Gibt es eine Alternative zu einem Marketingkalender in Excel?

7 Vorteile eines Marketingkalenders gegenüber Excel

Peter Desmyttere
3 July 2024
⏱ 9 min. Lesedauer

Excel ist das in Marketingteams am häufigsten verwendete Tool zur visuellen Erstellung eines Marketingkalenders. Das klingt logisch, denn Excel ist einfach zu bedienen und kann mit einer horizontalen Zeitachse und einer vertikalen Projektstruktur vollständig angepasst werden, um dann innerhalb dieser Struktur farbige Würfel für Kommunikationsmaßnahmen, Marketingmeilensteine oder Marketingkampagnen zu erstellen. Excel als ultimatives Marketingkalender-Tool also? “Ja, aber …” ist immer meine Antwort. Die richtige Antwort hängt ganz von der Einfachheit (oder Komplexität) Ihres Marketingkalenders ab, von der Anzahl der Marketingkalender, die Sie benötigen, und von der Anzahl der Marketingexperten, die mit dem/den Marketingkalender(n) arbeiten müssen.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr:

 

Szenarien, in denen sich Excel perfekt für die Verwaltung eines Marketingkalenders eignet

Wie in meiner Einführung beschrieben: Excel eignet sich hervorragend für die Verwaltung eines Marketingkalenders, allerdings mit einigen Einschränkungen.

Die erste Voraussetzung ist, dass der Kalender relativ einfach gestaltet ist. Das bedeutet nicht, dass der Excel-Kalender nicht umfangreich sein sollte, sondern dass er keinen besonderen Schnickschnack enthalten sollte (wie später in diesem Artikel beschrieben). In der Regel besteht ein einfacher Marketingkalender aus:

  • eine Zeitleiste mit Wochen, Monaten und Jahren am oberen Rand in horizontaler Richtung
  • eine Auflistung der vertikal verbleibenden Marketingprojekte
  • mehrfarbige Würfel (Zellen), die Kommunikationsmaßnahmen, Marketing-Meilensteine oder Marketing-Kampagnen innerhalb der Zeitleiste und Projektstruktur planen

Ist Ihr einziger Wunsch in Bezug auf den Marketingkalender der oben genannte? Dann ist Excel der perfekte Einstieg für Sie.

Eine zweite Voraussetzung für die bequeme Erstellung eines Marketingkalenders in Excel ist die Begrenzung der Anzahl der Kalender. Sind Sie Marketingmanager in einem KMU und benötigen Sie eine Übersicht (Kalender) mit allen Kommunikationsaktionen, Marketingmeilensteinen oder Marketingkampagnen? Dann ist Excel auch hier ein hervorragender Begleiter.

Die letzte Voraussetzung für die problemlose Verwaltung eines oder mehrerer Marketingkalender in Excel ist die Anzahl der Marketingexperten, die an dem/den Kalender(n) arbeiten. Sind Sie allein oder ist Ihr Marketingteam auf eine Handvoll Kollegen beschränkt? Dann reicht - vorzugsweise in einer Cloud-Umgebung, in der Sie mit mehreren Kollegen gleichzeitig in einem Excel arbeiten können - Excel als Marketingkalender-Tool aus.

Beispiel für einen einfachen Marketingkalender in Excel.

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Was ist der ausschlaggebende Punkt dafür, Excel als Marketingkalender durch ein spezialisiertes Tool zu ersetzen?

Wenn Sie die obigen Ausführungen kurz analysieren, können Sie sofort erkennen, wo der Knackpunkt für die Verwendung von Excel als Marketingkalender liegt:

  • Sie möchten bestimmte Add-ons im Kalender mit Mehrwert (z. B. Filter, Tags, Link-Dateien, Link-Aufgaben, ...)
  • Sie verwalten einen umfangreichen Marketingkalender, der in mehrere Unterkalender aufgeteilt ist, wie z. B. Medienkalender, Content-Kalender, Kalender für digitales Marketing, Event-Kalender, ...
  • Ihr Team besteht aus mehreren Vermarktern, die alle täglich mit dem Kalender arbeiten müssen

Erkennen Sie sich in der obigen Liste wieder? Dann stößt Excel als Marketingkalender-Anwendung an jedem beliebigen Tag an seine Grenzen. Die Frage lautet also nicht: "Brauchen wir eine Alternative zu Excel als Marketingkalender?", sondern vielmehr: "Wann ist eine Alternative zu Excel als Marketingkalender sinnvoll?".

Als wir im Jahr 2015 gemeinsam mit unserem Team mit der Entwicklung von Husky begannen, sahen wir in der Praxis, wie viele Marketingexperten mit Excel in einer anspruchsvollen, vielfältigen und von mehreren Benutzern genutzten Marketingplanungsumgebung zu kämpfen hatten. Damals bekamen wir immer wieder das gleiche Feedback:

  • Wir haben in der Vielzahl von Excels den Überblick über den gesamten Marketingkalender verloren (mangelnde Übersicht)
  • Da die Marketingdaten über mehrere Excels verteilt sind (in der Regel mit unterschiedlicher Struktur und Logik), haben wir keinen ausreichenden Einblick in die spezifischen Kalender
  • Daher ist es fast unmöglich, dem Management oder den Stakeholdern eine professionelle Antwort auf die Frage "Wie sieht der Marketingkalender für die nächsten Wochen aus?" zu geben.

Wenn die Antwort auf die obigen 3 Problemstellungen "Ja, ich erkenne mich und unser Marketingteam darin wieder" lautet, dann ist es an der Zeit, sich mit einem spezialisierten Marketingkalender-Tool zu befassen.

In unserem Team von 4 Marketingfachleuten verwalten wir etwa 15 Marketingkalender - unmöglich in Excel, bequem in Husky.

 

7 Vorteile einer Marketingkalender-Software gegenüber Excel

Der vielleicht häufigste Fehler von Marketingfachleuten, die sich häufig oder täglich mit Marketingplanung und einem Marketingkalender beschäftigen, ist, dass sie Excel zu lange als Werkzeug für ihren Kalender verwenden. Das Ergebnis? Mangelnder Überblick aufgrund einer Fragmentierung der Daten in einer Vielzahl von Excels, schlechte Kommunikation innerhalb des Teams und Fehler, weil die Daten nicht zentralisiert sind.

Es ist also an der Zeit, den Einsatz eines spezialisierten Marketingkalender-Tools wie Husky in Betracht zu ziehen. Husky bietet - im Vergleich zu Excel - 7 handfeste Vorteile:

  • Sie können mehrere Kalender an einem zentralen Ort verwalten
  • Sie können schnell und einfach nach einem oder mehreren Kalendern filtern
  • Sie können Tags im Kalender platzieren, um die Filter anzupassen
  • Sie können Briefings und Dateien an den Kalender anhängen
  • Sie können innerhalb des Marketingkalenders chatten und so die Anzahl der E-Mails drastisch reduzieren
  • Sie können Aufgaben für sich selbst und für Kollegen mit Einträgen im Kalender verknüpfen
  • Sie können den Kalender problemlos freigeben und der Geschäftsleitung oder anderen Beteiligten Bericht erstatten. 

Klingt das wie Musik in Ihren Ohren? Sehr gut! Im Folgenden gehe ich auf jeden der 7 Vorteile ein.

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Verwalten Sie verschiedene Marketing-Kalender mit einem digitalen Tool

Wie bereits erwähnt: Der vielleicht größte Nachteil bei der Verwendung von Excel als Marketingkalender in größeren Organisationen ist die Fragmentierung von Excel-Marketingkalendern. Wenn nach einiger Zeit eine Sammlung von Excel-Kalendern verwendet wird, besteht die Gefahr, dass niemand mehr einen Überblick über die Planung hat.

Werden die Medien in einen Medienkalender, die Inhalte in einen Inhaltskalender, die digitale Planung in einen digitalen Marketingkalender und die Veranstaltungen in einen Eventkalender aufgenommen? Dann ist eine multimediale Marketingpolitik, bei der alle Aktionen oder Kampagnen gut zusammenpassen, nicht praktikabel.

Husky Marketing Planner bietet die Lösung dank seiner Fähigkeit, mehrere Kalender nebeneinander und miteinander zu verwenden. Unten sehen Sie ein Beispiel, in dem 4 Marketing-Kalender untereinander angezeigt werden. In Husky können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Kalendern hinzufügen. Wenn Sie auf einen Marketingkalender klicken, können Sie in diesem Kalender detaillierter planen. Wenn Sie oben auf "Planung" klicken, sehen Sie alle Kalender untereinander.

 

Filtern Sie Ihren Marketingkalender schnell und einfach

Filter können in Excel gesetzt werden, aber sie sind auf Zahlen zugeschnitten. Nicht aber auf Planungsdaten in einer Marketingumgebung. Der Nachteil der Verwendung von qualitativen Filtern in Excel ist, dass Sie in einem Excel-Marketingkalender immer alle Daten sehen. Sie können kaum oder gar nicht filtern.

In Husky können Sie den gesamten Marketingkalender nach bestimmten Kriterien filtern:

  • Vermarkter oder Nutzer des Kalenders (z. B. nur die Kommunikation anzeigen, für die ich verantwortlich bin)
  • die Projektgruppe (z. B. nur die Ereignisse in einem oder mehreren Kalendern anzeigen)
  • den Status (z. B. Anzeige aller Gespräche, die "in der Warteschleife" sind)
  • Tags (siehe nächster Absatz)

 

Verwendung von Tags zur Erstellung benutzerdefinierter Filter für Ihren Marketingkalender

Tags sind Etiketten, die Sie einem oder mehreren Elementen in Ihrem Kalender zuordnen. Sie sind (neben Zeit und Projekten) eine dritte Dimension, um einen Kalender zu betrachten. Einige Beispiele für Tags:

  • eine Markierung "Facebook" für alle Facebook-Termine in den verschiedenen Kalendern (nach der Filterung nach der Markierung "Facebook" zeigt der Kalender nur noch Facebook-Mitteilungen an)
  • ein Produkt-Tag auf allen Mitteilungen für ein bestimmtes Produkt (nach der Filterung nach dem Produkt-Tag zeigt der Kalender alle Mitteilungen an, die sich auf dieses bestimmte Produkt beziehen)
  • ein Lieferanten-Tag für die gesamte Kommunikation eines bestimmten Lieferanten (nach dem Filtern nach dem Lieferanten-Tag zeigt der Kalender alle Kommunikation an, die sich auf diesen bestimmten Lieferanten bezieht) => so können Sie dem Lieferanten mit einem einzigen Mausklick zeigen, welche Kommunikation Sie durchführen

Ein Klick auf den Tag 'Online-Werbung' zeigt mir alle Online-Werbekampagnen in einem Kalender, in einer Auswahl von Marketingplänen oder in allen in Husky verwalteten Marketingkalendern.

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Hängen Sie Briefings und Akten in einen Marketingkalender ein

In Excel ist es nicht möglich, einen Kalender mit Besprechungen oder Dateien anzureichern. Sie können jedoch viel Zeit sparen und Missverständnisse innerhalb Ihres Teams vermeiden. Wäre es nicht sinnvoll, das Briefing für eine Medienkampagne sofort im Marketingkalender anzuhängen, das Briefing für den Inhalt eines Facebook-Posts oder das PDF mit dem Design an die Planung für einen Flyer anzuhängen?

Die Planung für diesen Social-Media-Beitrag beinhaltet sofort das Briefing für den Inhalt.

Die Planung für diesen Social-Media-Beitrag beinhaltet sofort das Bild für den Beitrag.

 

Ein professioneller Marketingkalender reduziert die Anzahl der E-Mails unter den Vermarktern drastisch

Aus meiner langjährigen Erfahrung in der Leitung von Marketingteams weiß ich, dass Marketingexperten mit einem Übermaß an E-Mails zu kämpfen haben. Für jede Statusaktualisierung oder für jede inhaltliche Marketingfrage wird eine E-Mail an einen oder mehrere Kollegen geschickt. Viele Antworten später hat der Großteil des Teams den Überblick verloren und es geht viel Zeit damit verloren, Informationen in der langen Liste der archivierten E-Mails zu suchen.

Wäre es nicht einfach, wenn Sie - anstatt eine E-Mail zu senden - einen Chat oder eine Diskussion im Kalender selbst starten könnten? In Husky können Sie das tun. Auf diese Weise wird der Chat oder die Diskussion an das jeweilige Kalenderelement angehängt (und nicht an eine eigenständige E-Mail). Dank eines ausgeklügelten Benachrichtigungssystems verpassen Sie in Husky keine Diskussionen oder Chats, die für Sie relevant sind.

Ein Beispiel für eine Diskussion zwischen 2 Kollegen über das Layout einer Presseseite. Anstatt sich gegenseitig E-Mails zu schicken, führten sie die Diskussion im Marketingkalender selbst.

 

Einen Aufgabenplan in einen Marketingkalender integrieren? Ja, das können Sie.

Marketingkalender in Excel sind in der Regel für die Person, die sie erstellt oder verwaltet, sehr klar, aber für die Kollegen, die das Excel auswerten müssen, völlig unleserlich. Ein Grund dafür ist die Tatsache, dass nicht immer klar ist, was in Excel eine Kampagne oder Aktion und was eine Aufgabe darstellt.

Angenommen, Sie planen eine E-News, einen Blogbeitrag oder einen Beitrag in den sozialen Medien im Kalender: Tragen Sie den Zeitpunkt der Veröffentlichung in den Kalender ein oder fügen Sie auch alle Aufgaben und Termine für die Aufgaben ein. Wenn Sie nur das Veröffentlichungsdatum eintragen, verpassen Sie die Meilensteine der Aufgaben. Wenn Sie beides tun, haben Sie am Ende einen überfüllten Kalender, der für externe Personen unlesbar wird.

Husky bietet das Beste aus beiden Möglichkeiten. Sie planen das Veröffentlichungsdatum in Husky UND Sie fügen die Liste der Aufgaben (für sich selbst und/oder Ihre Kollegen) an den Kalendereintrag an.

Für die Durchführung der Social-Media-Planung waren in diesem Kalender 10 Aufgaben vorgesehen. Davon sind 5 Aufgaben noch offen und 5 Aufgaben wurden abgeschlossen.

 

Die Berichterstattung über Ihren Marketingkalender an die Geschäftsleitung oder andere Beteiligte ist ein Muss.

Bekommen Sie gelegentlich die Frage "Was steht in diesem Projekt in den nächsten 3 Monaten auf dem Kommunikationsplan?" oder "Was haben wir im letzten Quartal für Produkt X oder Lieferant Y kommuniziert?". Wetten, dass in einem größeren Marketingteam dann Stress aufkommt und eine Präsentation mit verschiedenen Screenshots aus unterschiedlichen Marketingkalendern erstellt werden muss?

In Husky ist die Berichterstattung viel einfacher. Hierfür stehen 2 Funktionen zur Verfügung:

  • Sie erstellen einen PDF-Bericht über den gefilterten Marketingkalender
  • Sie geben der Person, die Sie melden müssen, Zugriff auf den Marketingkalender in Husky mit Leseberechtigung (d. h. sie kann nichts ändern)

 

 

Möchten Sie die Fragmentierung von Marketingkalendern in Excel in ein klares und dynamisches Marketingkalender-Tool umwandeln? Buchen Sie noch heute eine kostenlose Demo und Testversion von Husky Marketing Planner. Sie können schnell damit beginnen, Excel-Daten zu importieren, Marketingmitarbeiter den verschiedenen Kalendern zuzuweisen und diese in einer dynamischen Umgebung zu verwalten, die Ihnen Zeit und Übersicht spart.

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Demo durch einen Marketingspezialisten mit Erfahrung in der Marketingplanung. Nach der Demo werden wir Husky für Ihre Probezeit anpassen.

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