So teilen Sie Marketingaufgaben mit anderen

Alle ziehen am selben Strang!

Peter Desmyttere
18 September 2019
⏱ 7 min. Lesedauer

Ein Tag im Leben eines Marketingspezialisten ist vergleichbar mit dem eines Jongleurs, der versucht farbige Schilder an verschiedenen Stöcken hochzuhalten. Blogbeiträge schreiben, Events vorbereiten, Webseite aktualisieren, Werbung einplanen, Social-Media-Beiträge veröffentlichen, Meetings organisieren usw. Das sind nur einige von vielen verschiedenen Aufgaben, die ein Marketingspezialist an einem Tag erledigen muss. Marketingspezialisten sind daher auch Meister des Multitasking und können an einem Tag eine Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben bewältigen.

Gerade die Vielseitigkeit macht diesen Beruf so attraktiv, da kein Tag dem anderen gleicht. Aber … ein Übermaß an Ad-hoc-Arbeiten ohne das Fundament einer Aufgabenplanung wird jeden Marketingspezialisten früher oder später in den Burn-out treiben. Vor allem in Marketingteams oder -agenturen, bei denen die Aufgaben über verschiedene Marketingspezialisten verteilt werden, ist der Bedarf an professionellem (d.h. geteiltem) Aufgabenmanagement hoch. Aber wie teilt man Aufgaben mit anderen? Und welche Tools können dabei helfen? 

Aufgabenplanung: Outlook ist die offensichtliche Wahl

Wenn Sie als Freiberufler oder in einem Marketingteam mit wenig Mitarbeitern an einem kleinen Projekt arbeiten, kann Outlook durchaus eine gute Wahl für die Aufgabenverwaltung sein. Es ist ein Teil der Standard-Bürosoftwareausstattung, die jedem Marketingspezialisten zur Verfügung steht und ein häufig verwendetes Tool, das einen durch den Tag begleitet. Sie können schnell Aufgaben erstellen oder an andere zuweisen, Erinnerungen und Ablauffristen festlegen oder einfach die Zeit im Auge behalten. Sobald jedoch das Team größer und die Projekte anspruchsvoller werden, ist Outlook keine Option mehr, da es in einem globalen Planungskontext zu isoliert ist. Schließlich ist es für einen Marketingteam-Leiter äußerst schwierig, sich nur mit einem Augenzwinkern oder per Mausklick einen Überblick über die Aufgaben innerhalb des Teams zu verschaffen.

Aufgabenverwaltung in Outlook

Eine Planung machen: Also dann mit Excel?

„Warum legen wir die Aufgaben nicht direkt in der Tabellenkalkulation an, in der unser Kommunikationsplan erstellt wurde?“ ist oft eine logische und wahrscheinlich häufig gestellte Frage in Marketingabteilungen. Logisch, denn so können Sie zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen: Die Kommunikationsplanung (z.B. Newsletter am 13. Oktober) wird mit allen Aufgaben kombiniert, die dafür Sorge tragen, dass der Newsletter tatsächlich am 13. Oktober verschickt wird. Derartige Aufgaben- und Kommunikationsplanungen finden Sie in Hülle und Fülle in jeder Marketingabteilung auf der ganzen Welt. 

Leider ist das keine perfekte Lösung für anspruchsvolle Projekte und Kampagnen. Der Grund: Die Tabellenkalkulation wird schnell unlesbar (aufgrund zu vieler Informationen) und hat dann die Faszination eines bunten Malbuchs, wenn jeder Marketingspezialist seinen eigenen Akzent setzt. Darüber hinaus werden Tabellenkalkulationen von Marketingspezialisten gründlich missbraucht, denn es handelt sich um digitale Kalkulationstabellen zur Durchführung von numerischen Analysen und nicht um ein Tool zur Verwaltung von Aufgaben. Zu guter Letzt können die Aufgaben in einer Tabellenkalkulation in der Kommunikationsplanung eines bestimmten Kollegen oder einer Abteilung festsitzen, jedoch ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass ein anderer Kollege oder eine andere Abteilung an der Aufgabe oder dem Projekt beteiligt ist. Sie haben dann eine doppelte Verwaltung in zwei verschiedenen Tabellenkalkulationen. 

Warum dann nicht eine Aufgaben-App?

Spezifische Aufgaben-Apps wie Wunderlist oder Trello sind leistungsstarke, gezielt konzipierte und benutzerfreundliche Produktivitätstools, um Aufgabenverwaltung für mehrere Beteiligte zu erstellen. Selbst bei der kostenlosen Version können Sie uneingeschränkt Aufgaben delegieren und Dateien hochladen. Sie erfüllen auch die allgemeinen Anforderungen von Marketingspezialisten: Listenelemente, Teilaufgaben, Erinnerungen usw. sind alle möglich. Mit Trello können Sie sogar auf eine Weise Aufgaben per Drag & Drop bearbeiten oder farblich markieren, was mit vielen anderen Aufgaben-Tools nicht möglich ist. Das Tool lässt Sie sogar eine Aufgabenliste in einer Kalenderansicht visualisieren. Kein Wunder, dass Marketingspezialisten, die sich mit Outlook herumschlagen oder ihre Planung in Excel durchführen, Aufgaben-Apps als Rettung betrachten.

Aufgabenverwaltung in Aufgaben-Apps
Die sogenannten Aufgabenboards in Trello

Trotzdem werde ich auch hier eben mal einen Gang zurückschalten. Der Grund, warum viele Kunden mit Husky beginnen, liegt an den Problemen, die sie mit Aufgaben-Apps haben, für die sie bessere Lösungen finden wollen. Vor allem Trello ist ein weit verbreitetes Tool in Marketingteams. Was ihnen nach einer Zeit Probleme bereitet, ist der zu starke Fokus auf Aufgabenplanung. Nun höre ich Sie denken: Wo liegt das Problem, das war doch der Sinn des ganzen Tools? Damit meine ich, dass der Erstellung und Verwaltung von Aufgaben derart viel Aufmerksamkeit gewidmet wird, dass die Aufgabenplanung schnell von anderen Planungen isoliert wird. In Wunderlist oder Trello können Sie nämlich keinen Kommunikationszeitplan erstellen oder Budgets verwalten, zwei häufig verwendete Planungen beim Marketing. Mit anderen Worten: Aufgaben-Apps fördern das Ad-hoc-Arbeiten, was für Marketingspezialisten eine Gefahr darstellt, da diese zunehmend eine größere Gesamtplanung benötigen, um gut funktionieren zu können.

Verfügen Projektmanagement-Tools über eine Timeline?

Der nächste logische Schritt auf unserer Suche führt uns zu Projektmanagement-Tools. Diese gehen nicht von dem Konzept „Aufgaben“, sondern von der Erstellung und Verwaltung von „Projekten“ aus, und davon sind Aufgaben ein wichtiger Bestandteil.  In Bezug auf Arbeitsweise und Benutzerfreundlichkeit unterscheiden sie sich nicht erheblich von Aufgaben-Apps. Sie haben jedoch den großen Vorteil, dass sie über eine sogenannte „Timeline“-Funktion verfügen, mit der sie Aufgaben auf einer Zeitleiste abbilden können. Marketingspezialisten, die in der Regel ihre Planung in Excel durchführen, wird ein vertrautes Bild geboten, denn die Benutzerfreundlichkeit von Excel wird mit der Leistungsfähigkeit eines digitalen Tools vereint. In Projektmanagement-Tools können Sie also bei der Digitalisierung Ihrer Marketingplanung und dem Verteilen von Aufgaben einen Schritt weiter gehen.

Aufgabenverwaltung in Projekt Management Tools
Timeline bei Monday

Ist es das Ende der Suche nach einem perfekten Tool für die Aufgabenverwaltung? Das hängt von Ihren Ambitionen ab. Wenn Sie die Aufgabenplanung mit der Kommunikations- oder Kampagnenplanung in einem Marketingteam integrieren möchten, dann entpuppen sich Projektmanagement-Tools als schwierige Verbündete. Sie müssen die Aufgabenplanung, sagen wir mal, in Asana mit einem Kommunikationsplan in Excel verbinden. Für diejenigen, die Marketingdaten zentralisieren oder integrieren wollen, ist dies in keinster Weise sinnvoll. Zwei Planungstools für ein- und dasselbe Projekt oder innerhalb einer einzigen Kampagne - da sind die Probleme schon vorprogrammiert. Wollen Sie als Marketingagentur Timesheets in Abhängigkeit von der Berichterstattung oder der Rechnungsstellung aus der Planung extrahieren? Das ist nicht möglich. Möchten Sie Planungspositionen Budgets zuweisen oder der Planung Ergebnis-Dashboards hinzufügen? Dann sollten Sie weiterlesen. 

Marketingagenturen profitieren von einem integrierten Tool

Für Inhaber oder Mitarbeiter von Marketingagenturen ist es unmöglich, die Aufgabenverwaltung von der Kontoverwaltung, der Zeiterfassung oder einer detaillierten Kampagnenplanung für Kunden zu trennen. Alle oben erwähnten Lösungen werden nicht ausreichen. Aufgabenverwaltung ist ein äußerst wichtiges Feature, das zum Überleben von Marketingagenturen beiträgt. Sie müssen ihre Lösung im Bereich der Unternehmenssoftware für Werbe- und Marketingagenturen suchen. 

Software für Marketingagenturen bietet die Möglichkeit, Aufgaben zu erstellen, zu verwalten und mit anderen zu teilen. Aber ein zusätzlicher Vorteil besteht auch darin, dass Sie Aufgaben an Kunden, Projekte, Kommunikation, Budget oder andere konkrete Planungselemente zuweisen können. Marketingagentur-Planer sind daher zu 100% darauf ausgerichtet, den Bedürfnissen von Marketingagenturen entgegenzukommen.

Marketing Aufgaben in Marketing Agentur Software
Aufgabenverwaltung und Timesheets in Husky  

Marketing-Projektmanagement-Tools: perfekte Aufgabenverwaltung für Marketingteams

Nun wenden wir uns der neuesten Lösung für Aufgabenverwaltung im Marketingkontext zu. Diese befindet sich im Bereich der Marketing-Projektmanagement-Tools. Sie basieren alle auf der Arbeitslogik eines Marketingspezialisten und Marketingteams. Aufgabenverwaltung ist eines der Module innerhalb solcher Tools, aber wichtiger noch ist die Tatsache, dass das Aufgabenmodul vollständig mit anderen Modulen integriert ist (wie z. B. Kommunikation, Budget, Ergebnisse, Notizen, Strategie usw.). Das Arbeiten mit solchen Tools im Marketingkontext eliminiert das Risiko des Ad-hoc-Arbeitens fast vollständig. Sie springen von den Aufgaben zur Kommunikation, von der Einsicht in Aufgaben zur Übersicht der vollständigen Planung und kombinieren operative Aufgabenplanung mit strategischer Marketingplanung.

Aufgabenverwaltung in Marketing project management tools
Aufgabenplanung in Husky im Rahmen eines „Content-Marketing“-Projektes. Siehe Navigation unter dem Projektnamen, um von Aufgaben zu Kommunikation, Budget, Ergebnissen oder Notizen zu gelangen. Beachten Sie auch, dass jede Aufgabe in einem sogenannten Kontext geplant wird: Sie ist mit einem Element aus einem anderen Modul verknüpft. Rechts oben unter „Kalender“ erhalten Sie Einblick in die Aufgaben in einer Kalender- oder Timeline-Ansicht, die mit Ihrem Outlook-Kalender synchronisiert ist.

Pros und Contras für die verschiedenen Möglichkeiten, eine Aufgaben- und Kommunikationsplanung mit anderen zu teilen
 

Software   Vorteile   Nachteile

E-Mail
Outlook, Gmail

  • Gratis
  • Unkompliziert
  • Einfach
  • Alltagstool
  • Keine Verknüpfung zu Planungsdaten
  • Fördert das Mikromanagement
  • Aufgabenberichterstattung so gut wie unmöglich

Tabellenkalkulationen
Excel, Google Sheets

  • Einfach
  • Unkompliziert
  • Gratis
  • Aufgaben & Kommunikation in nur einer Tabellenkalkulation 
  • Fördert die Mikroplanung
  • Versionsmanagement kann bei Korrekturen Probleme verursachen
  • Schnell Überladung an Informationen
  • Intelligentes Filtern ist schwierig
  • Integration mit anderen Planungen ist so gut wie unmöglich

Aufgaben-Apps
Wunderlist, Trello

  • Gratis bis preiswert Schnelle Installation
    Mehr Visualisierung möglich  
  • Risiko der Ad-hoc-Planung (zu viel Fokus auf Erledigung von Aufgaben)
  • Keine Kommunikations-Timeline möglich

Projektmanagement-Tools
Asana, Monday, Jira

  • (Relativ) preiswert
  • Stimuliert die Zusammenarbeit
  • Möglichkeit, Kommentare, Dateien und Diskussionen zu integrieren
  • Timeline für Aufgaben (Visualisierung)
  • Verwirrend auszuwerten, da Aufgaben und Kommunikation miteinander vermischt werden können
  • Fördert das Ad-hoc-Arbeiten (unsystematisch)

Agentur-Planungssoftware
Husky, Yadera, QuoJob

  • 100 % ausgerichtet auf Aufgabenverwaltung in einer Agentur
  • Aufgaben haben einen klaren Kontext
  • Aufgaben können in Timesheets für die Ressourcenplanung und Rechnungsstellung umgewandelt werden
  • Einige Agentur-Programme haben viele administrative Module

Marketing-Projektmanagement-Tools
Husky, Wrike, Percolate

  • 100 % ausgerichtet auf Aufgabenplanung im Marketingteam
  • Aufgaben sind gekoppelt an Kommunikation, Budget, Ergebnisse, Notizen und Diskussionen
  • Teurer als Projektmanagementsysteme
  • Integration in ein Team kann länger dauern

 

 


 

Dieser Blog-Artikel ist Teil einer Serie über gemeinsame Marketingplanung für eine effiziente Zusammenarbeit. Nachfolgend finden Sie alle Artikel, die Ihnen helfen, sich zurechtzufinden.

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