Marketing-Projektmanagement: 10 Vorteile

Peter Desmyttere
18 Februar 2021
⏱ 6 min. Lesedauer

Professionelles Marketing-Projektmanagement stellt eine immer größere Herausforderung für Marketingteams und Marketingabteilungen dar. Denn die Ad-hoc-Organisation des Durchschnitts-Marketer ist eben nicht mehr auf die heutige komplexe Marketing-Umgebung und den wachsenden Druck von der Organisationsspitze zugeschnitten. Ich sehe daher 3 gute Gründe für Marketing-Projektmanagement.

Nummer 1: Marketing ist multimedialer denn je, was dazu führt, dass sich mehr unterschiedliche Marketer mit Marketingkommunikation beschäftigen. Nummer 2: Die Marketingorganisation ist digitaler denn je, was die Gefahr birgt, dass sich das Team in einem Wirrwarr digitaler Tools verstrickt. Nummer 3: Marketingteams funktionieren so agil wie nie, wodurch die interne Kommunikation und das Berichtswesen an die Geschäftsleitung unter Druck kommen. Marketing-Projektmanagement als ultimative Rettung zu betrachten, ist zwar übertrieben. Doch ohne wird sich das Marketingteam zwangsläufig mit mangelndem Überblick und Einblick, schlechter interner Kommunikation und unvollständiger Berichterstattung an die Geschäftsleitung konfrontiert sehen.

Was ist Marketing-Projektmanagement?

Marketing-Projektmanagement ist ein Sammelbegriff für die gesamte Verwaltung von Marketingprojekten. Dazu zählen unter anderem Content-Marketing-Projekte (wie Website oder Social Media), Event-Marketing-Projekte (wie Seminare oder Messeteilnahmen) oder Werbeprojekte (wie Medienkampagnen). Die Betreuung dieser Projekte übernehmen von A bis Z immer mehrere Marketer und gegebenenfalls externe Stakeholder (z. B. Marketingbüros). Die Projektverwaltung umfasst dann eine Zeitplanung (was ist wann und von wem zu erledigen), eine Aufgabenplanung (wer erledigt was und wann) sowie eine Budgetplanung (was sind die Budgets und Kosten der verschiedenen Projektbereiche). Ringsherum entsteht außerdem ein faszinierendes Ökosystem aus E-Mails, Diskussionen, Meetings, Briefings, Notizen, Freigaben, Analysen usw., was sich alles auf die Qualität des jeweiligen Marketing-Projektmanagements niederschlägt.

Marketingteams sind ständig ausgelastet

Fragen Sie einmal 10 Marketer, wie es bei ihnen auf Arbeit so läuft. Die häufigste Antwort wird sein: „Gut, aber viel zu tun.“ Wobei das „aber“ schon verrät, dass es eigentlich gar nicht so gut läuft. Doch warum gehen wir immer davon aus, dass in Arbeit zu ertrinken nun mal zum Job des Marketers gehört? Dass es ein unabwendbares Schicksal sei? Als bedeute ständige Auslastung, tatsächlich viel zu leisten und so die eigene Position abzusichern. Praktisch als Statussymbol.

Meine Empfehlung: Arbeiten Sie engagiert und viel, aber clever, und vergessen Sie nicht die Freude an der Arbeit. Die Wahrheit liegt also – wie immer – irgendwo in der Mitte. Effizientes Marketing-Projektmanagement sorgt dafür, dass Sie eine Vielzahl von Projekten effizient abwickeln. Drei Komponenten sind dabei besonders wichtig:

  • Der Wille des Teams, anders (sprich: besser und cleverer) zu arbeiten
  • Vereinbarungen und Prozesse, an die sich alle halten
  • Digitale Hilfsmittel, um Projekte effizient zu verwalten (Lesen Sie dazu auch meinen Artikel „Immer mehr Marketingtools für den Marketer“)

Wie Sie sehen, ist die Integration von Marketing-Projektmanagement in ein Marketing-Team nicht ganz unkompliziert. Marketer müssen davon überzeugt werden, dass es besser ist, ihre „individuelle“ Arbeitsweise in eine „kollaborative“ Arbeitsweise zu transformieren, schlüssige Prozesse müssen etabliert und digitale Hilfsmittel müssen eingerichtet und integriert werden. Doch die Vorteile von effizientem Marketing-Projektmanagement sind enorm. Im Folgenden lesen Sie die 10 Gründe, weshalb Sie als Marketer oder Marketingteam die Verwaltung Ihrer verschiedenen Marketingprojekte unbedingt professionalisieren bzw. optimieren sollten.

10 Vorteile von Marketing-Projektmanagement

#1. Mehr Kontrolle und Übersicht

In einer aktuellen Umfrage nannten Marketer den „Mangel an Einblick und Übersicht“ als wichtigstes Hindernis. Die größten Übeltäter: Marketingdaten, die auf unzählige Excel-Tabellen, Word- oder PowerPoint-Dokumente, Server und E-Mails verteilt sind. Einen Ausweg bieten hier Marketing-Projektmanagement-Tools und -Prozesse, die alle strategischen und operativen Daten übersichtlich bündeln, was für mehr Kontrolle sorgt und damit nicht nur Kontrollfreaks begeistert.

#2. Mehr innere Ruhe

Marketer sind so vielen Reizen ausgesetzt, dass es tatsächlich eine Meisterleistung ist, dabei die innere Ruhe zu bewahren. Ein Marketing-Projektmanagement-Tool bietet Ihnen die Möglichkeit, vorrangige Projekte und Aufgaben von weniger dringenden abzugrenzen. Außerdem bekommen Sie täglich eine To-do-Liste und Aufgaben zum Abarbeiten. Fertig? Check. Ganz ohne Stress.

#3. Bessere Effizienz

Die meisten Marketer stecken also konstant bis zum Hals in Arbeit. Aber holen sie auch das Optimum aus den geleisteten Arbeitsstunden? Geht aufgrund von unzureichender Planung und Organisation nicht eine Menge Zeit verloren? Marketing-Projektmanagement-Tools und -Prozesse sind hier der Ausweg, denn sie bringen Projekte, Aufgaben und einen Kalender mit Kommunikationsaktionen unter einen (übersichtlichen) Hut. Und das schafft mehr Zeit zum Durchatmen. Damit Sie nicht länger den Überblick suchen, sondern strukturiert und effizient arbeiten können.

#4. Mehr Strategie

Was ist unsere Social-Media-Strategie? Mit welcher Strategie gehen wir an die Presse? Was ist unsere Preisstrategie für den Herbst? Ich möchte wetten, dass der durchschnittliche Marketer ordentlich ins Schwitzen kommt, wenn die Geschäftsleitung ihm eine dieser strategischen Fragen stellt. Starke Marketer sind mehr als Arbeitsbienen. Im Gegenteil: Sie sind kluge Vorausdenker, die für morgen planen und alles notieren. Mit einem Marketing-Projektmanagement-Tool lassen sich diese strategischen Informationen mit wenigen Mausklicks übersichtlich darstellen.

#5. Mehr Proaktivität

Wer schon mal einen Tag in einer ganz normalen Marketingabteilung verbracht hat, weiß, dass Marketer Meister im Schnell-mal-nebenbei-Erledigen sind. Eine Frist jagt die nächste. Und nichts ist frustrierender, als ständig nur hinterher zu hinken. Eine Messeteilnahme zum Beispiel. Sobald die Messe vor der Tür steht, schnellt das Stresslevel im Marketing in ungeahnte Höhen und werden in Windeseile dringende Aufgaben abgearbeitet und Fristen abgehakt. Mit Marketing-Projektmanagement funktioniert es anders. Denn das sorgt dank Projekt-, Aufgaben- und Kampagnen-Planung dafür, dass nicht reaktiv, sondern proaktiv gearbeitet wird und dass Marketingmanagement einfacher zu prognostizieren ist.

#6. Bessere Marketing-Meetings

Marketing-Meetings sind oft zeitraubend und ineffizient. Warum? Weil es keine Tagesordnung gibt. Das heißt, die Teilnehmer sitzen unvorbereitet im Meeting, was dafür sorgt, dass sich am Ende wieder jeder in seine eigene Organisationsblase zurückzieht. Anders sieht die Sache aus, wenn für das Marketing-Projektmanagement klare Prozesse vorliegen. Dann wird die Tagesordnung im System hinterlegt, ist für eine direkte Berichterstattung gesorgt und bekommt im Anschluss jeder seine jeweiligen Aufgaben zugewiesen.

#7. Mehr Kommunikation unter Kollegen

Schlechte Kommunikation zwischen Kollegen im Marketing führt zu Zeitverlust und Frustration. Wer ist wofür zuständig und wer übernimmt welche Aufgabe? Wann war die Frist und was wurde noch mal beim letzten Meeting besprochen? Die Antworten sind nur wenige Klicks entfernt, vorausgesetzt, die Daten sind nicht (nur) in den Köpfen der Menschen, sondern in einem Marketing-Projektmanagement-Tool. Damit lösen Sie eine Menge Kommunikationsprobleme, noch bevor sie entstehen.

#8. Besser messbares Marketing

Echte Marketer setzen sich messerscharfe Ziele. Sie brauchen also ein System, um Ziele zu formulieren. Und um diese Ziele zu messen! Denn was bringen die besten KPIs (Key Performance Indicators) oder Leistungskennzahlen, wenn niemand sie messen kann? Marketing-Projektmanagement-Tools und -Prozesse ermöglichen fertige Marketingberichte, die Ihnen verraten, wie sich Ihre Marketing-Bemühungen in Ergebnissen niederschlagen. Damit Ihr (Jahres-)Bonus greifbar wird, aber auch, um mit Zahlen zu untermauern, weshalb unrentable Projekte eingestellt bzw. rentable Projekte verlängert werden sollten.

#9. Bessere Budgetierung

Haben Sie als Marketer jederzeit den Überblick darüber, wie viel vom Marketing-Budget im Jahresverlauf bereits verbraucht wurde? Für welche Aktionen das Geld verwendet wurde? Mit welchen Aktionen Sie das Budget über- oder unterschritten haben? Wenn die Antwort nein lautet, brauchen Sie unbedingt eine gemeinsame Budgetierung für das gesamte Team. Und zwar in einem digitalen System, das Ihnen immer und überall direkt verrät, was das Budget ist und wie es sich im Laufe des Jahres entwickelt.

#10. Besseres Berichtswesen

Ich gehe jede Wett ein, dass unzählige CMOs oder CEOs gar nicht wissen, womit ihre Marketer den ganzen Tag beschäftigt sind. Umgekehrt kenne ich auch viele Marketer, die frustriert sind darüber, dass sie in ihrem Unternehmen nicht die Aufmerksamkeit und Wertschätzung erhalten, die sie verdienen. Logisch: Sie sollten sich besser um klare und regelmäßige Berichte zu Leistungen, Bestrebungen, Zielsetzungen und Ergebnissen an die Geschäftsleitung bemühen. Warten Sie nicht, bis Ihr Manager Sie nach Daten oder Zahlen fragt, sondern stellen Sie sie bereit. Tagesaktuell. In einem Marketing-Projektmanagement-Tool wie Husky.

Und nun bin ich gespannt: Konnte ich Sie vom Mehrwert eines Marketing-Projektmanagement-Tools in der Marketingabteilung überzeugen? Mir ist bewusst, dass es Zeit und Mühe kostet, die Arbeitsweise einzelner Marketer oder innerhalb eines Marketingteams zu verändern. Dass Engagement und Disziplin gefordert sind, um Marketing-Projektmanagement-Prozesse und -Tools zu nähren. Doch es lohnt sich! Denn das Ergebnis ist eine straffe Organisation, in der engagiert und prozessorientiert gearbeitet und Arbeit belohnt und geschätzt wird.

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