetmanagement ist schwierig
Tabellenkalkulationen
Excel, Google Sheets
  • Einfach
  • Unkompliziert
  • Gratis
  • Komplette Freiheit (100 % anpassbar)
  • Fördert die Mikroplanung
  • Versionsmanagement kann bei Korrekturen Probleme verursachen
  • Schnell Überladung an Informationen
  • Intelligentes Filtern ist schwierig
  • Integration mit anderen Planungen ist so gut wie unmöglich
Budget-Software
Scoro, Allocadia, Budgyt, Infinigrow
  • Optimal für komplexes Marketingbudgetmanagement
  • Geht weiter als alle anderen Tools
  • Teuer und sinnlos für kleine und mittelgroße Teams
  • Nicht integriert mit anderen Planungen
Agentur-Planungs-
software

Husky, Yadera, QuoJob
  • Gute Integration mit der Agentur- und Zeitplanung im Büro
  • Budgets sind in einem klaren Kontext eingebettet
  • Oft eingekapselt in einer administrativen Zwangsjacke
  • Budgets nur über PDF-Berichte teilbar
Marketing-Projektmanagement-Tools
Husky, Wrike, Percolate
  • 100 % Integration von Budget und Marketingplanung (Budget kann einem Planungselement zugeordnet werden)
  • Sehr gut teilbar mit Kollegen, Management, Agenturen und Stakeholdern
  • Nicht ausschließlich für die Budgetverwaltung und Budgetberichterstattung (Verbindung zur Marketingplanung ist vorgesehen)

 

 


 

Dieser Blog-Artikel ist Teil einer Serie über gemeinsame Marketingplanung für eine effiziente Zusammenarbeit. Nachfolgend finden Sie alle Artikel, die Ihnen helfen, sich zurechtzufinden.

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