So teilen Sie Grafikdesign mit anderen

Optimiert vom Entwurf bis zu „gut für die Veröffentlichung“

Peter Desmyttere
3 Oktober 2019
⏱ 3 min. Lesedauer

Marketingleute werden beinahe täglich mit Grafikdesign konfrontiert. Die Marketingagentur liefert zum Beispiel Entwürfe für Werbungen, Flyer oder Werbeaussendungen an. Viele Teams haben auch einen Grafikdesigner oder eine Designabteilung im Haus, welche die Marketingleute mit Grafikdesign für Kampagnen oder Marketingaktionen versorgt. Das bringt einen beträchtlichen Strom an Kommunikation per Mail und PDF mit sich. Es gibt immer eine oder mehrere Korrekturrunden, um den ursprünglichen Entwurf zur endgültig genehmigten Version zu bringen. In diesem Artikel zeige ich auf, wie Sie den Grafik-Genehmigungsprozess dank digitaler Tools optimieren können.

Mail und PDF stehen ganz oben auf der Liste

Jede Marketingkraft hat schon Erfahrung mit Genehmigungsprozessen per Mail und PDF. Über einen internen Grafikdesigner oder die Marketingagentur gelangt ein PDF mit einem Grafikdesign in den Posteingang, beispielsweise für eine digitale Werbung. Was passiert danach? Die Marketingkraft druckt das PDF, analysiert es und beginnt an einer Liste mit Korrekturen zu arbeiten. Diese werden in einer Mail niedergeschrieben, meist mit einem PDF mit visuellen Anmerkungen der Korrekturen im Anhang. 

Ist die Häufigkeit von derartigen Genehmigungsprozessen ziemlich niedrig und die Anzahl der Beteiligten auch beschränkt? Dann ist der Zeitaufwand für so einen Genehmigungsprozess recht annehmbar. Sind Sie jeden Tag mit Grafikdesignüberprüfungen beschäftigt und sind mehrere Personen innerhalb der Marketingabteilung und der Marketingagentur von den Korrekturen betroffen, dann ist das Risiko von Missverständnissen und Frustration durch die vielen Mails und PDFs ziemlich hoch.

Acht Personen in einem Grafik-Genehmigungsprozess, die jeder für sich, Kommentare per Mail weiterschicken, auf Mails von Kollegen antworten und visuelle Anmerkungen in PDFs an jeden weiterschicken: Die Hölle für Marketingagenturen, interne Grafikstudios oder Grafikdesigner.

Onlineprüfung und Designüberprüfungstools optimieren den Prozess

Marketingleute, die ständig Grafikentwürfe überprüfen, besprechen und genehmigen müssen, digitalisieren den Grafik-Genehmigungsprozess am besten so schnell wie möglich. Hierfür stehen einige Onlineüberprüfungs-Softwareprogramme zur Verfügung, welche die Lösung für das Chaos durch Designüberprüfung per Mail und PDF bieten. Wie funktioniert das? Designer laden den Entwurf in einem bestimmten Format in die Genehmigungssoftware hoch, danach fügen die Marketingleute Kommentare und Korrekturen hinzu, direkt in der Datei über die Software. 

Anschließend können Sie diese mit Kollegen teilen, die im selben Genehmigungsschritt ihre Anmerkungen hinzufügen. Dafür benötigen sie nur einen Link zum Speicherort in der Überprüfungssoftware. Alle Kommentare werden nun zentral an einem Ort verarbeitet und mit Feedback zu den Kommentaren versehen. Am Ende gibt es einen Hauptverantwortlichen, der das Zeichen für die Genehmigung gibt, worauf eine neue Korrekturrunde, eine Veröffentlichung oder ein Druckprozess folgt.

Onlineüberprüfungssoftware für Grafikdesign
Eines der Grafikdesign-Überprüfungstools: GoVisually

Onlineüberprüfung mit der Marketingplanung integriert: das Nonplusultra

Egal wie gut Onlineüberprüfungssoftware auch ist, es ist doch wieder ein zusätzliches digitales Tool, das Sie in der Marketingabteilung einrichten müssen. Aufgaben in einer Aufgaben-App, Kommunikationsplanung in Excel, Ergebnisse in Dashboardsoftware, Designs in der Genehmigungssoftware … Kein Wunder, dass nicht alle Marketingleute auf den Zug aufspringen, um die operative Marketingplanung zu digitalisieren. Für sie, die alle Facetten ihrer Marketingplanung in einem digitalen System zentralisieren möchten, gibt es Marketingprojekt-Verwaltungstools oder digitalen Marketingplanern (wie Husky Marketing Planner). 

Digitale Marketingplaner verfügen über eine integrierte Onlineüberprüfung oder ein Designüberprüfungstool. Diese bietet alle Vorteile einer eigenständigen Genehmigungssoftware, ist aber in die Kommunikations-, Medien- oder Kampagnenplanung integriert. Lädt die Marketingagentur oder der Grafikdesigner ein Design in das Überprüfungsmodul hoch? Dann entsteht eine Korrekturrunde mit dem Designer und Kollegen, die zu einem genehmigten Design führt. Das PDF mit dem genehmigten Design hängt trotzdem an einem Planungselement fest (zum Beispiel „Facebook-Werbung vom 1. Oktober bis 30. November“), sodass es für die Kampagnenplaner sofort sichtbar ist. An das Design können direkt auch Aufgaben für Sie selbst, Kollegen oder den Designer zugewiesen werden. Des Weiteren sind auch das Budget, eventuelle Notizen und Strategien mit dem Design integriert. Alle Informationen und Schritte, um Ihre Werbekampagne zu einem guten Ende zu bringen, befinden sich dann in einem täglichen Onlineplanungstool.

Online Überprüfung in Husky
Unser Onlineüberprüfungsmodul bietet alle Funktionalitäten von eigenständigen Überprüfungstools, hat aber als Bonus, dass Sie in einem Marketingplanungskontext verwendet werden. Im Rahmen einer optimierten Zusammenarbeit zwischen Marketingleuten, Grafikdesignern und Marketingagenturen bringt das alle auf dieselbe Höhe, sogar einen Kampagnenplaner oder eine Veranstaltungsmarketingkraft, die nicht vom Überprüfungsprozess betroffen war.

Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Arten, Designüberprüfungen mit anderen zu teilen
 

Software   Vorteile   Nachteile
Mail und PDF
  • Einfach
  • Unkompliziert
  • Gratis
  • Komplette Freiheit (100 % anpassbar)
  • Mögliche Missverständnisse bei unterschiedlichen Versionen
  • Mailflut bei mehreren Betroffenen
  • Keinen Verlauf
Onlineüberprüfungssoftware
Ziflow, Proofhub, Approval Studio, Webproof, GoVisually
  • 100 % für Onlineüberprüfung entwickelt
  • Keine Dateienfreigabe, ein Link reicht
  • Feedback im Dokument, nicht in Mails
  • Ein zusätzliches (kostenpflichtiges) digitales Tool
Marketing-Projektmanagement-Tools
Husky, Wrike, Percolate
  • Alle Vorteile von Überprüfungstools, aber obendrein in einen Planungskontext integriert
  • Ein zusätzliches (kostenpflichtiges) digitales Tool

 

 


 

Dieser Blog-Artikel ist Teil einer Serie über gemeinsame Marketingplanung für eine effiziente Zusammenarbeit. Nachfolgend finden Sie alle Artikel, die Ihnen helfen, sich zurechtzufinden.

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